ในการทำงานนั้นทุกท่านจะต้องมีวัน หยุด ไม่ว่าจะเป็นวันหยุดสุดสัปดาห์ วันหยุดตามปฏิทิน เทศกาลวันหยุดยาวต่าง ๆ หรือ แม้แต่ลาหยุดพักร้อน หรือ สัมมนาต่างประเทศ ที่อาจจะไม่สามารถรับ – ตอบกลับอีเมลได้ ท่านอยากให้มีการตอบกลับอีเมลที่ส่งเข้ามาหาท่านเมื่อท่านไม่สะดวก หรือ ไม่อยู่ที่สำนักงาน เพื่อแจ้งให้ผู้ติดต่อทราบและติดต่อกับเพื่อร่วมงานท่านอื่นที่พร้อมให้บริการกับผู้ติดต่อนั้น ๆ Out of Office หรือ Vacation ทำงานอย่างไร หากมีการตั้งค่า Out of Office หรือ Vacation […]
เหตุใดจึงไม่ได้รับอีเมลบางฉบับจากผู้ส่ง ?
ท่านผู้ใช้งานอีเมลบริษัทหลายท่านอาจเคยเจอกับเหตุการที่มีอีเมลจากผู้ส่งที่ติดต่อกันอยู่เป็นประจำ และ ผู้ส่งแจ้งว่าส่งอีเมลเข้ามาหาท่านแล้วแต่ท่านไม่ได้รับอีเมลบางฉบับจากผู้ส่ง ท่านอาจสงสัยว่าเกิดจากสาเหตุใดหรือมีวิธีการตรวจสอบอย่างไรได้บ้างว่ามีอีเมลที่ผู้ส่งแจ้งเข้ามานั้นติดอยู่ที่ส่วนใดหรือไม่ ซึ่งส่วนที่อาจเกี่ยวข้องนั้นมีอยู่หลัก ๆ ดังนี้ Filter Spam คืออะไร การตรวจสอบอีเมลทุกฉบับที่ส่งเข้ามายังระบบอีเมลของท่าน เพื่อตรวจสอบและกรองอีเมลฉบับนั้น ๆ ว่ามีส่วนใดตรงตามข้อกำหนดที่ตั้งค่าให้ไม่รับอีเมลหรือไม่ ซึ่งหากตรงตามเงื่อนไขที่ทางตัวกรอกตั้งค่าไว้ก็จะ ทำการ Block อีเมลฉบับนั้นไว้ที่ตัว Filter Spam ก่อนละจึงให้ผู้ที่มีสิทธิหรือมีอำนาจในการตรวจสอบเข้ามาตรวจสอบอีเมลฉบับ ดังกล่าวอีกครั้งหากเป็นอีเมลที่ผู้ใช้งานต้องการก็สามารถปล่อยเข้าสู่ระบบของผู้ใช้งานได้ โปรแกรมตรวจสอบอีเมล ในส่วนของโปรแกรมตรวจสอบอีเมลนั้นในแต่ละโปรแกรม อาจมีฟังก์ชั่นการป้องกันที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับแต่ละโปรแกรม เช่นอาจจะมีการย้ายอีเมลบางฉบับที่ตัวโปรแกรมมองว่าไม่ปลอดภัยต่อท่านผู้ใช้งานไป ไว้ในกล่องอื่น ๆ อย่างเช่นกล่อง Junk […]
พื้นที่จัดเก็บอีเมลต้องมีมากเท่าใดจึงจะเพียงพอ ?
