ทำความเข้าใจโครงสร้างของอีเมลบริษัท
อีเมลบริษัทคืออะไร ?
อีเมลบริษัท คือ ชื่อ Email yourname@companyname.com หรือพูดง่ายๆ ว่าแทนที่ข้างหลังจะเป็น @gmail, @hotmail ก็เปลี่ยนเป็นชื่อบริษัทคุณนั้นเอง แน่นอนว่าการใช้อีเมลบริษัทนั้นช่วยความน่าเชื่อถือในการสื่อสาร แต่จริงๆแล้วยังมีประโยชน์มากมายอย่างที่คุณคาดไม่ถึง เช่น ช่วยควบคุมข้อมูลภายในและบริหารจัดการอีเมลในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ (ข้อดีของการใช้อีเมลองค์กร)
Domain Name คืออะไร ?
Domain Name คือ ส่วนหนึ่งที่อยู่ในชื่อ Email บริษัทโดย Domainname นั้นจะเป็นชื่อที่อยู่หลัง @ เช่น Email sompob@thailandmango.com ในส่วนของชื่อ “thailandmango.com” คือ Domainname นั่งเอง และคำว่า “sompob” เป็นชื่อ User นั่นเอง
ขั้นตอนการสร้างอีเมลบริษัท
ตรวจสอบความต้องการขององค์กรตนเอง
องค์กรขนาดเล็กมักต้องการเพียงสร้าง Email @company.com เท่านั้น แต่องค์กรที่มีขนาดใหญ่ขึ้นมักมีความต้องการที่มากขึ้น เช่น การ Share Drive ภายในองค์กร การใช้งานปฏิทินในองค์กรเป็นต้น ซึ่งเราต้องเรียนรู้พฤติกรรมและพื้นฐานด้าน IT ของพนักงานตนเอง เนื่องจากหากท่านใช้งานระบบอีเมลที่มี Function มากมายแต่พนักงานไม่สามารถใช้งานได้ เราอาจจะต้องเสียค่าใช้จ่ายไปโดยไม่จำเป็นและอาจจะเพิ่มความยากต่อการใช้งานของระบบมากขึ้นด้วย
กำหนดงบประมาณ
ผู้ใช้งานควรกำหนดงบประมาณที่เราจ่ายไหวเพราะการใช้งานอีเมลบริษัทนั้นเป็นค่าใช้จ่ายต่อเนื่องรายปี เราต้องมั่นใจว่าองค์กรของเราสามารถจ่ายค่าใช้จ่ายนี้ได้ทุกปีเพราะการปรับเปลี่ยนในภายหลังอาจจะสร้างความยุ่งยากต่อการใช้งานตามมา
คิดชื่อ Domain ที่ต้องการใช้งาน
โดยส่วนใหญ่แล้วคนที่พึ่งเริ่มใช้งาน Email บริษัทมักจะยังไม่ได้จด Domain โดยผู้เขียนขอแนะนำเทคนิคการคิดชื่อ Domain ที่ต้องการนำไปใช้งานดังนี้
- สั้นและจดจำง่าย
- ชื่อสั้น จดจำง่าย มักมีคนใช้งานไปหมดแล้วหากจำเป็นต้องใช้ชื่อยาวๆ ควรเป็นคำที่มีความหมายและผู้คนทั่วไปสะกดได้ง่าย เช่น thailand ก็ควรใช้คำว่า thailand ไปเลยหรือ thai เป็นต้นเพราะเป็นคำทั่วไปที่ผู้คนทั่วไปสะกดได้ง่าย
- ไม่ควรมีเครื่อหมาย – (ขีดกลาง) ถึงแม้ว่าจะใช้ได้เพราะอาจจะทำให้ผู้ต้องการเข้าเว็บสะกดผิดเป็น _ (ขีดล่าง) และพิมพ์ชื่ออีเมลผิดได้
ท่านสามารถดูบทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Domain ด้านล่าง - เทคนิคการคิดชื่อ Domain สำหรับสร้าง Email บริษัทอย่างมีประสิทธิภาพ
- วิธีการตรวจสอบว่า Domain ที่ต้องการใช้ว่างไหม
คิดชื่อ User ที่ต้องการใช้งาน
User คือ ชื่อ Email ที่ต้องการใช้ เช่น sobpob@thailandmango.com โดย “sobpob” คือ ชื่อ User โดยระบบ Email ส่วนใหญ่มักคิดค่าบริการเป็นราย User โดย User ยิ่งเยอะค่าบริการยิ่งมากและบางที่อาจจะมีบริการ Email Hosting แบบไม่จำกัด User และชื่อของ User ควรเป็นชื่อจริงหรือชื่อของแผนกนั้นๆ ไม่ควรเป็นรหัสพนักงานหรือชื่อเล่นเพราะทำให้จดจำยากและดูไม่มีความน่าเชื่อถือ (เทคนิคการคิดชื่อ User เพื่อใช้ใน Email บริษัท)
