สิ่งที่ระบบอีเมลเกือบทุกระบบจะมีข้อจำกัดหนึ่งสิ่งที่เหมือนกัน คือ ข้อจำกัดด้านพื้นที่การจัดเก็บอีเมล ซึ่งในแต่ละระบบอีเมลก็มีพื้นที่ในการจัดเก็บที่ให้ผู้ใช้งานแตกต่างกัน มากน้อยต่างกันตามราคาและแพ็กเก็ตของแต่ละผู้ให้บริการอีเมล ดังนั้นสิ่งที่ผู้ใช้งานต้องเป็นผู้ตรวจสอบและจัดสรรในการใช้งานอีเมลบริษัทก็คือพื้นที่จัดเก็บ เพราะหากพื้นที่จัดเก็บอีเมลเต็มนั้นก็จะไม่สามารถรับอีเมลใหม่ ๆ เข้ามาได้ ในบนความนี้เราจึงจะมาพูดถึงเรื่องที่ว่า ในกรณีที่พื้นที่การจัดเก็บอีเมลเต็มแล้วนั้น ต้องทำอย่างไรจึงจะรับอีเมลใหม่ๆ เข้ามาได้ พื้นที่จัดเก็บอีเมลคืออะไร ? สำหรับพื้นที่จัดเก็บอีเมล (Disk space) คือ ขนาดของ Mail box ที่ทางผู้ให้บริการระบบอีเมล หรือ ผู้ดูและระบบอีเมลของทางกำหนดไว้ในว่าแต่ละอีเมลจะมี ขนาดของ Mail box เท่าใด ซึ่งจะมีเริ่มต้นจากน้อยมาก […]
สาเหตุที่ข้อมูลอีเมลบนหน้า Webmail หายไปเกิดจากเหตุใดได้บ้าง ?
ผู้ใช้งานอีเมลบริษัทหลายท่านคงต้องเคยพบเจอกับการที่ข้อมูลอีเมลหายไปจากกล่องข้อความที่เคยอยู่และคงสงสัยว่าหายไปได้อย่างไร หรือ มีวิธีตรวจสอบอย่างไรว่าอีเมลนั้นหายไปได้อย่างไร หรือ หายไปอยู่ที่ใด ดังนั้นในบนความนี้เราจะมาแจ้งวิธีการตรวจสอบเบื้องต้นว่ามีเหตุใดบ้างที่อีเมลจะหายไปจาก Webmail ได้ สิ่งที่ต้องตรวจสอบ หลังจากอีเมลหายไปจาก Webmail เนื่องจากการใช้งานแบบ POP3 ในโปรแกรม Outlook หรือ Thunderbird นั้นจะทำการดึงข้อมูลจาก Mail Sever หรือ Webmail ลงมาเก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ทำการลงอีเมลนั้นๆ ไว้และจะมีการส่งคำสั่ง สำหรับลบอีเมลที่ถูกดึงมาไว้แล้วออกจาก Mail Sever หรือ Webmail ตามวันที่กำหนดไว้ซึ่งหากไม่ได้ตั้งค่าเปลี่ยนแปลงใด […]
การส่งต่ออีเมลอัตโนมัติ(Auto Forward)ที่ได้รับไปยังอีกอีเมลหนึ่ง
ในการใช้งานอีเมลบริษัทนั้น บางท่านผู้ใช้งานอีเมลมากกว่า 1 Account อาจจะ 2 หรือมากกว่าไว้สำหรับแยกอีเมลที่ต้องการให้ส่งเข้ามา ผู้ใช้งานบางท่านอาจต้องการให้อีเมลที่ถูกส่งเขามายังอีเมลที่ 1 ถูกจัดส่งไปที่อีเมลที่ 2 ด้วยโดยอัตโนมัติ เพื่อไว้สำหรับเก็บข้อมูลไว้ตรวจสอบภายหลัง หรือ ไว้ใช้ในกรณีที่มีผู้เกี่ยวข้องกับอีเมลหลายท่านเช่น กลุ่ม หรือ แผนก อีเมลส่งต่ออัตโนมัติ(Auto Forward) คืออะไร อีเมลส่งต่ออัตโนมัติหมายถึงการตั้งค่าให้อีเมลที่ส่งเข้าถึงบัญชีหนึ่ง สามารถส่งต่ออีเมลที่ถูกส่งมาให้กับบัญชีอีเมลอื่นๆ โดยอัตโนมัติ ซึ่งจะมีประโยชน์มากในกรณีที่คุณต้องการรวมอีเมลที่เข้ามาในบัญชีหลักและกระจากออกไปยังบัญชีอื่น ๆ ได้มากกว่า 1 บัญชี หรือสามารถใช้งานกรณี […]
เราจะเปลี่ยนชื่ออีเมลบริษัทได้หรือไม่ ?
