ในการนำอีเมลบริษัทไปใช้งานกับโปรแกรมสำหรับตรวจสอบอีเมล หรือการใช้งานในอุปกรณ์เครื่องที่เช่นมือถือ หรือ Tablet
ในขั้นตอนการเซ็ตอีเมลบริษัทจะมีขั้นตอนให้เลือกการใช้งานว่าท่านต้องการใช้งานแบบใด POP3 หรือ IMAP แล้ว ท่านอาจจะมีข้อสงสัยว่าท่านควรเลือกใช้งานแบบใดในบนความนี้จะมาอธิบายเกี่ยวกับ IMAP เพิ่มเติม
IMAP คืออะไร ?
IMAP (Internet Message Access Protocol) เป็นโปรโตคอลที่ใช้ในการเข้าถึงและจัดการกับกล่องจดหมายอีเมลบนเซิร์ฟเวอร์ จะใช้ร่วมกับโปรแกรมอีเมล เช่น Microsoft Outlook , Mozilla Thunderbird หรือ Apple Mail ซึ่งจะนำข้อมูลอีเมลมาแสดงบนโปรแกรมอีเมลช่วยลดการใช้งานพื้นที่ในอุปกรณ์ และยังสามารถเข้าถึงข้อมูลอีเมลบนเซิฟเวอร์ได้ทั้งหมดจากหลายอุปกรณ์
ผู้ใดเหมาะจะใช้งานแบบ IMAP
ผู้ใช้งานที่เหมาะจะใช้งานแบบ IMAP นั้นคือผู้ใช้งานที่ต้องการใช้งานอีเมลให้หลายอุปกรณ์ยกตัวอย่างเช่น ใช้งานในคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล และ อุปกรณ์เคลื่อนที่อื่น ๆ ด้วยหรือสำหรับใช้งานอีเมลส่วนกลางที่ต้องใช้งานหลาย ๆ user และต้องการเห็นข้อมูลเหมือนกันทุกอุปกรณ์ทั้งกล่องขาเข้าและส่งออกหรือกล่องต่าง ๆ
ข้อดี ของการใช้งานแบบ IMAP
- ความยืดหยุ่นในการใช้งานได้หลายเครื่องพร้อมกันโดยยังเห็นข้อมูลเหมือนกัน
- เก็บข้อมูลไว้บนเซิร์ฟเวอร์ ทำให้สะดวกต่อการเรียกดู
- จัดการอีเมลบนเซิร์ฟเวอร์ ได้ง่ายดายผ่านโปรแกรม
ข้อควรระวังสำหรับการใช้งานแบบ IMAP คือในการลบข้อมูลอีเมลออกจากตัวโปรแกรม หรือ อุปกรณ์เคลื่อนที่นั้นข้อมูลที่อยู่บนเซิร์ฟเวอร์ นั้นจะถูกลบออกไปด้วยดังนั้นการลบอีเมลออกต้องตรวจสอบให้แน่ชัดว่าไม่ใช่อีเมลสำคัญ
ข้อมูลโดยสรุป
การใช้งานแบบ IMAP เหมาะแก้ผู้ใช้งานที่ต้องการใช้งานหลายอุปกรณ์และต้องการเห็นอีเมลเหมือนกัน จึงเหมาะกับอีเมลส่วนกลางที่อาจจะมี ผู้ใช้งานอีเมลนั้น ๆ หลายผู้ใช้งาน ซึ่งข้อมูลทั้งหมดจะถูจัดเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ ทำให้สะดวกต่อการเรียกดูแต่อาจมีข้อควรระวังเพิ่มเติมสำหรับการเลือกลบอีเมล เนื่องจากหากลบอีเมลผ่าน โปรแกรมที่ใช้งานแบบ IMAP อีเมลบนเซิร์ฟเวอร์ ก็จะถูกลบไปด้วย และอีกด้านหนึ่งคือการจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดไว้บนเซิร์ฟเวอร์ จะทำให้ใช้งานพื้นที่บนเซิร์ฟเวอร์มากและอาจทำให้อีเมลเต็มได้เร็วดังนั้นจึงต้องหมั่นจัดการพื้นที่ เพื่อไม่ให้อีเมลเต็มได้