ขั้นตอนการเริ่มใช้บริการอีเมลองค์กร

เมื่อเราต้องการที่จะเริ่มใช้อีเมลองค์กรหรืออีเมลบริษัท (Email @youdomainname.com) แล้วนั้นหลายๆ คนคงสงสัยว่าจะมีวิธีดำเนินการหรือต้องเตรียมตัวอย่างไรในการเริ่มต้นการใช้งาน ซึ่งเราจะขออธิบายขั้นตอนทำอีเมลบริษัท หรือ อีเมลองค์กรอย่างละเอียดในบทความนี้ ในแบบง่ายๆ ที่เข้าใจได้โดยมีขั้นตอนดังนี้

ความรู้พื้นฐานก่อนสร้างอีเมลองค์กร

อีเมลองค์กรคืออะไร

อีเมลองค์กรหรืออีเมลบริษัท คือ ชื่อ Email ที่ลงท้ายด้วย @domain ตัวเองโดยที่ @domain นั้นมักเป็นชื่อองค์กรของคุณเอง ซึ่งหากเป็น Free Email จะลงท้ายด้วย @gmail, @hotmail เป็นต้น โดยไม่สามารถเปลี่ยนเป็นชื่ออื่นได้

Domain Name เกี่ยวข้องกับอีเมลองค์กรอย่างไร

Domain Name คือ ชื่อหลัง @domain โดยเป็นชื่อที่จดจำง่าย และหากชื่อ Domain นั้นยาวก็ควรจะเป็นคำบุคคลทั่วไปสะกดได้ง่าย เพราะเมื่อใช้งาน Email ไป บุคคลที่ต้องการส่ง Email มาหาท่านก็สามารถพิมพ์ได้ง่ายและลดข้อผิดพลาดในการสะกดชื่อ Email ผิดด้วย

ระบบอีเมลบริษัทที่นิยมในการใช้งาน

ชื่อระบบ	ผู้ผลิต	ข้อดี
GoCloud	Technology Land	ราคาถูก มีมาตรฐาน เหมาะสำหรับธุรกิจ SME (ดูรายละเอียด)
Google Workspace	Google	มีลูกเล่นที่หลากหลาย และมีระบบตรวจจับ Spam ที่ชาญฉลาด (ขั้นตอนการสร้าง Email @Domain บน Gmail หรือ Google Workspace) (เทคนิคใช้ Google Workspace ที่ราคาถูกประหยัด)
Microsoft Office 365	Microsoft	มีลูกเล่นที่หลากหลาย พร้อม Software Microsoft Office ในบาง Plan (เทคนิคใช้ Email Hosting Office 365 แบบประหยัดกว่า 80%)

ขั้นตอนการสร้างอีเมลบริษัท @domain

เลือกผู้ให้บริการ

ผู้ใช้บริการต้องเลือกผู้ให้บริการและระบบอีเมลและวางแผนค่าใช้จ่ายให้รัดกุม เนื่องจากค่าบริการอีเมลองค์กรเป็นค่าใช้จ่ายต่อเนื่องที่ต้องจ่ายทุกปี ดังนั้นต้องเลือกผู้ให้บริการที่มีประสิทธิภาพและค่าใช้จ่ายที่เหมาะสมและไม่ควรหลงกลไปกับระบบที่มี Function เยอะ เพราะจะทำให้มีค่าใช้จ่ายเยอะตามโดยที่พนักงานในองค์กรของคุณอาจจะไม่ได้ใช้ เช่น บางระบบมี Function video conference (ประชุม Online) แต่ในความเป็นจริงแล้วพนักงานก็อาจจะใช้ LINE ในการคุยกันเหมือนเดิมเพราะเข้าถึงได้ง่าย และการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการใช้งานของพนักงาน โดยบังคับให้พนักงานต้องลง App บางตัวเพื่อ video conference นั้นไม่ใช้เรื่องง่ายอย่างแน่นอน