หากพูดถึงเรื่องขนาดของพื้นที่อีเมล สิ่งที่ท่านอาจเคยพบเมื่อใช้งานอีเมลไปซักระยะหนึ่งแล้วอาจพบกับปัญหาอีเมลเต็มและไม่สามารถรับอีเมลใหม่ได้ จนต้องทำการเคลียร์พื้นที่อีเมลโดยการลบอีเมลที่อาจไม่ได้ใช้งานงานหรือไม่ต้องการเก็บไว้เพื่ออ้างอิงใด ๆ แล้วออกเพื่อให้สามารถรถกลับมารับอีเมลได้ หรือ ท่านอาจเกิดคำถามว่าต้องมีพื้นที่ในการจัดเก็บอีเมลเท่าใดจึงจะสมควรสำหรับอีเมลบริษัท พื้นที่เหมาะสมสำหรับอีเมลต้องมีขนาดเท่าใด ในส่วนนี้จะไม่สามารถตอบเป็นจำนวนได้อย่างชัดเจนมากนัก เนื่องจากในผู้ใช้งานแต่ละท่านก็มีอีเมลที่ถูกจัดส่งเข้ามาไม่เท่ากันและในอีเมลที่ได้รับแต่ละฉบับก็จะมีขนาดของอีเมลแต่ละฉบับไม่เท่ากัน หากแบ่งผู้ใช้งานอีเมลบริษัทออกเป็น 3 กลุ่มย่อย ๆ ดังนี้ 1. ผู้ใช้งานทั่วไปที่ใช้อีเมลในการติดต่อภายในหรือติดต่อด้านธุรกิจในบางโอกาส กลุ่มนี้อาจใช้งานพื้นที่อีเมลจำนวนไม่มากนักและไม่ต้องตรวจสอบจัดการพื้นที่บ่อยครั้ง2. ผู้ใช้งานที่เป็นธุรกิจ หรือ องค์กรขนาดกลาง ที่ใช้งานอีเมลในการติดต่อกับคู่ค้า , ลูกค้า , หรือติดต่อภายใน กลุ่มนี้จะได้ใช้งานอีเมลทั้ง ส่งออกและรับเข้าจำนวนมากพอสมควรและต้องเก็บข้อมูลการติดต่อไว้สำหรับอ้างอิงภายหลัง ดังนั้น จึงจำเป็นต้องใช้งานพื้นที่อีเมลมากหน่อย […]
ผู้ใช้งานแบบใดเหมาะจะใช้งานอีเมลแบบ POP3
สำหรับผู้ใช้งานอีเมลบริษัทนั้นท่านอาจเคยได้ยินทางผู้ให้บริการแจ้งท่านว่าระบบอีเมลนั้น ๆ สามารถลองรับการทำการแบบ POP3 และ IMAP โดยท่านอาจมีข้อสงสัยว่า ที่ทางผู้ให้บริการแจ้งนั้นคืออะไร และท่านควรเลื่อกใช้งานแบบใด หากต้องเลือกระหว่างทั้ง 2 แบบ ซึ่งในบทความนี้เราจะมาสรุป รูปแบบการทำงานของ POP3 ให้เข้าใจง่าย ๆ ในด้านของผู้ใช้งานอีเมลบริษัทสามารเลือกใช้ได้อย่างตรงตามความต้องการใช้งาน POP3 คืออะไร ? POP3 (Post Office Protocol version 3) เป็นโพรโทคอลสำหรับการรับอีเมล โดย POP3 […]
ผู้ใช้งานแบบใดเหมาะจะใช้งานอีเมลแบบ IMAP
ในการนำอีเมลบริษัทไปใช้งานกับโปรแกรมสำหรับตรวจสอบอีเมล หรือการใช้งานในอุปกรณ์เครื่องที่เช่นมือถือ หรือ Tablet ในขั้นตอนการเซ็ตอีเมลบริษัทจะมีขั้นตอนให้เลือกการใช้งานว่าท่านต้องการใช้งานแบบใด POP3 หรือ IMAP แล้ว ท่านอาจจะมีข้อสงสัยว่าท่านควรเลือกใช้งานแบบใดในบนความนี้จะมาอธิบายเกี่ยวกับ IMAP เพิ่มเติม IMAP คืออะไร ? IMAP (Internet Message Access Protocol) เป็นโปรโตคอลที่ใช้ในการเข้าถึงและจัดการกับกล่องจดหมายอีเมลบนเซิร์ฟเวอร์ จะใช้ร่วมกับโปรแกรมอีเมล เช่น Microsoft Outlook , Mozilla Thunderbird หรือ Apple […]
การเลือกผู้ให้บริการระบบอีเมลบริษัท หรือ อีเมลองค์กร
ในการใช้งานระบบอีเมลบริษัท หรือ อีเมลองค์กร ซึ่งเป็นระบบอีเมล On Cloud นั้นโดยส่วนใหญ่แล้วจะใช้งานกับทางผู้ให้บริการที่มีบริการเช่าระบบอีเมล หรือ Sever Email ซึ่งในบนความนี้เราจะมาพูดถึงเรื่องการเลือกผู้ให้บริการอีเมลนั้นมีความสำคัญอย่างไร และเทคนิคในการเลือกหรือมีข้อใดที่ใช้ในการพิจารณาผู้ให้บริการแต่ละเจ้าบ้าง อีเมลบริษัท หรือ อีเมลองค์กร คืออะไร อีเมลบริษัท หรือ อีเมลองค์กร คือระบบอีเมลที่ผู้ให้บริการพัฒนาขึ้นมาเพื่อ ใช้ในการติดต่อธุกิจ ส่งออกรับเข้าอีเมลที่สำคัญในนามบริษัทของท่าน ยกตัวอย่างให้เข้าใจง่าย ๆ คืออีเมลที่เป็นชื่อของท่าน และลงท้านด้วย @ชื่อบริษัท หรือ องค์กรณ์ของท่าน เช่น […]
การย้ายระบบ Email Hosting สามารถทำได้หรือไม่ ?
