ในการติดต่อทางอีเมลเป็นวิธีหนึ่งที่สำคัญในการสื่อสารทางธุรกิจในยุคดิจิทัลที่เราดำเนินกิจกรรมทางออนไลน์อย่างแพร่หลายการใช้งานอย่างถูกต้องเหมาะสมจะทำให้สามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้คุณสร้างความสัมพันธ์ที่ดีและความเชื่อมั่นในการติดต่อสื่อสารออนไลน์กับลูกค้า หรือ คู่ค้าได้ แต่ในอีกด้านหนึ่ง ก็จะมีผู้ไม่หวังดีหรือมิจฉาชีพ ที่อาจจะใช้ช่องทางการติดต่อสื่อสารออนไลน์ผ่านอีเมลนี้ในการหลอกขโมยข้อมูล หรือ สร้างอีเมลจดโดเมนที่มีความใกล้เคียง คล้าย กับชื่อผู้ติดต่อหรือชื่อโดเมนของท่านและนำอีเมลดังกล่าว มาติดต่อกับท่าเพื่อหลอกเอาข้อมูลหรือหลอกให้ท่านโอนเงินไปที่อีเมลปลอมเหล่านั้นได้ วิธีการป้องกันด้วยตนเอง ง่ายๆดังนี้ ตรวจสอบชื่ออีเมลหรือชื่อโดเมนของผู้ส่งที่ส่งอีเมลเข้ามาหาท่านโดยละเอียดว่า มีคาวมถูกต้องหรือไม่ไม่มีความคลาดเคลื่อนตัวอย่างเช่น อีเมลที่ท่านติดต่ออยู่เป็นประจำนั้น ชื่ออีเมล john@abc.com แต่มีอีเมลส่งเข้ามาโดยใช้ชื่ออีเมล john@adc.com แจ้งขอให้ท่านทำธุรกรรมการเงิน หรือหลอกขอข้อมูลของท่านไป ซึ่งวิธีนี้สามารถทำได้ง่ายดายเพียงแค่ผู้ไม่หวังดี ทำการจดชื่อโดเมน ที่คล้ายกับชื่อโดเมนของผู้ติดต่อของท่านอย่างเช่นในตัวอย่าง ก็จะสามารถส่งอีเมลเข้ามาหาท่านได้อย่างง่ายดาย ซึ่งวิธีป้องกัน ก็ง่ายดายเช่นเดียวกัน เพียงแค่ท่านตรวจสอบชื่อโดเมนหรือชื่ออีเมลของทางผู้ส่งดูอย่างละเอียดทุกตัวอักษร ว่าถูกต้องไม่ผิดไปแม้แต่ตัวอักษรเดียว […]
การเลือกผู้ให้บริการ Email สำหรับอีเมลบริษัท
เลือกผู้ให้บริการอีเมลสำหรับองค์กรหรือบริษัทเป็นเรื่องสำคัญเนื่องจากอีเมลเป็นช่องทางสื่อสารหลักในการทำธุรกิจในปัจจุบัน การเลือกผู้ให้บริการที่เหมาะสมจะช่วยให้บริษัทของท่านมีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ปลอดภัยมากขึ้น และลดความเสี่ยงในการพลาดการติดต่อ ธุรกิจที่สำคัญเพื่อให้บริษัทของท่านมีประสิทธิภาพและปลอดภัยต่อ ลูกค้าหรือคู่ค้า โดยจะมีหลักในการเลือกผู้ให้บริการอีเมลองค์กรที่เหมาะสมดังนี้ หลักในการเลือกผู้ให้บริการอีเมลองค์กรที่ อีเมลองค์กรมีผู้ให้บริการใดบ้าง ? การเลือกผู้ให้บริการอีเมลสำหรับองค์กรหรือบริษัทนั้นก็ต้องมีการเลือกใช้งานกับผู้ให้บริการที่มีความน่าเชื่อถือ ความมั่นคง และสามารถให้คำปรึกษาคำแนะนำได้เป็นอย่างดี ซึ่งทางเราขอแนะนำบริษัทดังต่อไปนี้ ข้อมูลโดยสรุป ในการเลือกผู้ให้บริการอีเมลสำหรับองค์กรหรือบริษัท นั้นเป็นเรื่องที่ต้องตรวจสอบให้ดีโดยเลือกจาก วัตถุประสงค์ขององค์กร ของท่านว่าต้องการใช้งานจำนวนเท่าใด แพ็กเกตของทางผู้ให้บริการนั้นๆ เหมาะสมกับความต้องการของท่านหรือไม่ ตรวจสอบระบบป้องกันของผู้ให้บริการ ว่ามีความสามารถมากพอในการป้องกัน Spam หรือตรวจสอบได้หรือไม่ว่าอีเมลที่ส่งเข้ามานั้นเป็น Spam หรือไม่ ความหน้าเชื่อถือของผู้ให้บริการ ความยืดหยุ่นในการเพิ่ม,ลด จำนวนบริการในอนาคต […]
เราจะเริ่มสร้างอีเมลชื่อบริษัท (Domain) ตัวเองได้อย่างไร ?