การเปลี่ยนชื่ออีเมลบริษัทนั้นในระบบอีเมลส่วนใหญ่นั้นสามารถเปลี่ยนชื่ออีเมลได้โดยจะสามารถเปลี่ยนได้ตามช่องทางของแต่ละระบบอีเมลนั้น ๆ ซึ่งการเปลี่ยนชื่ออีเมลสามารถเกิดขึ้นได้หากใช้งานไปสักระยะ และมีความต้องการเปลี่ยน หรือชื่ออีเมลไม่ถูกต้อง หรือแม้กระทั่งเปลี่ยน เนื่องจากเปลี่ยนผู้ใช้งาน หรือต้องการเลิกใช้งานอีเมลนั้นแต่ยังคงต้องการเก็บไว้เพื่อดูข้อมูลที่อยู่ในอีเมลนั้นอยู่ก็สามารถใช้การเปลี่ยนชื่ออีเมลเพื่อไม่ให้ผู้ใดส่งอีเมลเข้ามาได้ หากเปลี่ยนชื่ออีเมลแล้วข้อมูลในชื่ออีเมลเดิมจะยังอยู่หรือไม่ เป็นอีกหนึ่งคำถามที่ผู้ใช้งานอาจเกิดข้อสงสัยหากต้องการเปลี่ยนชื่ออีเมลหลังจากเปลี่ยนชื่ออีเมลไปแล้วนั้น ในส่วนของข้อมูลเดิมภายในอีเมลเก่านั้นจะยังคงอยู่ทั้งหมดและสามารถตรวจสอบ หรือ ตอบกลับอีเมลนั้นได้อยู่ ข้อควรระวังหลังจากเปลี่ยนชื่ออีเมลแล้ว ข้อมูลโดยสรุป ในการเปลี่ยนชื่ออีเมลนั้นสามารถเปลี่ยนชื่อได้หรือไม่ขึ้นอยู่กับระบบอีเมลที่ท่านใช้งานอยู่ว่าสามารถทำได้หรือไม่ในส่วนของข้อมูลเก่าจะยังอยู่ครบถ้วน ข้อควรระวังของการเปลี่ยนชื่ออีเมลคือ การตั้งค่าในโปรแกรมต่าง ๆ ที่ได้มีการ Login อีเมลไว้จะต้องตั้งค่าใหม่ทั้งหมดในชื่ออีเมลใหม่ และ ต้องแจ้งผู้ติดต่อว่ามีการเปลี่ยนชื่ออีเมลใหม่ไม่ได้ใช้ชื่อเก่าแล้วเนื่องจากหากผู้ติดต่อได้รับ หรือ มีการส่งอีเมลเข้ามาในชื่อเก่านั้นท่านอาจไม่ได้รับอีเมลจากผู้ติดต่อในกรณีที่ผู้ส่ง ส่งเข้ามาในชื่อเก่า บทความที่เกี่ยวข้อง
การตั้งค่า Out of Office ในอีเมลบริษัทคืออะไร ?
ในการทำงานนั้นทุกท่านจะต้องมีวัน หยุด ไม่ว่าจะเป็นวันหยุดสุดสัปดาห์ วันหยุดตามปฏิทิน เทศกาลวันหยุดยาวต่าง ๆ หรือ แม้แต่ลาหยุดพักร้อน หรือ สัมมนาต่างประเทศ ที่อาจจะไม่สามารถรับ – ตอบกลับอีเมลได้ ท่านอยากให้มีการตอบกลับอีเมลที่ส่งเข้ามาหาท่านเมื่อท่านไม่สะดวก หรือ ไม่อยู่ที่สำนักงาน เพื่อแจ้งให้ผู้ติดต่อทราบและติดต่อกับเพื่อร่วมงานท่านอื่นที่พร้อมให้บริการกับผู้ติดต่อนั้น ๆ Out of Office หรือ Vacation ทำงานอย่างไร หากมีการตั้งค่า Out of Office หรือ Vacation […]
เหตุใดจึงไม่ได้รับอีเมลบางฉบับจากผู้ส่ง ?