หลายท่านที่เข้ามาอ่านบนความนี้คงเคยได้มีการใช้งานระบบ Email Hosting กันมาบ้างแล้ว ซึ่งในการใช้งานระบบ Email Hosting ท่านอาจเคยพบปัญหาในการใช้งานเล็ก ๆ น้อยๆ หรือการใช้งานระบบที่ไม่ตรงต่อความต้องการขององค์กรของท่านซึ่งท่านอาจเคยมีคำถามว่าสามารถที่จะย้ายระบบ Email Hosting ไปใช้งานกับผู้ให้บริการรายอื่นได้หรือไม่และสามารถทำได้อย่างไรมีขั้นตอนการดำเนินการย้ายอย่างไรอย่างไรบ้าง ขั้นตอนการย้ายระบบ Email Hosting การเลือกใช้งานระบบ Email Hosting สิ่งที่ท่านควรเลือกพิจารณานั้นไม่ใช่เพียงฟังก์ชั่นการใช้งานของระบบอีเมลครบตรวจสอบความน่าเชื่อถือของผู้ให้บริการ และราคาที่เหมาะสมกันเพราะการย้ายระบบอีเมลแต่ละครั้งนั้นท่านอาจไม่สามารถควบคุมใดๆได้ว่าข้อมูลของท่านนั้นจะถูกย้ายมาครบหรือไม่หรือผู้ให้บริการรายใหม่นั้นจะตอบสนองความต้องการใช้งานหรือ Support ปัญหาการใช้งานของท่านได้หรือไม่ดังนั้น การเลือกผู้ให้บริการระบบEmail Hosting นั้นจึงเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งในการใช้งาน ระบบ Email Hosting […]
สำรองข้อมูล(Black up)ข้อมูลอีเมลบริษัทอย่างไร ?
ในการใช้งานอีเมลบริษัทนั้น หากใช้งานในการติดต่อธุรกิจหรือทำธุรกรรมใด ๆ ข้อมูลอีเมลแต่ละฉบับนั้นย่อมมีความสำคัญมากเพราะเราไม่รู้ว่าจะต้องนำข้อมูลมาใช้งานหรืออ้างอิงในตอนไหนบ้าง ดังนั้นการเก็บรักษาข้อมูลจึงเป็นสิ่งที่สำคัญลำดับต้น ๆ ในการใช้งานอีเมลบริษัท การสำรองข้อมูล (Black up) จึงเป็นกระบวนการสำคัญที่ท่านควรทำเพื่อปกป้องข้อมูลที่สำคัญไม่ให้สูญหายหรือถูกทำลาย ซึ่งรวมถึงข้อมูลอีเมลบริษัทด้วย การสำรองข้อมูลอีเมลเป็นวิธีที่สำคัญอย่างยิ่งที่จะรักษาข้อมูลทางธุรกิจและอื่นๆ วิธีการสำรองข้อมูล(Black up) มีวิธีใดบ้าง ข้อมูลโดยสรุป การสำรองข้อมูลในระบบอีเมลนั้นเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างมากในการใช้งานอีเมล เนื่องจากเป็นการ เก็บรักษาข้อมูลติดต่อทางอีเมลของท่านเพื่อป้องกันการสูญหายของข้อมูลหรือ เหตุต่างๆที่อาจเกิดขึ้นได้ในอนาคต หรือจะใช้สำหรับสำรองข้อมูลจากเซิร์ฟเวอร์ อีเมลหนึ่งลงเครื่องคอมงพิวเตอร์ ในกรณีที่ย้ายระบบอีเมลข้อมูลของเซิร์ฟเวอร์เก่าจะถูกจัดเก็บไว้ในรูปแบบดาต้าไฟล์ในโปรแกรมสำหรับใช้งานอีเมล ตัวอย่างเช่นโปรแกรม Outlook ซึ่งในการใช้งานระบบอีเมลบริษัทนั้นทางผู้ให้บริการหลายๆเจ้าจะมีการ Black up ข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์ไว้อยู่แล้วขึ้นอยู่กับแต่ละระบบว่าจะมีการ […]