ในยุคปัจจุบันที่เป็นยุคของเทคโนโลยีและการใช้อินเทอร์เน็ตอย่างแพร่หลาย การมีอีเมลชื่อบริษัทเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้ธุรกิจของคุณเป็นที่รู้จักและเข้าถึงได้ง่ายขึ้น ทั้งในด้านของการติดต่อสื่อสาร ประสานงาน ไปจนถึงการปิดการขายก็สามารถทำให้จบได้ในการใช้งานอีเมลบริษัท ในการใช้งานอีเมลที่มีชื่อบริษัทของท่านในการติดต่อกับลูกค้าหรือผู้ติดต่อนั่นยังเป็นการทำให้ผู้ติดต่อได้เห็นชื่อบริษัทหรือชื่อแบรนด์ ของท่านผ่านการติดต่อกันทำให้ผู้ติดต่อจดจำชื่อบริษัทหรือชื่อแบรนด์ของท่านได้ง่ายอีกด้วยและยังดูน่าเชื่อถืออย่างมากเมื่อเทียบกับการใช้ Free mail ในการติดต่อธุรกิจ การสร้างอีเมลชื่อบริษัทไม่ใช่เรื่องยาก ในการสร้างชื่ออีเมลบริษัทนั้นไม่ใช้เรื่องยากอย่างที่ท่านคิด ซึ่งขั้นตอนทำอีเมลบริษัท ขั้นตอนแรกที่ท่านต้องทำคือการเลือกชื่อโดเมนที่เหมาะสมและสื่อความหมายต่อธุรกิจหรือชื่อบริษัทของคุณ โดยเลือกชื่อโดเมนที่มีความสั้นและสะดวกต่อการจำ และมีความหมายต่อธุรกิจของคุณอย่างชัดเจนและต้องไม่ซ้ำกับผู้อื่นที่ได้ทำการจดโดเมนในชื่อนั้น ๆ ไว้ก่อนแล้วก็สามารถใช้ได้ง่าย ๆ ตัวอย่างเช่นหากชื่อบริษัทของท่านมีความหมายที่ดีและจดจำง่ายอยู่แล้ว สามารถใช้งชื่อบริษัทของท่านได้เลย หรือหากชื่อบริษัทของท่านมีความยาวมากเกินไปและกลัวว่าจะไม่สะดวกต่อผู้ติดต่อและทำให้จำยากนั้น สามารถใช้ตัวย่อของบริษัทของท่านก็ได้หากท่านได้ชื่อโดเมนที่เหมาะสมแล้วท่านก็สามารถนำชื่อโดเมนดังกล่าวแจ้งกับ ผู้ให้บริการ Email Server ที่รับทำอีเมลบริษัทเป็นผู้ดำเนินการดูแลระบบอีเมลบริษัทของท่านต่อไป ข้อมูลโดยสรุป การใช้งานอีเมลชื่อบริษัทนั้นเป็นระบบอีเมลที่ผู้ดูแลระบบสร้างขึ้นมาเพื่อใช้งานในส่วนของการรับ-ส่งอีเมลสำหรับการรับส่งอีเมลขั้นสูงที่สามารถตรวจสอบได้ว่าอีเมลฉบับที่ท่านส่งออกนั้นส่งออกถึงปลายทางแล้วหรือไม่ติดปัญหาอ่านไรที่ขั้นตอนไหนและสามารถแก้ไขปัญหาได้ทันทีซึ่งหากเทียบกับการใช้งาน Free […]
จะรู้ได้อย่างไรว่า Link ใน Email นั้นปลอดภัย ?
