สำหรับผู้ที่ใช้งานอีเมลบริษัทนั้น จะต้องเคยพบปัญหาของการส่งอีเมลไปหาผู้รับผิดราย หรือ ส่งอีเมลผิดฉบับ และต้องการที่จะดึงอีเมลกลับมา ซึ่งการดึงอีเมลกลับมานั้น หรือ ที่เรียกกันว่า Recall Email จะสามารถทำได้ หรือ ไม่นั้น ก็ขึ้นอยู่กับระบบอีเมลที่ผู้ใช้งานนั้น ๆ ใช้งาน ซึ่งสำหรับ Microsoft 365 นั้น มีฟังก์ชันดังกล่าวให้ใช้งานเช่นเดียวกัน แต่การจะใช้งานได้นั้นก็ต้องเป็นไปตามข้อกำหนดของระบบ
ข้อกำหนดการ Recall Email ของ Microsoft 365
ผู้ส่ง และผู้รับต้องใช้งานในระบบ Microsoft 365
ฟังก์ชั่นนี้จะทำงานได้เฉพาะในระบบ Exchange หรือ Microsoft 365 เท่านั้น หากผู้รับใช้อีเมลจาก Gmail, Yahoo, หรือ ผู้ให้บริการอื่น จะไม่สามารถใช้งานได้
ผู้รับต้องยังไม่ได้เปิดอีเมล
หากผู้รับเปิดอีเมลแล้ว ฟังก์ชั่น Recall จะไม่สามารถลบอีเมลนั้นออกจากกล่อง inbox ของผู้รับได้
ผู้ส่ง และผู้รับต้องอยู่ภายในบริษัทเดียวกัน
หากอีเมลถูกส่งไปยังผู้รับนอกบริษัท การ Recall จะไม่สามารถทำได้
ต้องใช้ผ่านโปรแกรม Outlook เวอร์ชั่น Desktop
การ Recall Email สามารถทำได้ผ่านโปรแกรม Microsoft Outlook เท่านั้น (ไม่สามารถทำผ่าน Outlook Web หรือ Application Outlook เวอร์ชั่นมือถือได้)
วิธีการใช้งาน Recall Email
- เปิด Microsoft Outlook บนคอมพิวเตอร์
- ไปที่โฟลเดอร์ Sent Items (รายการที่ส่ง) และดับเบิลคลิกเปิดอีเมลที่ต้องการ Recall
- บน Ribbon เลือกแท็บ Message คลิกที่ Actions แล้วเลือก Recall This Message
- จะมีให้เลือก 2 ตัวเลือก
- Delete unread copies of this message : ลบสำเนาอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน
- Delete unread copies and replace with a new message : ลบสำเนาอีเมลและส่งข้อความใหม่แทน
- คลิก OK เพื่อดำเนินการ
ข้อควรระวัง !
- ฟังก์ชันนี้ไม่ได้การันตีว่าจะสามารถ Recall Email ได้ทุกครั้ง
- การ Recall Email อาจไม่สำเร็จ หากผู้รับมีการตั้งค่า Auto Forward (ส่งต่ออัตโนมัติ)
หากต้องการใช้งาน Microsoft 365 สามารถได้ทำอย่างไร ?
หากต้องการใช้งาน Microsoft 365 ราคาถูกสามารถสอบถามกับทางเทคโนโลยีแลนด์ได้เลย
ข้อมูลโดยสรุป
การจะใช้งาน Recall Email ในระบบ Microsoft 365 ได้นั้น จะต้องเป็นไปตามข้อกำหนดที่ระบบตั้งไว้ และการใช้งานต้องใช้งานผ่านโปรแกรม Microsoft Outlook เท่านั้น การใช้งานผ่าน Outlook Web หรือ Application Outlook เวอร์ชั่นมือถือไม่สามารถใช้งานฟังก์ชั่น Recall Email ได้
บทความที่เกี่ยวข้อง
- Microsoft 365 สามารถใช้งานหลาย Plan ได้หรือไม่ ?
- Microsoft 365 ทางเลือกของ Email Hosting
- ขั้นตอนการสร้างอีเมลบริษัท แบบง่ายๆ
- Microsoft Office 365 คือ อะไร ทำอะไรได้บ้าง
- Microsoft Office 365 ราคาถูกประหยัดด้วยเทคนิค Hybrid