ทีมวิศวกรด้านระบบอีเมลองค์กร โดยเทคโนโลยีแลนด์

ขั้นตอนการเริ่มใช้บริการอีเมลองค์กร

เมื่อเราต้องการที่จะเริ่มใช้อีเมลองค์กรหรืออีเมลบริษัท (Email @youdomainname.com) แล้วนั้นหลายๆ คนคงสงสัยว่าจะมีวิธีดำเนินการหรือต้องเตรียมตัวอย่างไรในการเริ่มต้นการใช้งาน ซึ่งเราจะขออธิบายขั้นตอนทำอีเมลบริษัท หรือ อีเมลองค์กรอย่างละเอียดในบทความนี้ ในแบบง่ายๆ ที่เข้าใจได้โดยมีขั้นตอนดังนี้

เลือกผู้ให้บริการ

ผู้ใช้บริการต้องเลือกผู้ให้บริการและระบบอีเมลและวางแผนค่าใช้จ่ายให้รัดกุม เนื่องจากค่าบริการอีเมลองค์กรเป็นค่าใช้จ่ายต่อเนื่องที่ต้องจ่ายทุกปี ดังนั้นต้องเลือกผู้ให้บริการที่มีประสิทธิภาพและค่าใช้จ่ายที่เหมาะสมและไม่ควรหลงกลไปกับระบบที่มี Function เยอะ เพราะจะทำให้มีค่าใช้จ่ายเยอะตามโดยที่พนักงานในองค์กรของคุณอาจจะไม่ได้ใช้ เช่น บางระบบมี Function video conference (ประชุม Online) แต่ในความเป็นจริงแล้วพนักงานก็อาจจะใช้ LINE ในการคุยกันเหมือนเดิมเพราะเข้าถึงได้ง่าย และการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการใช้งานของพนักงาน โดยบังคับให้พนักงานต้องลง App บางตัวเพื่อ video conference นั้นไม่ใช้เรื่องง่ายอย่างแน่นอน

คิดชื่อ Domain ที่ต้องการ

คิดชื่อโดเมนเนม (Domain Name) ที่ต้องการใช้งานสำหรับอีเมลองค์กร

Domain คือ ชื่อหลัง @ Email เช่น mkt@mango.com ในที่นี้ mango.com คือ ชื่อ Domain โดยคุณสามารถตรวจสอบชื่อ Domain ที่ว่างได้จาก www.whois.com โดยชื่อ Domain ที่เป็นที่นิยมในประเทศไทยจะมี 2 นามสกุลหลัก ๆ คือ .com และ .co.th

  • Domain .com คุณสามารถจดได้ทันทีโดยไม่ต้องใช้เอกสารใด ๆ ซึ่งผู้ให้บริการอีเมลองค์กรส่วนใหญ่จะคิดค่าบริการอยู่ที่ 500-650 บาท / ปี
  • Domain .co.th คุณต้องใช้เอกสารในการจดคือ หนังสือรับรองบริษัทหน้าแรก โดยชื่อ Domain ต้องมีความสอดคล้องกับชื่อบริษัทด้วย โดยผู้ให้บริการอีเมลบริษัทส่วนใหญ่มักคิดค่าบริการอยู่ที่ 800-1,000 บาท / ปี

คิดชื่อ User ที่ต้องการ

ชื่อ User คือ ชื่อผู้ใช้งาน Email ในองค์กรทั้งหมด เช่น

  • mkt@yourcompany.com สำหรับฝ่ายการตลาด
  • hr@yourcompany.com สำหรับฝ่ายบุคคล
  • yourname@yourcompany.com อีเมลสำหรับพนักงานคนนั้นๆ

และมากกว่านั้นคุณต้องคิดรหัสผ่านของแต่ละ User ให้ไม่ซ้ำกันและมีความซับซ้อนระดับหนึ่งด้วย (เทคนิคการตั้งชื่อ Email สำหรับการใช้งานองค์กร)