ท่านผู้ใช้งานอีเมลบริษัทหลายท่านอาจเคยเจอกับเหตุการที่มีอีเมลจากผู้ส่งที่ติดต่อกันอยู่เป็นประจำ และ ผู้ส่งแจ้งว่าส่งอีเมลเข้ามาหาท่านแล้วแต่ท่านไม่ได้รับอีเมลบางฉบับจากผู้ส่ง ท่านอาจสงสัยว่าเกิดจากสาเหตุใดหรือมีวิธีการตรวจสอบอย่างไรได้บ้างว่ามีอีเมลที่ผู้ส่งแจ้งเข้ามานั้นติดอยู่ที่ส่วนใดหรือไม่ ซึ่งส่วนที่อาจเกี่ยวข้องนั้นมีอยู่หลัก ๆ ดังนี้ Filter Spam คืออะไร การตรวจสอบอีเมลทุกฉบับที่ส่งเข้ามายังระบบอีเมลของท่าน เพื่อตรวจสอบและกรองอีเมลฉบับนั้น ๆ ว่ามีส่วนใดตรงตามข้อกำหนดที่ตั้งค่าให้ไม่รับอีเมลหรือไม่ ซึ่งหากตรงตามเงื่อนไขที่ทางตัวกรอกตั้งค่าไว้ก็จะ ทำการ Block อีเมลฉบับนั้นไว้ที่ตัว Filter Spam ก่อนละจึงให้ผู้ที่มีสิทธิหรือมีอำนาจในการตรวจสอบเข้ามาตรวจสอบอีเมลฉบับ ดังกล่าวอีกครั้งหากเป็นอีเมลที่ผู้ใช้งานต้องการก็สามารถปล่อยเข้าสู่ระบบของผู้ใช้งานได้ โปรแกรมตรวจสอบอีเมล ในส่วนของโปรแกรมตรวจสอบอีเมลนั้นในแต่ละโปรแกรม อาจมีฟังก์ชั่นการป้องกันที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับแต่ละโปรแกรม เช่นอาจจะมีการย้ายอีเมลบางฉบับที่ตัวโปรแกรมมองว่าไม่ปลอดภัยต่อท่านผู้ใช้งานไป ไว้ในกล่องอื่น ๆ อย่างเช่นกล่อง Junk […]
พื้นที่จัดเก็บอีเมลต้องมีมากเท่าใดจึงจะเพียงพอ ?
หากพูดถึงเรื่องขนาดของพื้นที่อีเมล สิ่งที่ท่านอาจเคยพบเมื่อใช้งานอีเมลไปซักระยะหนึ่งแล้วอาจพบกับปัญหาอีเมลเต็มและไม่สามารถรับอีเมลใหม่ได้ จนต้องทำการเคลียร์พื้นที่อีเมลโดยการลบอีเมลที่อาจไม่ได้ใช้งานงานหรือไม่ต้องการเก็บไว้เพื่ออ้างอิงใด ๆ แล้วออกเพื่อให้สามารถรถกลับมารับอีเมลได้ หรือ ท่านอาจเกิดคำถามว่าต้องมีพื้นที่ในการจัดเก็บอีเมลเท่าใดจึงจะสมควรสำหรับอีเมลบริษัท พื้นที่เหมาะสมสำหรับอีเมลต้องมีขนาดเท่าใด ในส่วนนี้จะไม่สามารถตอบเป็นจำนวนได้อย่างชัดเจนมากนัก เนื่องจากในผู้ใช้งานแต่ละท่านก็มีอีเมลที่ถูกจัดส่งเข้ามาไม่เท่ากันและในอีเมลที่ได้รับแต่ละฉบับก็จะมีขนาดของอีเมลแต่ละฉบับไม่เท่ากัน หากแบ่งผู้ใช้งานอีเมลบริษัทออกเป็น 3 กลุ่มย่อย ๆ ดังนี้ 1. ผู้ใช้งานทั่วไปที่ใช้อีเมลในการติดต่อภายในหรือติดต่อด้านธุรกิจในบางโอกาส กลุ่มนี้อาจใช้งานพื้นที่อีเมลจำนวนไม่มากนักและไม่ต้องตรวจสอบจัดการพื้นที่บ่อยครั้ง2. ผู้ใช้งานที่เป็นธุรกิจ หรือ องค์กรขนาดกลาง ที่ใช้งานอีเมลในการติดต่อกับคู่ค้า , ลูกค้า , หรือติดต่อภายใน กลุ่มนี้จะได้ใช้งานอีเมลทั้ง ส่งออกและรับเข้าจำนวนมากพอสมควรและต้องเก็บข้อมูลการติดต่อไว้สำหรับอ้างอิงภายหลัง ดังนั้น จึงจำเป็นต้องใช้งานพื้นที่อีเมลมากหน่อย […]
หากต้องการเปลี่ยนเครื่องคอมพิวเตอร์ข้อมูลอีเมลจะถูกย้ายไปด้วยได้หรือไม่ ?
