สำหรับผู้ใช้งานอีเมลบริษัทนั้นท่านอาจเคยได้ยินทางผู้ให้บริการแจ้งท่านว่าระบบอีเมลนั้น ๆ สามารถลองรับการทำการแบบ POP3 และ IMAP โดยท่านอาจมีข้อสงสัยว่า ที่ทางผู้ให้บริการแจ้งนั้นคืออะไร และท่านควรเลื่อกใช้งานแบบใด หากต้องเลือกระหว่างทั้ง 2 แบบ ซึ่งในบทความนี้เราจะมาสรุป รูปแบบการทำงานของ POP3 ให้เข้าใจง่าย ๆ ในด้านของผู้ใช้งานอีเมลบริษัทสามารเลือกใช้ได้อย่างตรงตามความต้องการใช้งาน
POP3 คืออะไร ?
POP3 (Post Office Protocol version 3) เป็นโพรโทคอลสำหรับการรับอีเมล โดย POP3 ใช้เพื่อดาวน์โหลดอีเมลจากเซิร์ฟเวอร์อีเมลไปยังอุปกรณ์ของผู้ใช้ เช่น คอมพิวเตอร์สำนักงาน , แล็ปท็อป หรืออุปกรณ์เคลื่อน โดยจะใช้ร่วมกับโปรแกรมอีเมลที่ได้รับความนิยม เช่น Microsoft Outlook , Mozilla Thunderbird หรือ Apple Mail ซึ่งะเป็นการ ดึงหรือดาวน์โหลดข้อมูลบน Sever ลงมาเก็บไว้ในเครื่องคอมของท่านในรูปแบบ Data file
ผู้ใดเหมาะจะใช้งานแบบ POP3
ผู้ใช้งานที่เหมาะจะใช้งานแบบ POP3 นั้นคือผู้ใช้งานที่ใช้งานอีเมลนั้นเพียงผู้เดียวเท่านั้น หรือ ผู้ใช้งานที่ต้องการเก็บข้อมูลอีเมลไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของตนเอง หรือต้องการที่จะ Black up ข้อมูลอีเมลจากบน เซิร์ฟเวอร์มาเก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนตัวของผู้ใช้งานเอง และ ผู้ใช้งานที่อาจจะมีพื้นที่การจัดเก็บอีเมลบน เซิร์ฟเวอร์ไม่มากนัก ก็สามารถใช้งานแบบ POP3 เพื่อให้ดาวน์โหลดอีเมลขาเข้าจากเซิร์ฟเวอร์อีเมลไปยังอุปกรณ์ของผู้ใช้และส่งคำสั่งไปลบข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์ออก เพื่อบริหารพื้นที่บนเซิร์ฟเวอร์ไม่ให้เต็มจนไม่สามารถรับอีเมลใหม่ ๆ ได้
ข้อดี ของการใช้งานแบบ POP3
- สามารถดาวน์โหลดอีเมลจากเซิร์ฟเวอร์อีเมลไปยังอุปกรณ์ของผู้ใช้ ได้
- ใช้งานการ Black up ข้อมูลอีเมลจากบน เซิร์ฟเวอร์ได้แต่ในส่วนของ POP3นั้นจะดึงข้อมูลเฉพาะกล่อง Inbox มาเท่านั้น
- เหมาะสำหรับผู้ใช้งานที่มีพื้นที่จัดเก็บอีเมลไม่มานัก เนื่องจากหลังจากดาวน์โหลดอีเมลจากเซิร์ฟเวอร์ลงมาเก็บไว้แล้วนั้นจะส่งคำสั่งไปลบอีเมลบนเซิร์ฟเวอร์ออกไปได้
ข้อควรระวังในการใช้งานแบบ POP3 คือการดึงข้อมูลลงมาเก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์นั้น POP3 จะดึงข้อมูลในส่วนของ Inbox มาเท่านั้นมาเท่านั้นโดยหากท่านต้องการข้อมูลในกล่องอื่นๆ ด้วยต้องการการลงแบบ IMAP และจึงค่อยย้ายข้อมูลจาก IMAP มาไว้ในแบบ POP3 อีกครั้ง และการเก็บข้อมูลไว้บนเครื่องคอมพิวเตอร์นั้นหากเครื่องคอมพิวเตอร์นั้น ๆ เกิดปัญหากับพื้นที่เก็บข้อมูล Data file ไว้ ข้อมูลก็อาจจะหายไปทั้งหมดโดยที่ไม่สามารถกู้คืนหรือนำกลับมาได้อีก
ข้อมูลโดยสรุป
การใช้งานแบบ POP3 นั้นคือการดาวน์โหลดอีเมลจากเซิร์ฟเวอร์อีเมลไปยังอุปกรณ์ของผู้ใช้เอง ผ่านโปรแกรมอีเมล และเก็บข้อมูลไว้ในรูปแบบของ Data file ซึ่งผู้ใช้งานที่จะเหมาะในการใช้งานแบบ POP3 ได้แก่ผู้ใช้งานที่ต้องการเก็บข้อมูลอีเมลไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือ ผู้ใช้ที่ต้องการ Black up ข้อมูล โดยจะมีข้อควรระวังในการใช้งานอยู่เล็กน้อยคือการดึงข้อมูลเฉพาะ Inbox และ ในส่วนของพื้นที่ในการเก็บข้อมูลต้องตรวจสอบเครื่องคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์นั้นๆ ในดีเพราะหากเกิดปัญหาใดอาจส่งผลทำให้ข้อมูลที่ถูกเก็บไว้เสียหายหรืออาจศูนย์หายไปได้