เมื่อเราต้องการที่จะเริ่มใช้อีเมลองค์กรหรืออีเมลบริษัทแล้วนั้นหลาย ๆ คนคงสงสัยว่าจะมีวิธีดำเนินการหรือต้องเตรียมตัวอย่างไรในการเริ่มต้นการใช้งาน ซึ่งเราจะขออธิบายอย่างละเอียดในบทความนี้
เลือกผู้ให้บริการ
ผู้ใช้บริการต้องเลือกผู้ให้บริการและระบบอีเมลและวางแผนค่าใช้จ่ายให้รัดกุม เนื่องจากค่าบริการอีเมลองค์กรเป็นค่าใช้จ่ายต่อเนื่องที่ต้องจ่ายทุกปี ดังนั้นต้องเลือกผู้ให้บริการที่มีประสิทธิภาพและค่าใช้จ่ายที่เหมาะสม
คิดชื่อ Domain ที่ต้องการ
Domain คือ ชื่อหลัง @ Email เช่น mkt@mango.com ในที่นี้ mango.com คือ ชื่อ Domain โดยคุณสามารถตรวจสอบชื่อ Domain ที่ว่างได้จาก www.whois.com โดยชื่อ Domain ที่เป็นที่นิยมในประเทศไทยจะมี 2 นามสกุลหลัก ๆ คือ .com และ .co.th
- Domain .com คุณสามารถจดได้ทันทีโดยไม่ต้องใช้เอกสารใด ๆ ซึ่งผู้ให้บริการอีเมลองค์กรส่วนใหญ่จะคิดค่าบริการอยู่ที่ 500-650 บาท / ปี
- Domain .co.th คุณต้องใช้เอกสารในการจดคือ หนังสือรับรองบริษัทหน้าแรก โดยชื่อ Domain ต้องมีความสอดคล้องกับชื่อบริษัทด้วย โดยผู้ให้บริการอีเมลบริษัทส่วนใหญ่มักคิดค่าบริการอยู่ที่ 800-1,000 บาท / ปี
คิดชื่อ User ที่ต้องการ
ชื่อ User คือ ชื่อผู้ใช้งาน Email ในองค์กรทั้งหมด เช่น
- mkt@yourcompany.com สำหรับฝ่ายการตลาด
- hr@yourcompany.com สำหรับฝ่ายบุคคล
- yourname@yourcompany.com อีเมลสำหรับพนักงานคนนั้นๆ
และมากกว่านั้นคุณต้องคิดรหัสผ่านของแต่ละ User ให้ไม่ซ้ำกันและมีความซับซ้อนระดับหนึ่งด้วย
อบรมการใช้งานแก่พนักงาน
หากบริษัทยังไม่เคยใช้อีเมลองค์กรมาก่อนคุณควรที่จะวางแผนการใช้งานอีเมลของพนักงาน รวมถึงกำหนดนโยบายการใช้งานแก่พนักงาน เช่น จะให้พนักงานเช็คอีเมลจากโปรแกรมใด อนุญาติให้พนักงานคนใดใช้งานอีเมลองค์กรจากมือถือได้บ้างเป็นต้น ซึ่งผู้ให้บริการที่มีประสิทธิภาพจะสามารถแนะนำการใช้งานที่ดีให้แก่คุณได้
ระบบอีเมลบริษัทที่นิยม
ชื่อระบบ | ผู้ผลิต | ข้อดี |
|---|---|---|
GoCloud | Technology Land | ราคาถูก มีมาตรฐาน เหมาะสำหรับธุรกิจ SME (ดูรายละเอียด) |
Google Workspace | Google | มีลูกเล่นที่หลากหลาย และมีระบบตรวจจับ Spam ที่ชาญฉลาด (ดูรายละเอียด) |
Microsoft Office 365 | Microsoft | มีลูกเล่นที่หลากหลาย พร้อม Software Microsoft Office ในบาง Plan (ดูรายละเอียด) |
ผู้ให้บริการที่ก่อตั้งกว่า 15 ปี
เทคโนโลยีแลนด์ เป็นผู้ให้บริการอีเมลบริษัทและองค์กรโดยเฉพาะที่ก่อตั้งมามากกว่า 15 ปี พร้อมทีม Support ที่มีความเชี่ยวชาญด้านอีเมลองค์กรโดยเฉพาะที่พร้อมดูแลการใช้งานอีเมลในองค์กรคุณอย่างรวดเร็วตลอดการใช้งาน ทำให้คุณสามารถ Focus เวลาไปยังธุรกิจ และเรื่องอีเมลเราพร้อมดูแลอย่างมีประสิทธิภาพและอุ่นใจได้ (ข้อมูลเทคโนโลยีแลนด์)
บทความที่เกี่ยวข้อง
- Domain Name เกี่ยวข้องกับอีเมลบริษัทอย่างไร ?
- ความรู้อีเมลบริษัทและอีเมลองค์กร
- การตรวจสอบสถานะของชื่อ Domain เบื้องต้นด้วยตนเอง
- Email marketing คืออะไร แตกต่างจาก Email Hosting อย่างไร ?
- คิดชื่อ Domain สร้างอีเมลบริษัทกัน !