อีเมลองค์กรแตกต่างกับฟรีอีเมลอย่างไร

หลายๆ คนล้วนเคยผ่านใช้งาน Free Email เช่น @gmail @hotmail @yahoo มาตั้งแต่สมัยเรียนเป็นแน่แท้ แต่เมื่อวันหนึ่งคุณต้องเริ่มทำธุรกิจส่วนตัวไม่ว่าจะเล็ก กลาง ใหญ่ ไประยะหนึ่งมักเริ่มมองหาการใช้งานอีเมลองค์กรหรือ อีเมลบริษัท (Coporate Email) แล้วมันมีความแตกต่างกันอย่างไรเรามาดูในบทความนี้กันเลย

ความแตกต่าง Free VS Corporate Email

รายละเอียด	Corporate Email	Free Email
ค่าใช้จ่าย	เสียเงิน	ฟรี
ชื่อ Email	name@yourcompan.com	name@gmail.com
หน้าจัดการ	มีหน้าจัดการ User	ไม่มี
ดู Log ของ User	ดูประวัติการรับส่งของ User ในองค์กร	ไม่มี
การบริการหลังการขาย	รวดเร็ว	ไม่แน่ใจ

จำเป็นต้องใช้ Corporate Email ?

แน่นอนว่า Free Email นอกจากฟรี นอกนั้นก็ไม่มีอะไรที่เหมาะสมกับการใช้งานแบบองค์กรเลย เช่น

• ชื่อ Email หากเป็น Corporate Email คุณจะใช้ชื่อ Email ภายใต้ @company ได้
  
• หน้าควบคุม (Admin Page) หากเป็นระบบอีเมลองค์กร จะมีหน้า Admin Page มาให้สำหรับการบริหารจัดการรายชื่อ Email ภายในองค์กรทั้งหมด เช่น เมื่อพนักงานลาออก ลืมรหัสผ่าน เราก็สามารถบริหารจัดการจากหน้า Admin Page ได้เลย
  
• ระบบจัดเก็บ Log ของ User จะทำให้คุณสามารถดูประว่าการเข้าถึงข้อมูล (Access Log) ประวัติการรับส่งอีเมล ซึ่งฟรีอีเมลไม่สามารถหรือออกแบบมาให้ทำลักษณะนี้ได้

Brand ที่น่าเชื่อถือ

ระหว่าง Free Email ติดต่อไปยังลูกค้ากับ Business Email เช่น name@yourcompany.com ลูกค้าของคุณจะเชื่อมั่นในอีเมลใดมากกว่ากัน และชื่ออีเมลนี้ก็ยังถูกใช้ติดต่อทุกวันตลอดเวลา นั่นหมายความว่ามันช่วยโปรโมทชื่อ Brand ของคุณและส่งต่อความน่าเชื่อถือไปยังลูกค้าของคุณอีกด้วย

ความปลอดภัยที่ควบคุมได้

เราไม่ได้บอกว่า Free Email นั้นไม่มีความปลอดภัยแต่ว่า Free Email นั้นไม่ได้ถูกออกแบบมาให้ใช้งานในรูปแบบองค์กร ยกตัวอย่างเช่น หากคุณใช้งาน Free Email แล้วพนักงานคนหนึ่งลาออกแล้วไม่ได้บอก Password Email นี้แก่ผู้อื่นเท่ากับว่าคุณได้สูญเสียอีเมลนี้ไปและมากกว่านั้นข้อมูลที่คุณเคยติดต่อกับลูกค้าทั้งหมดก็หายไปด้วย

การบริการหลังการขาย

แน่นอนว่าการใช้งานระบบอีเมลภายในองค์กรนั้น เราต้องการความเป็นมืออาชีพ หรือมีผู้ที่เชี่ยวชาญคอยแก้ไขปัญหาหรือให้คำแนะนำหากเกิดปัญหาการใช้งานต่างๆ อย่างรวดเร็วและทันท่วงที ซึ่งแน่นอนว่าการบริการหลังการขายจากผู้ให้บริการ Corporate Email ย่อมรวดเร็วกว่าผู้ให้บริการ Free Email

ข้อมูลโดยสรุป

ฟรีอีเมลนั้นถูกออกแบบมาเพื่อให้ใช้แบบส่วนบุคคล (Personal) ซึ่งมีข้อจำกัดและไม่เหมาะกับการใช้งานหลายๆคนในรูปแบบองค์กร แต่ระบบอีเมลองค์กรนั้นถูกออกแบบมาเพื่อให้ใช้ในรูปแบบองค์กรซึ่งมาพร้อมกับเครื่องมือและหน้าบริหารจัดการที่ทำให้คุณควบคุมข้อมูลภายในองค์กรได้อย่างง่ายดายและเพิ่มความน่าเชื่อถือแก่องค์กรของคุณ