การใช้งานอีเมลบริษัทนั้น ย่อมมีอีเมลของทางคู่ค้าทางธุรกิจนั้นส่งมา แต่เราจะรู้ได้อย่างไรว่า Link ในข้อความ Email นั้นปลอดภัย ซึ่งสามารถตรวจสอบได้ด้วยวิธีสังเกตุง่าย ๆ ดังนี้ สามารถสังเกตได้เพียงแค่ชี้เมาส์ตรงที่ Link ในข้อความที่ถูกส่งมานั้น จะมี Link นั้นมากับในอีเมลซึ่งสามารถตรวจสอบได้ง่าย ๆ เพียงนำเมาส์ไปชี้ตรงที่มีการแนบ Link ไว้แล้วที่ด้านล่างจะปรากฎชื่อ Link ที่แนบมาว่าเป็นเว็บไซต์ใด ตัวอย่างเช่นอีเมลในภาพที่ส่งมาจากทาง Microsoft ซึ่งเนื้อหาในอีเมลนั้นก็จะมีการแนบ Link ไว้ในคำว่า “ที่นี่” ซึ่งหลังจากนำเมาส์ไปชี้ตรงคำว่า “ที่นี่” […]
การตั้งค่า Auto reply ในกรณีไม่อยู่สำนักงาน
ในการทำงานไม่ว่าจะเป็นการทำการรูปแบบใดทุกๆท่านต้องมีวันหยุด ไม่ว่าจะเป็นหยุดประจําสัปดาห์ หรือหยุดยาวตามเทศกาลต่างๆ และหากท่านใช้งานอีเมล บริษัทท่านสามารถตั้งค่า ให้เมื่อมีผู้ติดต่อเข้ามาทางอีเมลหรือมีอีเมลส่งเข้ามาจากคู่ค้า หรือ ผู้ติดต่อจะสามารถมีอีเมลจากท่านตอบกลับไปยังผู้ส่งดังกล่าวอัตโนมัติ สาเหตุที่ควรใช้งาน Auto reply ในอีเมลบริษัท การใช้งานระบบ Auto reply เมื่อท่านผู้ใช้งานอีเมลบริษัท หากท่านมีวันหยุดยาวตามเทศกาล ลาหยุดงาน ลาพักร้อน ไปสัมมนาต่างประเทศ ที่ท่านไม่สะดวกให้ติดต่อทางอีเมล ท่านสามารถตั้งค่า Auto reply เพื่อให้อีเมลตอบกลับอัตโนมัติไปยังผู้ส่งอีเมลเข้ามาหาอีเมลของท่านเพื่อแจ้งให้ทราบถึง สถานการณ์ปัจจุบัน ที่ท่านอาจจะกำลัง ลาหยุดงานหรือเป็นวันหยุดยาวของท่านและยังสามารถแจ้งให้ผู้ส่งติดต่อกลับมาอีกครั้งในช่วงวันเวลา ที่ท่านสะดวกหรือกลับมาทำงานแล้ว หรือยังใช้ตอบกลับให้ติดต่อกับผู้ร่วมงานท่านอื่นที่ปฏิบัติงานอยู่ในเวลานั้น […]
Admin Page ในระบบอีเมลองค์กรคืออะไร ?
Admin Page อีเมลองค์กรคือหน้าเว็บที่ใช้ในการจัดการและควบคุมระบบอีเมลภายในองค์กร เพื่อให้ผู้ดูแลระบบสามารถจัดการอีเมลของพนักงานหรือลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งฟังก์ชันของ Admin Page อีเมลองค์กรสามารถทำได้หลากหลายอย่าง เช่น การจัดการบัญชีผู้ใช้งาน การตั้งค่าการส่งอีเมล การตรวจสอบ Log การใช้งาน การตั้งค่าการส่งตอบกลับอัตโนมัติ การสร้างและจัดการกลุ่มผู้ใช้งาน และฟังก์ชันอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการระบบอีเมลในองค์กร ข้อดีของ Admin Page ข้อมูลโดยสรุป Admin Page อีเมลองค์กร เป็นหน้าที่ใช้ในการจัดการและควบคุมระบบอีเมลในองค์กร โดยฟังก์ชันหลักๆ เพื่อให้การจัดการระบบอีเมลองค์กรเป็นเรื่องที่ง่ายและสะดวกที่สุด โดยจะรวมฟังก์ชันต่าง ๆ […]
อีเมลองค์กร On Premise คือ อะไร
ในการใช้งานอีเมลองค์กร หลัก ๆ แล้วมีอยู่ 2 แบบ คือ อีเมลองค์กร On Premise และ อีเมลองค์กร On Cloud ซึ่งที่เราจะพูดถึงในบทความนี้คืออีเมลองค์กร On Premise คือการใช้งานอีเมลองค์กรในserver On Premise หรือการติดตั้งวางระบบ Sever ไว้ภายในงองค์กรณ์หรือภายในบริษัทนั้น ๆ เพื่อเชื่อมต่อและรอรับคำสั่งจากผู้ดูแลระบบ Server การติดตั้งและการดูแลรักษาระบบ On Premise การติดตั้ง […]
อีเมลองค์กร on cloud vs on premise ต่างกันอย่างไร ?