อบรมการใช้งานแก่พนักงาน

หากบริษัทยังไม่เคยใช้อีเมลองค์กรมาก่อนคุณควรที่จะวางแผนการใช้งานอีเมลของพนักงาน รวมถึงกำหนดนโยบายการใช้งานแก่พนักงาน เช่น จะให้พนักงานเช็คอีเมลจากโปรแกรมใด อนุญาติให้พนักงานคนใดใช้งานอีเมลองค์กรจากมือถือได้บ้างเป็นต้น ซึ่งผู้ให้บริการที่มีประสิทธิภาพจะสามารถแนะนำการใช้งานที่ดีให้แก่คุณได้

ระบบอีเมลบริษัทที่นิยม

ชื่อระบบ
ผู้ผลิต
ข้อดี
GoCloud
Technology Land
ราคาถูก มีมาตรฐาน เหมาะสำหรับธุรกิจ SME
(ดูรายละเอียด)
Google Workspace
Google
มีลูกเล่นที่หลากหลาย และมีระบบตรวจจับ Spam ที่ชาญฉลาด
(ขั้นตอนการสร้าง Email @Domain บน Gmail หรือ Google Workspace)
(เทคนิคใช้ Google Workspace ที่ราคาถูกประหยัด)
Microsoft Office 365
Microsoft
มีลูกเล่นที่หลากหลาย พร้อม Software Microsoft Office ในบาง Plan
(เทคนิคใช้ Email Hosting Office 365 แบบประหยัดกว่า 80%)

ผู้ให้บริการที่ก่อตั้งกว่า 15 ปี

เทคโนโลยีแลนด์ผู้ให้บริการอีเมลบริษัท

เทคโนโลยีแลนด์ เป็นผู้ให้บริการอีเมลบริษัทและองค์กรโดยเฉพาะที่ก่อตั้งมามากกว่า 15 ปี พร้อมทีม Support ที่มีความเชี่ยวชาญด้านอีเมลองค์กรโดยเฉพาะที่พร้อมดูแลการใช้งานอีเมลในองค์กรคุณอย่างรวดเร็วตลอดการใช้งาน ทำให้คุณสามารถ Focus เวลาไปยังธุรกิจ และเรื่องอีเมลเราพร้อมดูแลอย่างมีประสิทธิภาพและอุ่นใจได้ (ข้อมูลเทคโนโลยีแลนด์)

คำถามที่เกี่ยวข้องกับการทำอีเมลบริษัท

เราต้องระมัดระวังอย่างไรในการใช้งานอีเมลบริษัท

ควรต้องเปลี่ยนรหัสผ่านการใช้งานให้สม่ำเสมอ อย่างน้อยทุกๆ 90 วัน และควรระมัดระวังการปลอมแปลงในการถูกปลอมแปลง Email ตนเองไปใช้งานและการโดน Hack (การถูกปลอมแปลง Email)

เราสามารถเปลี่ยนชื่อ Domain ของ Email บริษัทในภายหลังได้หรือไม่

สามารถเปลี่ยนชื่อ Domain ในภายหลังแต่มีค่าใช้จ่ายในการจดชื่อ Domain ใหม่ และไม่ควรทำเนื่องจากลูกค้าของท่านรับทราบ Email @domain นั้นๆไปแล้ว และอาจจะทำให้ลูกค้าของท่านสับสนได้

เราสามารถเปลี่ยนชื่อ User ได้หรือไม่หลังจากใช้งานไปแล้ว

สามารถแจ้งให้เทคโนโลยีแลนด์ทำการเปลี่ยนชื่อ User ได้ตลอดเวลา เช่น sombat@company.com ต้องการเปลี่ยนเป็น suwanna@company.com เนื่องจากพนักงานคนเก่าอาจจะมีการลาออก เป็นต้น (เทคนิคการเปลี่ยนชื่อ User ในอีเมลองค์กรและข้อควรระวังหลังจากการเปลี่ยนชื่อ)

บทความที่เกี่ยวข้อง

บทความที่หน้าสนใจ