หากคุณใช้งานระบบอีเมลองค์กร (Email Hosting) แล้วติดปัญหาการใช้งาน หรือไม่พึงพอใจในผู้ให้บริการอีเมลองค์กรปัจจุบันการเปลี่ยนแปลงผู้ให้บริการ Email นั้นทำได้มั้ยและมีเรื่องใดที่ต้องกังวลเราตามไปดูกัน
เราจะเปลี่ยนผู้ให้บริการได้มั้ย
Email Hosting นั้นถูกทำงานอยู่ภายใต้ Domain ของคุณซึ่งตราบใดที่คุณยังสามารถควบคุมการตั้งค่าในระดับ Domain Name ได้คุณก็สามารถทำได้อย่างแน่นอน โดยคุณต้องสามารถเข้าถึงการตั้งค่า Name Server หรือ DNS ของ Domain ให้ได้ หลังจากนั้นสามารถติดต่อ เทคโนโลยีแลนด์ เพื่อเลือกซื้อ Package และเข้าสู่กระบวนการติดตั้งอีเมลองค์กรได้ทันที
ข้อมูลจะหายมั้ย
โดยปกติหากคุณใช้งาน Email ผ่านโปรแกรม Outlook แบบ POP ข้อมูลเหล่านั้นจะถูกดูดเข้ามาในเครื่องของ User แต่ละคนอยู่แล้วดังนั้นข้อมูลจึงอยู่ในเครื่อง User นั้นๆ และ Mail Server แทบมิได้มีการเก็บข้อมูลใดๆ เลยดังนั้นคุณจึงไม่ต้องจำเป็นในส่วนของข้อมูล
แต่หากคุณใช้งานแบบ IMAP หรือ ผ่าน Webmail ข้อมูลทั้งหมดจะถูกเก็บไว้บน Server ซึ่งเราแนะนำว่าควรจะ POP หรือดูดข้อมูลเหล่านั้นลงเครื่อง User ก่อนหรือหากใช้งานระบบ Email
มีผลกระทบอย่างไร
จริงๆแล้วหากท่านเปลี่ยนระบบอีเมลมายัง ผู้ให้บริการที่มีประสบการณ์ ทีมงานจะสามารถวางแผนการเปลี่ยนผู้ให้บริการได้อย่างราบรื่น เช่น การกำหนดช่วงเวลาที่เปลี่ยนระบบเป็นช่วงกลางคืน เทคนิคการตั้งค่า DNS ที่ไม่ทำให้เกิดอีเมลตกหล่นแม้แต่ฉบับเดียว แผนการทำงานที่เชี่ยวชาญนั้นจะช่วยลดความกังวลในส่วนนี้ได้ค่อนข้างมาก
คำแนะนำ
ท่านควรเปลี่ยนผู้ให้บริการก่อนที่ระบบเดิมจะหมดอายุอย่างน้อย 15 วันถึงหนึ่งเดือน เพื่อให้แน่ใจว่าหากมีข้อมูลตกหล่นใน Mail Server เดิมท่านจะสามารถไปดึงข้อมูลจาก Server เดิมได้อยู่
ข้อมูลโดยสรุป
การเปลี่ยนผู้ให้บริการ Email Hosting เป็นสิ่งที่ไม่มีใครอยากทำมากนัก ถึงแม้ผู้ให้บริการรายใหม่อาจจะมีค่าใช้จ่ายที่ถูกกว่าก็ตาม แต่หากท่านเลือกผู้ให้บริการใหม่ที่มีประสบการณ์ปัญหาและความกังวลจะลดน้อยลง และแทบไม่เกิดผลกระทบใดๆในการย้ายเลย ถึงแม้ว่าจะเป็นองค์กรขนาดใหญ่ที่มี User ใช้งานจำนวนมากก็ตาม