การใช้งานอีเมลบริษัทแบบPOP3 และ IMAP แตกต่างกันอย่างไร
ในการใช้งานอีเมลบริษัทมีช่องทางการใช้งานหลากหลาย ยกตัวอย่างเช่น หน้าเว็บเมลของระบบอีเมลแต่ละระบบหรือหากท่านเคยชินกับการใช้งานอีเมลผ่านโปรแกรมสำหรับตรวจสอบอีเมลต่าง ๆ เช่นโปรแกรม Microsoft Outlook หรือ Thunderbird ก็สามารถทำได้ โดยการแอดอีเมลบริษัทของท่านลงในโปรแกรม ซึ่งจะมีขั้นตอนการแอดอีเมลแตกต่างกันและการกรอกค่าต่างๆของแต่ละระบบอีเมลที่แตกต่างกัน ซึ่งการนำอีเมลบริษัทไปแอดใช้งานในโปรแกรมนั้นจะต้องเลือก Type แบบPOP3 หรือ IMAP POP3 คืออะไร ? POP3 เป็นโปรโตคอลที่ใช้ในการดึงอีเมลจาก Server ลงมาเก็บไว้ยังอุปกรณ์หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ ที่ทำการลงอีเมลนั้น ๆ ไว้ และจะส่งคำสั่งไปลบอีเมลที่ถูกดึงลงมาจาก Server ตามระยะเวลาที่ตั้งไว้ในโปรแกรมนั้น […]
ช่องทางการใช้งานอีเมลบริษัทในอุปกรณ์เคลื่อนที่ต่างๆ
อีเมลบริษัท หรือ อีเมลธุรกิจ (Business Email) เป็นวิธีการสื่อสารทางออนไลน์ที่สำคัญในการทำธุรกิจในยุคปัจจุบัน การใช้อีเมลบริษัทมีความสำคัญเพราะเป็นช่องทางสื่อสารที่เป็นทางการระหว่างบริษัท ซึ่งช่วยให้ท่านสามารถสื่อสารกับลูกค้า พาร์ทเนอร์ธุรกิจ หรือคนอื่น ๆ ในบริษัทอย่างมีประสิทธิภาพ มีการใช้งานอีเมลหลากหลายช่องทางทั้งในคอมพิวเตอร์สำนักงาน Laptop หรือในโทรศัพท์มือถือ เพื่อให้ท่านได้เห็นอีเมลที่ติดต่อเข้ามา ได้อย่างครบถ้วนและไม่พลดในทุกการติดต่อธุรกิจ การใช้งานอีเมลบริษัทในอุปกรณ์เคลื่อนที่อย่างไร ในการใช้งานอีเมลบริษัท หรือ อีเมลธุรกิจ การเข้าใช้งานในอุปกรณ์เคลื่อนที่ไปด้วยเพื่อไว้ใช้สำหรับตรวจสอบอีเมลที่ส่งเข้ามาหรือตอบกลับอีเมลเมื่อท่านมิได้อยู่ใกล้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานซึ่งการใช้งานในอุปกรณ์เครื่องที่นั้นโดยส่งนใหญ่ใช้สำหรับการแจ้งเตือนเมื่อมีอีเมลใหม่ ๆ เข้ามาหรือส่งออกอีเมลเร่งด่วน โดยใช้งานผ่าน โทรศัพท์สมาร์ทโฟนและแท็บเล็ต ท่านสามารถใช้อีเมลบริษัทผ่านแอปพลิเคชันอีเมลบนสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตของคุณ เช่น Gmail, Apple […]