ในการใช้งานอีเมลบริษัทนั้นท่านผู้ใช้งานที่ใช้งานอีเมลไปอาจไม่เคยทราบเลยว่าท่านใช้งานพื้นที่อีเมลไปเท่าไหร่แล้วหรือมีพื้นที่คงเหลือในการรับอีเมลเพิ่มได้อีกเท่าใด ใกล้เต็มแล้วหรือไม่ และหากอีเมลเต็มแล้วท่านต้องทำอย่างไร โดยการตรวจสอบส่วนที่กล่าวมาทั้งหมดเหล่านี้ในระบบอีเมลส่วนใหญ่สามารถตรวจสอบได้ที่ Web mail
Web mail คืออะไร ?
บริการ Website ที่ผู้ให้บริการระบบอีเมลเขียนขึ้นเพื่อไว้สำหรับให้ผู้ใช้งานใช้ตรวจสอบอีเมลที่ส่งเข้ามา และใช้สำหรับเขียนอีเมลส่งออกไปและมีคำสั่งอื่น ๆ เพิ่มเติมแล้วแต่ทางผู้ให้บริการแต่ละที่จะเขียนขึ้นมา ยกตัวอย่างที่จะมีคล้ายกันคือ กล่องสำหรับจัดเก็บอีเมล เช่น Inbox , Send , Junk และฟังก์ชันอื่นอย่างการเปลี่ยนรหัสผ่านอีเมล , เพิ่มลายเซ็นอีเมล และจะมีหน้าหรือไอคอนสำหรับแสดงพื้นที่ที่ใช้งานของอีเมลอยู่ด้วย
พื้นที่บนหน้า Web mail สำคัญอย่างไร
ในการตรวจสอบพื้นที่อีเมลของท่านนั้นสามารถตรวจสอบได้จากไม่กี่ที่เท่านั้น โดยหนึ่งในนั้นก็คือ หน้า Web mail ซึ่งเป็นที่ที่จะสามารถตรวจสอบได้อย่างเที่ยงตรงที่สุดเนื่องจากเว็บเมลส่วนใหญ่จะเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์โดยตรงอยู่ตลอดเวลา หากตรวจสอบในโปรแกรมอีเมลอื่น ๆ ตัวโปรแกรมอาจจำข้อมูลเก่าหรือ Catch เก่ามาแสดงทำให้เมื่ออีเมลเต็มแล้วนั้นท่านอาจยังเห็นว่าพื้นที่ของอีเมลนั้นยังไม่เต็มและทำให้ไม่ได้เอะใจ จึงทำให้อาจพลาดการติดต่อที่สำคัญได้ ดังนั้นหากท่านหมั่นตรวจสอบพื้นที่คงเหลือของอีเมลและจัดการอีเมลอยู่เสมอก็จะช่วยลดการพลาดการติดต่อที่สำคัญไปได้
หากต้องการเพิ่มพื้นที่ขึ้นต้องทำอย่างไร
ในกรณีที่พื้นที่จัดเก็บอีเมล ของท่านใกล้เต็มนั้นจะสามารถทำได้ 2 วิธีดังนี้
- เลือกลบอีเมลที่จำเป็นน้อยที่สุดออกหรือเลือกลบอีเมลจำพวก โฆษณา ประชาสัมพันธ์ต่าง ๆที่อาจมีไฟล์แนบขนาดใหญ่ติดมาด้วยทำให้ใช้พื้นที่จัดเก็บไปค่อนข้างมาก
- ในกรณีที่ระบบอีเมลบริษัทที่ท่านใช้งานอยู่นั้นสามารถซื้อพื้นที่เพิ่มได้ ก็แจ้งซื้อพื้นที่เพิ่มกับทางผู้ให้บริการระบบอีเมลของท่าน
ข้อมูลโดยสรุป
สำหรับการตรวจสอบพื้นที่การใช้งานคงเหลือนั้นสามารถทำได้โดยการ Login Email ผ่านหน้า Web mail ที่ท่านใช้งานอยู่โดยส่วนใหญ่แล้วจะมีแสดงอยู่ในหน้า Web mail ของระบบอีเมลอยู่แล้ว ซึ่งสามารถใช้งานการตรวจสอบพื้นที่คงเหลือเพื่อจัดการไม่ให้พื้นที่อีเมลเต็ม