คิดชื่อ Domain ที่ต้องการใช้

Domain คือ ชื่อหลัง @ Email เช่น mkt@mango.com ในที่นี้ mango.com คือ ชื่อ Domain โดยคุณสามารถตรวจสอบชื่อ Domain ที่ว่างได้จาก www.whois.com โดยชื่อ Domain ที่เป็นที่นิยมในประเทศไทยจะมี 2 นามสกุลหลัก ๆ คือ .com และ .co.th

• Domain .com คุณสามารถจดได้ทันทีโดยไม่ต้องใช้เอกสารใด ๆ ซึ่งผู้ให้บริการอีเมลองค์กรส่วนใหญ่จะคิดค่าบริการอยู่ที่ 500-650 บาท / ปี
• Domain .co.th คุณต้องใช้เอกสารในการจดคือ หนังสือรับรองบริษัทหน้าแรก โดยชื่อ Domain ต้องมีความสอดคล้องกับชื่อบริษัทด้วย โดยผู้ให้บริการอีเมลบริษัทส่วนใหญ่มักคิดค่าบริการอยู่ที่ 800-1,000 บาท / ปี

คิดชื่อ User ที่ต้องการใช้ในอีเมลองค์กร

ชื่อ User คือ ชื่อผู้ใช้งาน Email ในองค์กรทั้งหมด เช่น

• mkt@yourcompany.com สำหรับฝ่ายการตลาด
• hr@yourcompany.com สำหรับฝ่ายบุคคล
• yourname@yourcompany.com อีเมลสำหรับพนักงานคนนั้นๆ

และมากกว่านั้นคุณต้องคิดรหัสผ่านของแต่ละ User ให้ไม่ซ้ำกันและมีความซับซ้อนระดับหนึ่งด้วย (เทคนิคการตั้งชื่อ Email สำหรับการใช้งานองค์กร)

อบรมการใช้งานแก่พนักงาน

หากบริษัทยังไม่เคยใช้อีเมลองค์กรมาก่อนคุณควรที่จะวางแผนการใช้งานอีเมลของพนักงาน รวมถึงกำหนดนโยบายการใช้งานแก่พนักงาน เช่น จะให้พนักงานเช็คอีเมลจากโปรแกรมใด อนุญาติให้พนักงานคนใดใช้งานอีเมลองค์กรจากมือถือได้บ้างเป็นต้น ซึ่งผู้ให้บริการที่มีประสิทธิภาพจะสามารถแนะนำการใช้งานที่ดีให้แก่คุณได้

ผู้ให้บริการอีเมลองค์กรที่ก่อตั้งกว่า 15 ปี

เทคโนโลยีแลนด์ เป็นผู้ให้บริการอีเมลบริษัทและองค์กรโดยเฉพาะที่ก่อตั้งมามากกว่า 15 ปี พร้อมทีม Support ที่มีความเชี่ยวชาญด้านอีเมลองค์กรโดยเฉพาะที่พร้อมดูแลการใช้งานอีเมลในองค์กรคุณอย่างรวดเร็วตลอดการใช้งาน ทำให้คุณสามารถ Focus เวลาไปยังธุรกิจ และเรื่องอีเมลเราพร้อมดูแลอย่างมีประสิทธิภาพและอุ่นใจได้ (ข้อมูลเทคโนโลยีแลนด์)

คำถามที่เกี่ยวข้องกับการทำอีเมลบริษัท

บทความที่เกี่ยวข้องกับการสร้าง Email @domain

• สร้างอีเมลบริษัท @domain ด้วย Gmail Google Workspace
• Domain Name เกี่ยวข้องกับอีเมลบริษัทอย่างไร ?
• ความรู้อีเมลบริษัทและอีเมลองค์กร
• การตรวจสอบสถานะของชื่อ Domain เบื้องต้นด้วยตนเอง
• คิดชื่อ Domain สร้างอีเมลบริษัทกัน !
• ขั้นตอนการสร้างอีเมลบริษัทแบบง่ายๆ อย่างละเอียด

บทความที่หน้าสนใจ

ระยะเวลาการติดตั้งเมลองค์กรนานแค่ไหน