เลือกระบบอีเมลบริษัทที่ต้องการใช้งาน
ปัจจุบันมีผู้ให้บริการอีเมลบริษัทจำนวนมากโดยท่านควรเลือกจากงบประมาณ และความน่าเชื่อถือของผู้ให้บริการ ซึ่งปัจจุบันมีผู้ให้บริการอีเมลองค์กรที่เป็นที่นิยมดังนี้
ชื่อระบบ | ผู้พัฒนา | ดูรายละเอียดสินค้า |
GoCloud | ||
Google Workspace | Google inc. | |
Google Workspace Hybrid | Google inc. และ เทคโนโลยีแลนด์ | |
Microsoft Office 365 | Microsoft inc. | |
Microsoft Office 365 Hybrid | Microsoft inc. และ เทคโนโลยีแลนด์ | |
Zoho Email | Zoho inc. |
เลือกผู้ให้บริการอีเมล
เทคโนโลยีแลนด์ เป็นผู้ให้บริการระบบอีเมลสำหรับองค์กรมามากกว่า 15 ปีโดยไม่มีสินค้าอื่นๆ โดยมีความเข้าใจพฤติกรรมการใช้งานอีเมลองค์กรในประเทศไทยอย่างลึกซึ้ง ซึ่งปัจจุบันถึงเป็นหนึ่งในผู้ให้บริการ Email ชั้นนำของไทยโดยมีผู้ใช้งานมากกว่า 100,000 Users ในระบบและการเข้าถึง Email มากกว่า 10,000,000 ครั้งต่อเดือน
ปัญหาในการใช้งานอีเมลบริษัทมีอะไรบ้าง ?
หลายๆคนคิดว่าหลังจากใช้งานอีเมลองค์กร แล้วก็จะสามารถใช้งานได้อย่างราบรื่นตราบใดที่เราได้ทำการชำระค่าบริการให้แก่ผู้ให้บริการ แต่จริงๆแล้วอย่าลืมว่าอีเมลองค์กรนั้นถูกใช้งานโดยพนักงานที่มี Skill IT ที่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง ตั้งแต่พนักงานบางท่านอาจจะมีความสามารถทาง IT มากนัก ไปจนถึงพนักงานที่สามารถใช้งาน IT ได้อย่างคล่องแคล่วและไม่มีทางที่พนักงานทั้งหมดจะใช้งานได้อย่างราบรื่นตลอดเวลา ซึ่งไม่ว่าระบบจะมีประสิทธิภาพมากเพียงใดหากเกิดปัญหาการใช้งาน ไม่ว่าจะเกิดการตั้งค่าผิดพลาดของพนักงานเองหรือจากระบบ ท่านต้องสามารถติดต่อผู้ให้บริการและต้องได้รับคำแนะนำในการแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็วที่สุดเท่าที่เป็นไปได้
ข้อมูลโดยสรุป
ระบบอีเมลบริษัทเป็นระบบที่สำคัญยิ่งโดยการสร้างอีเมลบริษัทนั้นก็ไม่ยุ่งยาก การสื่อสารสำหรับองค์กรในยุคปัจจุบัน ถึงแม้ว่าในการเริ่มใช้งานช่วงแรกๆ อาจจะไม่ค่อยมีความสำคัญนักแต่เมื่อใช้งานไประยะหนึ่งจะทราบว่าลูกค้าและผู้ติดต่อทั้งหมดจะทำการติดต่อมายังอีเมลบริษัท ดังนั้นควรเลือกผู้ให้บริการและระบบที่มีคุณภาพและบริการหลังการขายที่เชื่อถือได้
คำถามที่พบบ่อยๆ
Domain Name คือ ชื่อข้างหลัง @ เช่น Email ชื่อว่า name@abc.com “abc.com คือ ชื่อ Domain นั้นเอง” (บทความ Domain Name เกี่ยวข้องกับอีเมลบริษัทอย่างไร)
ท่านสามารถใช้งาน Email ได้โดยสามารถติดต่อเทคโนโลยีแลนด์เพื่อแนะนำการตั้งค่า
ท่านสามารถเปลี่ยนผู้ให้บริการได้ตลอดเวลา (ขั้นตอนการเปลี่ยนแปลงผู้ให้บริการอีเมลบริษัท)
หลังจากท่านใช้งานอีเมลบริษัทแล้ว ท่านสามารถทำเว็บไซต์ได้โดยสามารถให้ผู้ทำเว็บติดต่อมาทางเราเพื่อชี้ค่าสำหรับ Web Hosting ให้
เทคโนโลยีแลนด์ให้บริการ Email ขั้นต่ำที่ 1 Account
