เมื่อเราต้องการที่จะเริ่มใช้อีเมลองค์กรหรืออีเมลบริษัท (Email @youdomainname.com) แล้วนั้นหลายๆ คนคงสงสัยว่าจะมีวิธีดำเนินการหรือต้องเตรียมตัวอย่างไรในการเริ่มต้นการใช้งาน ซึ่งเราจะขออธิบายขั้นตอนทำอีเมลบริษัท หรือ อีเมลองค์กรอย่างละเอียดในบทความนี้ ในแบบง่ายๆ ที่เข้าใจได้โดยมีขั้นตอนดังนี้
ความรู้พื้นฐานก่อนสร้างอีเมลองค์กร
อีเมลองค์กรคืออะไร
อีเมลองค์กรหรืออีเมลบริษัท คือ ชื่อ Email ที่ลงท้ายด้วย @domain ตัวเองโดยที่ @domain นั้นมักเป็นชื่อองค์กรของคุณเอง ซึ่งหากเป็น Free Email จะลงท้ายด้วย @gmail, @hotmail เป็นต้น โดยไม่สามารถเปลี่ยนเป็นชื่ออื่นได้
Domain Name เกี่ยวข้องกับอีเมลองค์กรอย่างไร
Domain Name คือ ชื่อหลัง @domain โดยเป็นชื่อที่จดจำง่าย และหากชื่อ Domain นั้นยาวก็ควรจะเป็นคำบุคคลทั่วไปสะกดได้ง่าย เพราะเมื่อใช้งาน Email ไป บุคคลที่ต้องการส่ง Email มาหาท่านก็สามารถพิมพ์ได้ง่ายและลดข้อผิดพลาดในการสะกดชื่อ Email ผิดด้วย
ระบบอีเมลบริษัทที่นิยมในการใช้งาน
ชื่อระบบ | ผู้ผลิต | ข้อดี |
|---|---|---|
GoCloud | ราคาถูก มีมาตรฐาน เหมาะสำหรับธุรกิจ SME (ดูรายละเอียด) | |
Google Workspace | Google | มีลูกเล่นที่หลากหลาย และมีระบบตรวจจับ Spam ที่ชาญฉลาด (ขั้นตอนการสร้าง Email @Domain บน Gmail หรือ Google Workspace) (เทคนิคใช้ Google Workspace ที่ราคาถูกประหยัด) |
Microsoft Office 365 | Microsoft | มีลูกเล่นที่หลากหลาย พร้อม Software Microsoft Office ในบาง Plan (เทคนิคใช้ Email Hosting Office 365 แบบประหยัดกว่า 80%) |
ขั้นตอนการสร้างอีเมลบริษัท @domain
เลือกผู้ให้บริการ
ผู้ใช้บริการต้องเลือกผู้ให้บริการและระบบอีเมลและวางแผนค่าใช้จ่ายให้รัดกุม เนื่องจากค่าบริการอีเมลองค์กรเป็นค่าใช้จ่ายต่อเนื่องที่ต้องจ่ายทุกปี ดังนั้นต้องเลือกผู้ให้บริการที่มีประสิทธิภาพและค่าใช้จ่ายที่เหมาะสมและไม่ควรหลงกลไปกับระบบที่มี Function เยอะ เพราะจะทำให้มีค่าใช้จ่ายเยอะตามโดยที่พนักงานในองค์กรของคุณอาจจะไม่ได้ใช้ เช่น บางระบบมี Function video conference (ประชุม Online) แต่ในความเป็นจริงแล้วพนักงานก็อาจจะใช้ LINE ในการคุยกันเหมือนเดิมเพราะเข้าถึงได้ง่าย และการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการใช้งานของพนักงาน โดยบังคับให้พนักงานต้องลง App บางตัวเพื่อ video conference นั้นไม่ใช้เรื่องง่ายอย่างแน่นอน
คิดชื่อ Domain ที่ต้องการใช้
เทคนิคการตั้งชื่อ Domain เพื่อใช้อีเมลบริษัท
Domain คือ ชื่อหลัง @ Email เช่น mkt@mango.com ในที่นี้ mango.com คือ ชื่อ Domain โดยคุณสามารถตรวจสอบชื่อ Domain ที่ว่างได้จาก www.whois.com โดยชื่อ Domain ที่เป็นที่นิยมในประเทศไทยจะมี 2 นามสกุลหลัก ๆ คือ .com และ .co.th
- Domain .com คุณสามารถจดได้ทันทีโดยไม่ต้องใช้เอกสารใด ๆ ซึ่งผู้ให้บริการอีเมลองค์กรส่วนใหญ่จะคิดค่าบริการอยู่ที่ 500-650 บาท / ปี
- Domain .co.th คุณต้องใช้เอกสารในการจดคือ หนังสือรับรองบริษัทหน้าแรก โดยชื่อ Domain ต้องมีความสอดคล้องกับชื่อบริษัทด้วย โดยผู้ให้บริการอีเมลบริษัทส่วนใหญ่มักคิดค่าบริการอยู่ที่ 800-1,000 บาท / ปี