การใช้งานคอมพิวเตอร์สำนักงาน หรือ ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ส่วนตัวนั้นท่านผู้ใช้งานน่าจะเคยพบปัญหาการใช้งานหรือต้องการเปลี่ยนเครื่องคอมพิวเตอร์ในการใช้งานอีเมลและอาจมีข้อกังวลว่าหากท่านต้องการจะย้ายไปใช้งานในคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่นั้นจะสามารถนำอีเมลบริษัทของท่านไปใช้งานในเครื่องใหม่ได้หรือไม่และในส่วนของข้อมูลภายในอีเมลจะสามารถย้ายไปไว้ที่เครื่องใหม่ด้วยได้หรือไม่ ประเภทของการใช้งานอีเมล มีอะไรบ้าง เบื้องต้นท่านต้องตรวจสอบก่อนว่า ท่านนั้นใช้งานอีเมลแบบใดอยู่ หรือใช้งานอีเมลในช่องทางใด ซึ่งช่องทางเราใช้งานอีเมลที่ได้รับความนิยมใช้งาน มาก ๆ มีอยู่ 2 ช่องทางดังนี้ การใช้งานอีเมลผ่านหน้าเว็บเมล ในกรณีนี้ท่านสามารถนำอีเมลไป Login ผ่านหน้าเว็บเมลของท่านได้เลยโดยข้อมูลภายในอีเมลของท่านนั้นจะยังอยู่เหมือนกันที่ใช้งานในเครื่องเก่าทั้งหมด โดยท่านไม่ต้องดำเนินการย้ายข้อมูลใด ๆ เนื่องจากการใช้งานบนเว็บเมลเพียงอย่างเดียวนั้นคือการใช้งานอีเมลแบบ Cloud ซึ่งจะซิงค์ข้อมูลจากบนเซิร์ฟเวอร์อีเมลมาแสดงผ่านหน้าเว็บเมลนั้น ๆ การใช้งานผ่านโปรแกรมตรวจสอบอีเมล เช่น Microsoft Outlook การใช้งานอีเมลบริษัทผ่านโปรแกรมตรวจสอบอีเมล เช่น […]
ผู้ใช้งานแบบใดเหมาะจะใช้งานอีเมลแบบ POP3
สำหรับผู้ใช้งานอีเมลบริษัทนั้นท่านอาจเคยได้ยินทางผู้ให้บริการแจ้งท่านว่าระบบอีเมลนั้น ๆ สามารถลองรับการทำการแบบ POP3 และ IMAP โดยท่านอาจมีข้อสงสัยว่า ที่ทางผู้ให้บริการแจ้งนั้นคืออะไร และท่านควรเลื่อกใช้งานแบบใด หากต้องเลือกระหว่างทั้ง 2 แบบ ซึ่งในบทความนี้เราจะมาสรุป รูปแบบการทำงานของ POP3 ให้เข้าใจง่าย ๆ ในด้านของผู้ใช้งานอีเมลบริษัทสามารเลือกใช้ได้อย่างตรงตามความต้องการใช้งาน POP3 คืออะไร ? POP3 (Post Office Protocol version 3) เป็นโพรโทคอลสำหรับการรับอีเมล โดย POP3 […]
ผู้ใช้งานแบบใดเหมาะจะใช้งานอีเมลแบบ IMAP
ในการนำอีเมลบริษัทไปใช้งานกับโปรแกรมสำหรับตรวจสอบอีเมล หรือการใช้งานในอุปกรณ์เครื่องที่เช่นมือถือ หรือ Tablet ในขั้นตอนการเซ็ตอีเมลบริษัทจะมีขั้นตอนให้เลือกการใช้งานว่าท่านต้องการใช้งานแบบใด POP3 หรือ IMAP แล้ว ท่านอาจจะมีข้อสงสัยว่าท่านควรเลือกใช้งานแบบใดในบนความนี้จะมาอธิบายเกี่ยวกับ IMAP เพิ่มเติม IMAP คืออะไร ? IMAP (Internet Message Access Protocol) เป็นโปรโตคอลที่ใช้ในการเข้าถึงและจัดการกับกล่องจดหมายอีเมลบนเซิร์ฟเวอร์ จะใช้ร่วมกับโปรแกรมอีเมล เช่น Microsoft Outlook , Mozilla Thunderbird หรือ Apple […]