ทุกระบบอีเมลนั้นมีข้อดีแตกต่างกัน ซึ่งท่านควรเลือกตามความต้องการใช้งาน หรือ ท่านสามารถติดต่อเทคโนโลยีแลนด์เพื่อแนะนำการเลือกใช้งานระบบอีเมล
บทความเกี่ยวกับอีเมลบริษัทล่าสุด
- การใช้งาน Copilot ใน Microsoft Team
Copilot คือ คือ ระบบ AI ที่ทาง Microsoft ได้พัฒนาขึ้นมาให้ทางผู้ใช้งานได้มีตัวช่วย ซึ่ง Copilot สามารถใช้งานใน Application ต่าง ๆ ของ Microsoft ซึ่งสามารถใช้งานใน Microsoft Team ได้ดังนี้ วิธีใช้งาน Copilot ใน Microsoft Team ถ้าต้องการใช้งาน Copilot สามารถทำได้อย่างไร ? สามารถติดต่อทีมงานของเทคโนโลยีแลนด์ที่เป็น Partner ของ… Read more: การใช้งาน Copilot ใน Microsoft Team - Copilot ใน Microsoft คืออะไร ?Copilot คืออะไร ? Copilot คือ ระบบ AI ที่ทาง Microsoft ได้พัฒนาขึ้นมาให้ทางผู้ใช้งานได้มีตัวช่วย ซึ่ง Copilot สามารถใช้งานใน Application ต่าง ๆ ของ Microsoft ดังนี้ Copilot ใน Word Copilot ใน Word จะช่วยในการสร้างจดหมายในโอกาสต่าง ๆ สามารถกำหนดโทนของเอกสาร โดย Copilot… Read more: Copilot ใน Microsoft คืออะไร ?
- Microsoft Office 365 Hybrid ราคาถูกประหยัดMicrosoft Office 365 คือ ระบบอีเมลจากค่าย Microsoft โดยมาพร้อมกับ Software ที่ช่วยทำให้การทำงานในองค์กรนั้นง่ายขึ้น เช่น Microsoft Teams (สำหรับประชุม Online), OneDrive (Share File ในองค์กร), Word, Excel, Power Point เป็นต้น ตารางราคา Microsoft Office 365 รายละเอียด / Plan… Read more: Microsoft Office 365 Hybrid ราคาถูกประหยัด
- ขั้นตอนการเริ่มใช้บริการอีเมลองค์กรเมื่อเราต้องการที่จะเริ่มใช้อีเมลองค์กรหรืออีเมลบริษัท (Email @youdomainname.com) แล้วนั้นหลายๆ คนคงสงสัยว่าจะมีวิธีดำเนินการหรือต้องเตรียมตัวอย่างไรในการเริ่มต้นการใช้งาน ซึ่งเราจะขออธิบายขั้นตอนทำอีเมลบริษัท หรือ อีเมลองค์กรอย่างละเอียดในบทความนี้ ในแบบง่ายๆ ที่เข้าใจได้โดยมีขั้นตอนดังนี้ ความรู้พื้นฐานก่อนสร้างอีเมลองค์กร อีเมลองค์กรคืออะไร อีเมลองค์กรหรืออีเมลบริษัท คือ ชื่อ Email ที่ลงท้ายด้วย @domain ตัวเองโดยที่ @domain นั้นมักเป็นชื่อองค์กรของคุณเอง ซึ่งหากเป็น Free Email จะลงท้ายด้วย @gmail, @hotmail เป็นต้น โดยไม่สามารถเปลี่ยนเป็นชื่ออื่นได้ Domain… Read more: ขั้นตอนการเริ่มใช้บริการอีเมลองค์กร
- ระบบ Email Hosting ใน Microsoft office 365 คืออะไร ?Email Hosting คืออะไร ? Email Hosting เป็นบริการที่สร้างขึ้นโดยให้ผู้ใช้สามารถสร้างและบริหาร Email ที่เป็นชื่อบริษัทของท่าน บนเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการโฮสต์อีเมล์ โดยผู้ใช้สามารถสร้างอีเมลของตนเองและ Manage อีเมลได้ด้วยตนเอง สามารถส่ง-รับอีเมลผ่านระบบออนไลน์ โดยไม่ต้องมีเซิร์ฟเวอร์เป็นของตนเอง ระบบ Email Hosting ใน Microsoft office 365 คืออะไร Microsoft Office 365 คือแพลตฟอร์มคลาวด์ที่มีรวมระบบ Email Hosting อยู่ในหนึ่งแพ็คเกจ… Read more: ระบบ Email Hosting ใน Microsoft office 365 คืออะไร ?