ใช้ชื่อ Domain .com VS .co.th อันไหนดีกว่า
Domain .com จะเป็นนามสกุลที่ใช้กันสากลแต่สำหรับ .co.th จะเป็นการสื่อว่าองค์กรของท่านตั้งอยู่ในประเทศไทย โดย .co.th อาจจะมีทางเลือกสำหรับชื่อ Domain ที่มากกว่าหรือพูดง่ายๆ คือ อาจจะมีชื่อที่สวยและสั้นที่มากกว่า .com เพราะ .com สามารถจดทะเบียนได้ทั่วโลก แต่ความมุมมองด้านความน่าเชื่อถือสำหรับผู้เขียนมองว่าเหมือนกันแต่ .co.th จะมีความน่าเชื่อถือสูงกว่าเล็กน้อยเนื่องจากต้องใช้เอกสารในการจด Domain
คิดชื่อ User ที่ต้องการใช้ในอีเมลองค์กร
เทคนิคการตั้งชื่อ User ในอีเมลบริษัท
ชื่อ User คือ ชื่อผู้ใช้งาน Email ในองค์กรทั้งหมด เช่น
- mkt@yourcompany.com สำหรับฝ่ายการตลาด
- hr@yourcompany.com สำหรับฝ่ายบุคคล
- yourname@yourcompany.com อีเมลสำหรับพนักงานคนนั้นๆ
และมากกว่านั้นคุณต้องคิดรหัสผ่านของแต่ละ User ให้ไม่ซ้ำกันและมีความซับซ้อนระดับหนึ่งด้วย (เทคนิคการตั้งชื่อ Email สำหรับการใช้งานองค์กร)
ชื่อ Email ที่ไม่ควรตั้งเพื่อใช้งานอีเมลบริษัท
- รหัสพนักงาน เช่น 121212@company.com เพราะจดจำได้ยาก
- ชื่อเล่นของพนักงาน เช่น noi@company.com เพราะดูไม่น่าเชื่อถือและไม่เป็นทางการ
อบรมการใช้งานแก่พนักงาน
หากบริษัทยังไม่เคยใช้อีเมลองค์กรมาก่อนคุณควรที่จะวางแผนการใช้งานอีเมลของพนักงาน รวมถึงกำหนดนโยบายการใช้งานแก่พนักงาน เช่น จะให้พนักงานเช็คอีเมลจากโปรแกรมใด อนุญาติให้พนักงานคนใดใช้งานอีเมลองค์กรจากมือถือได้บ้างเป็นต้น ซึ่งผู้ให้บริการที่มีประสิทธิภาพจะสามารถแนะนำการใช้งานที่ดีให้แก่คุณได้
ผู้ให้บริการอีเมลองค์กรที่ก่อตั้งกว่า 15 ปี
เทคโนโลยีแลนด์ เป็นผู้ให้บริการอีเมลบริษัทและองค์กรโดยเฉพาะที่ก่อตั้งมามากกว่า 15 ปี พร้อมทีม Support ที่มีความเชี่ยวชาญด้านอีเมลองค์กรโดยเฉพาะที่พร้อมดูแลการใช้งานอีเมลในองค์กรคุณอย่างรวดเร็วตลอดการใช้งาน ทำให้คุณสามารถ Focus เวลาไปยังธุรกิจ และเรื่องอีเมลเราพร้อมดูแลอย่างมีประสิทธิภาพและอุ่นใจได้ (ข้อมูลเทคโนโลยีแลนด์)
คำถามที่เกี่ยวข้องกับการทำอีเมลบริษัท
ควรต้องเปลี่ยนรหัสผ่านการใช้งานให้สม่ำเสมอ อย่างน้อยทุกๆ 90 วัน และควรระมัดระวังการปลอมแปลงในการถูกปลอมแปลง Email ตนเองไปใช้งานและการโดน Hack (การถูกปลอมแปลง Email)
สามารถเปลี่ยนชื่อ Domain ในภายหลังแต่มีค่าใช้จ่ายในการจดชื่อ Domain ใหม่ และไม่ควรทำเนื่องจากลูกค้าของท่านรับทราบ Email @domain นั้นๆไปแล้ว และอาจจะทำให้ลูกค้าของท่านสับสนได้
สามารถแจ้งให้เทคโนโลยีแลนด์ทำการเปลี่ยนชื่อ User ได้ตลอดเวลา เช่น sombat@company.com ต้องการเปลี่ยนเป็น suwanna@company.com เนื่องจากพนักงานคนเก่าอาจจะมีการลาออก เป็นต้น (เทคนิคการเปลี่ยนชื่อ User ในอีเมลองค์กรและข้อควรระวังหลังจากการเปลี่ยนชื่อ)
บทความที่เกี่ยวข้องกับการสร้าง Email @domain
- สร้างอีเมลบริษัท @domain ด้วย Gmail Google Workspace
- Domain Name เกี่ยวข้องกับอีเมลบริษัทอย่างไร ?
- ความรู้อีเมลบริษัทและอีเมลองค์กร
- การตรวจสอบสถานะของชื่อ Domain เบื้องต้นด้วยตนเอง
- คิดชื่อ Domain สร้างอีเมลบริษัทกัน !
- สร้างอีเมลบริษัท @domain ด้วย Office 365
- ขั้นตอนการสร้างอีเมลบริษัทแบบง่ายๆ อย่างละเอียด