เบื้องต้นต้องขอพูดถึงอีเมลองค์กร หรือ อีเมลบริษัทกันก่อน คือ อีเมลที่ใช้งานในชื่อ @yourcompany.com หรืออีเมลที่ใช้งานในชื่อโดเมนของบริษัท/องค์กรของคุณ ซึ่งหลายท่านเคยใช้งาน Free email เช่น @hotmail , @gmail , @yahoo ในการติดต่อธุรกิจซึ่งการใช้ Free email ในการติดต่อธุรกิจนั้นไม่ใช่เรื่องที่ผิดแต่ในด้านของความน่าเชื่อถือในอีเมลฉบับดังกล่าวนั้นอาจถูกมองว่าเป็นอีเมลที่ไม่น่าเชื่อถือและพลาดการติดต่อธุรกิจกันได้ อีเมลองค์กร on cloud อีเมลองค์กร on cloud คือการใช้งานอีเมลองค์กรที่มีประสิทธิภาพสูง บน sever cloud […]
ระบบ Email On Cloud คือ อะไร ?
ก่อนอื่นเลยต้องพูดถึง sever ก่อนหน้านี้เราใช้งาน sever สำหรับเก็บข้อมูลและเป็นตัวรอสำหรับรับคำสั่งที่ผู้ใช้งานส่งเข้าไปโดยเซิฟเวอร์ดังกล่าวที่ตั้งอยู่ภายในสำนักงานหรือที่ทำงานนั้นๆ โดยต้องลงทุนทั้งด้านทรัพยากรต่างๆมากมายในด้านของ Hardware และต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญในการดูแลเครื่อง sever ดังกล่าว แต่ต่างอย่างชัดเจนกับ แบบ on cloud คือการนำข้อมูลทั้งหมดไปไว้บน sever cloud และเชื่อมต่อนำข้อมูลในเซิฟเวอร์มาใช้งานผ่านอินเทอร์เน็ตโดยผู้ใช้งานไม่ต้องรับผิดชอบค่าใช้จ่ายในส่วนของค่าบำรุงรักษา หหรือไม่ต้องซื้อHardware ต่างๆเพื่อมาเพิ่มความสามารถต่างๆของตัวเซิฟเวอร์ cloud เพี่ยงแค่คลิกก็สามารถเพิ่มพื้นที่ disk หรืออัพเกตความเร็วหน่วยประมาณผลได้ง่ายๆภายในคลิกเดียว ในส่วนของ Email On Cloud นั้นคืนการใช้งานอีเมลที่มีประสิทธิภาพสูง บน […]
เทคนิคตั้งชื่อ User สำหรับอีเมลในองค์กร
ในการสร้างอีเมล การตั้งชื่ออีเมลให้เหมาะสมและจดจำง่ายเป็นสิ่งที่ควรคำนึงถึงมากที่สุดเนื่องจากชื่ออีเมลเป็นสิ่งแรก ๆ ที่ผู้ติดต่อกันทางอีเมลเลือกที่จะอ่านว่าอีเมลฉบับดังกล่าวนั้นส่งมาจากผู้ใด ดังนั้นการตั้งชื่ออีเมลให้ดูเหมาะสมและน่าเชื่อถือจึงเป็นสิ่งสำคัญมาก เทคนิคการตั้งชื่ออีเมลธุรกิจให้เหมาะสม ลักษณะของชื่ออีเมลที่ไม่ควรใช้งาน ชื่ออีเมลที่เป็นตัวเลข เช่น รหัสพนักงาน วันเดือนปีเกิด ไม่เหมาะสมที่จะตั้งเป็นชื่ออีเมลเนื่องจากมีความยาวและจดจำได้ยากทำให้ผู้ติดต่อภายนอกไม่ทราบและอาจพลาดการติดต่อได้ และชื่ออีเมลที่ไม่ควรตั้งเป็นชื่ออีเมลที่สุดคือชื่ออีเมลที่มีความไม่สุภาพ มีคำหยาบ ข้อมูลโดยสรุป การตั้งชื่ออีเมลที่เหมาะสมควรใช้ชื่อที่สุภาพ ไม่มีคำหยาบ และจดจำได้ง่าย เพื่อให้สะดวกต่อการติดต่อ ชื่ออีเมลที่ทางเราแนะได้ได้แก่ การใช้ชื่อจริงและนามสกุล หรือ ใช้ชื่อแผนกที่ทำงานในการตั้งชื่ออีเมลเพื่อให้ดูมีความน่าเชื่อถือในการใช้งานอีเมลธุรกิจ บทความที่เกี่ยวข้อง