ในการสร้างอีเมล การตั้งชื่ออีเมลให้เหมาะสมและจดจำง่ายเป็นสิ่งที่ควรคำนึงถึงมากที่สุดเนื่องจากชื่ออีเมลเป็นสิ่งแรก ๆ ที่ผู้ติดต่อกันทางอีเมลเลือกที่จะอ่านว่าอีเมลฉบับดังกล่าวนั้นส่งมาจากผู้ใด ดังนั้นการตั้งชื่ออีเมลให้ดูเหมาะสมและน่าเชื่อถือจึงเป็นสิ่งสำคัญมาก
เทคนิคการตั้งชื่ออีเมลธุรกิจให้เหมาะสม
- การตั้งชื่ออีเมลให้เหมาะสมจดจำง่าย และ ดูน่าเชื่อถือที่สุด 1 วิธี คือ การใช้ชื่อจริงและนามสกุลในการตั้งชื่ออีเมลยกตัวอย่างเช่น ชื่อ John นามสกุล Dong สามารถตั้งชื่ออีเมล ว่า johndong@domainname.com หรือ หากชื่ออีเมลดังกล่าวยาวเกินไปสามารถตั้งเป็น john.d@domainname.com เพื่อให้สะดวกต่อการพิมพ์และจดจำ
- ตั้งชื่ออีเมลจากแผนกที่ทำงานสร้างอีเมลบริษัทสำหรับใช้งานในการติดต่อธุรกิจ ตัวอย่างเช่น คุณทำงานในแผนก Support ของบริษัทคุณสามารถตั้งชื่ออีเมลเป็น support@domainname.com เพื่อให้ชื่ออีเมลของคุณดูน่าเชื่อถือและผู้อื่นสามารถจดจำได้หากต้องการส่งอีเมลหาคุณหรือได้รับอีเมลก็จะทราบว่าอีเมลนี้เป็นอีเมลสำหรับติดต่อถึงคุณ
ลักษณะของชื่ออีเมลที่ไม่ควรใช้งาน
ชื่ออีเมลที่เป็นตัวเลข เช่น รหัสพนักงาน วันเดือนปีเกิด ไม่เหมาะสมที่จะตั้งเป็นชื่ออีเมลเนื่องจากมีความยาวและจดจำได้ยากทำให้ผู้ติดต่อภายนอกไม่ทราบและอาจพลาดการติดต่อได้ และชื่ออีเมลที่ไม่ควรตั้งเป็นชื่ออีเมลที่สุดคือชื่ออีเมลที่มีความไม่สุภาพ มีคำหยาบ
ข้อมูลโดยสรุป
การตั้งชื่ออีเมลที่เหมาะสมควรใช้ชื่อที่สุภาพ ไม่มีคำหยาบ และจดจำได้ง่าย เพื่อให้สะดวกต่อการติดต่อ ชื่ออีเมลที่ทางเราแนะได้ได้แก่ การใช้ชื่อจริงและนามสกุล หรือ ใช้ชื่อแผนกที่ทำงานในการตั้งชื่ออีเมลเพื่อให้ดูมีความน่าเชื่อถือในการใช้งานอีเมลธุรกิจ