หากพูดถึงเรื่องขนาดของพื้นที่อีเมล สิ่งที่ท่านอาจเคยพบเมื่อใช้งานอีเมลไปซักระยะหนึ่งแล้วอาจพบกับปัญหาอีเมลเต็มและไม่สามารถรับอีเมลใหม่ได้ จนต้องทำการเคลียร์พื้นที่อีเมลโดยการลบอีเมลที่อาจไม่ได้ใช้งานงานหรือไม่ต้องการเก็บไว้เพื่ออ้างอิงใด ๆ แล้วออกเพื่อให้สามารถรถกลับมารับอีเมลได้ หรือ ท่านอาจเกิดคำถามว่าต้องมีพื้นที่ในการจัดเก็บอีเมลเท่าใดจึงจะสมควรสำหรับอีเมลบริษัท
พื้นที่เหมาะสมสำหรับอีเมลต้องมีขนาดเท่าใด
ในส่วนนี้จะไม่สามารถตอบเป็นจำนวนได้อย่างชัดเจนมากนัก เนื่องจากในผู้ใช้งานแต่ละท่านก็มีอีเมลที่ถูกจัดส่งเข้ามาไม่เท่ากันและในอีเมลที่ได้รับแต่ละฉบับก็จะมีขนาดของอีเมลแต่ละฉบับไม่เท่ากัน หากแบ่งผู้ใช้งานอีเมลบริษัทออกเป็น 3 กลุ่มย่อย ๆ ดังนี้
1. ผู้ใช้งานทั่วไปที่ใช้อีเมลในการติดต่อภายในหรือติดต่อด้านธุรกิจในบางโอกาส กลุ่มนี้อาจใช้งานพื้นที่อีเมลจำนวนไม่มากนักและไม่ต้องตรวจสอบจัดการพื้นที่บ่อยครั้ง
2. ผู้ใช้งานที่เป็นธุรกิจ หรือ องค์กรขนาดกลาง ที่ใช้งานอีเมลในการติดต่อกับคู่ค้า , ลูกค้า , หรือติดต่อภายใน กลุ่มนี้จะได้ใช้งานอีเมลทั้ง ส่งออกและรับเข้าจำนวนมากพอสมควรและต้องเก็บข้อมูลการติดต่อไว้สำหรับอ้างอิงภายหลัง ดังนั้น จึงจำเป็นต้องใช้งานพื้นที่อีเมลมากหน่อย หรือต้องทำการเคลียร์พื้นที่อีเมลจำนวนบ่อยครั้งกว่าแบบที่ 1 หรือเลือกใช้งานระบบอีเมลที่มีพื้นที่มาก
3. ผู้ใช้งานที่เป็นธุรกิจ หรือ องค์กรขนาดใหญ่ จำเป็นต้องใช้งานพื้นที่อีเมลจำนวนมากเนื่องจากจำนวนผู้ใช้งานอีเมลมากและอาจมีการสร้างกลุ่มอีเมลภายในองค์กรเพื่อให้อีเมลที่ถูกส่งเข้านั้นถูกกระจายไปให้กับ Uesr อื่น ๆ ภายในได้รับรู้และเป็นการกระจายข้อมูลไปยังฝ่ายต่าง ๆ ด้วยจึงจะได้รับอีเมลเข้าจำนวนมาก ในข้อนี้จึงต้องกำหนดพื้นที่อีเมลไว้จำนวนมากหน่อยเพื่อไว้สำหรับรองรับอีเมลที่มาจากผู้ติดต่อให้ได้ทั้งหมด
จากที่กล่าวมาข้างต้นทั้งหมดดังนั้นแต่ละอีเมลจึงจะต้อง จัดการพื้นที่อีเมลที่เหมาะสมของแต่ละอีเมลเมื่อใช้งานไปซักระยะหรือต้องคอยตรวจสอบว่าอีเมลใดใกล้ที่จะเต็มและจึงค่อยเพิ่มพื้นที่ให้แต่ละอีเมล จึงจะแนะนำให้ใส่พื้นที่ของแต่ละอีเมลไว้อย่างน้อย
1 GB เพื่อให้สามารถรับอีเมลได้จำนวนหนึ่งและเลือกระบบอีเมลหรือผู้ให้บริการระบบอีเมลบริษัทที่มีพื้นที่อีเมลให้สอดคล้องต่อความต้องการหรือมีความยืดยุ่นในการเพิ่ม-ลดพื้นที่อีเมลได้ตลอดการใช้งานเพื่อให้สามารถจัดการพื้นที่อีเมลของแต่ละอีเมลได้อย่างง่ายดายช่วยลดปัญหาอีเมลเต็มได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ข้อมูลโดยสรุป
สำหรับพื้นที่อีเมลนั้น ท่านไม่จำเป็นที่จะต้องซื้อระบบอีเมลที่มีพื้นที่จำนวนมากในครั้งแรกที่ต้องการใช้งานระบบอีเมลให้ทดลองใช้งานไปสักระยะเพื่อตรวจสอบว่าบริษัท หรือ องค์กรของทางมีปริมาณอีเมล เข้า-ออก จำนวนมากน้อยเพียงใดแล้วค่อย ๆ จัดการพื้นที่ของแต่ละอีเมลหากอีเมลใกล้เต็มแล้วจึงค่อยซื้อเพิ่มพื้นที่ของแต่ละอีเมลเพิ่มขึ้น ดังนั้งสิ่งที่สำคัญคือการเลือกผู้ให้บริการที่มีความยืดยุ่นในการปรับเพิ่ม – ลด พื้นที่ได้อย่างอิสระและมีพื้นที่ไม่น้อยจนเกินไปเหมาะสมแก่ราคาและการบริการของผู้ให้บริการนั้น
บทความที่เกี่ยวข้อง