ในการใช้งานอีเมลบริษัทนั้น หากใช้งานในการติดต่อธุรกิจหรือทำธุรกรรมใด ๆ ข้อมูลอีเมลแต่ละฉบับนั้นย่อมมีความสำคัญมากเพราะเราไม่รู้ว่าจะต้องนำข้อมูลมาใช้งานหรืออ้างอิงในตอนไหนบ้าง ดังนั้นการเก็บรักษาข้อมูลจึงเป็นสิ่งที่สำคัญลำดับต้น ๆ ในการใช้งานอีเมลบริษัท การสำรองข้อมูล (Black up) จึงเป็นกระบวนการสำคัญที่ท่านควรทำเพื่อปกป้องข้อมูลที่สำคัญไม่ให้สูญหายหรือถูกทำลาย ซึ่งรวมถึงข้อมูลอีเมลบริษัทด้วย การสำรองข้อมูลอีเมลเป็นวิธีที่สำคัญอย่างยิ่งที่จะรักษาข้อมูลทางธุรกิจและอื่นๆ
วิธีการสำรองข้อมูล(Black up) มีวิธีใดบ้าง
- การสำรองข้อมูลอีเมลบนเซิร์ฟเวอร์ (Server Email) หากท่านใช้งานอีเมลบริษัทกับทางผู้ให้บริการ Email hosting สามารถสอบถามกับทางผู้ให้บริการ ของท่านได้เลยว่ามีการ สำรองข้อมูล(Black up) อย่างไรบ้างและทำการ สำรองข้อมูลบ่อยเพียงใด
- การสำรองข้อมูลอีเมลลงเครื่องคอมพิวเตอร์ ผ่านโปรแกรมสำหรับจัดการอีเมล เช่นโปรแกรม Outlook , Thunderbird
โดยใช้ โปรโตคอล POP3 ในการดึงข้อมูลอีเมลจากบนเซิร์ฟเวอร์อีเมลลงมาเก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของท่านเพื่อเป็นการสำรองข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์ ลงมาเก็บไว้ยังเครื่องคอมพิวเตอร์ของท่านเอง - ระบบอีเมล ส่วนใหญ่แล้วจะมีการ สำรองข้อมูล(Black up) อยู่แล้ว ซึ่งส่วนใหญ่แล้วจะเป็นการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ระบบอีเมลของ Google Workspace และ Microsoft 365 หากท่านไม่นิได้เป็นผู้ลบออกเองอีเมลทั้งหมดก็จะไม่หายไปหรือหากท่านเผลอลบออกอีเมลจะถูกย้ายไปไว้ในกล่อง ถังขยะ หรือ ข้อมูลที่ถูกลบก่อนและจะใช้เวลาในการเก็บไว้จำนวน 30 วัน
ข้อมูลโดยสรุป
การสำรองข้อมูลในระบบอีเมลนั้นเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างมากในการใช้งานอีเมล เนื่องจากเป็นการ เก็บรักษาข้อมูลติดต่อทางอีเมลของท่านเพื่อป้องกันการสูญหายของข้อมูลหรือ เหตุต่างๆที่อาจเกิดขึ้นได้ในอนาคต หรือจะใช้สำหรับสำรองข้อมูลจากเซิร์ฟเวอร์ อีเมลหนึ่งลงเครื่องคอมงพิวเตอร์ ในกรณีที่ย้ายระบบอีเมลข้อมูลของเซิร์ฟเวอร์เก่าจะถูกจัดเก็บไว้ในรูปแบบดาต้าไฟล์ในโปรแกรมสำหรับใช้งานอีเมล ตัวอย่างเช่นโปรแกรม Outlook ซึ่งในการใช้งานระบบอีเมลบริษัทนั้นทางผู้ให้บริการหลายๆเจ้าจะมีการ Black up ข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์ไว้อยู่แล้วขึ้นอยู่กับแต่ละระบบว่าจะมีการ Black up บ่อยครั้งเพียงใด