เบื้องต้นต้องขอพูดถึงอีเมลองค์กร หรือ อีเมลบริษัทกันก่อน คือ อีเมลที่ใช้งานในชื่อ @yourcompany.com หรืออีเมลที่ใช้งานในชื่อโดเมนของบริษัท/องค์กรของคุณ ซึ่งหลายท่านเคยใช้งาน Free email เช่น @hotmail , @gmail , @yahoo ในการติดต่อธุรกิจซึ่งการใช้ Free email ในการติดต่อธุรกิจนั้นไม่ใช่เรื่องที่ผิดแต่ในด้านของความน่าเชื่อถือในอีเมลฉบับดังกล่าวนั้นอาจถูกมองว่าเป็นอีเมลที่ไม่น่าเชื่อถือและพลาดการติดต่อธุรกิจกันได้
อีเมลองค์กร on cloud
อีเมลองค์กร on cloud คือการใช้งานอีเมลองค์กรที่มีประสิทธิภาพสูง บน sever cloud เพื่อเก็บข้อมูลในการ รับ-ส่งอีเมลไว้บน sever cloud และสามารถเปิดดูข้อมูลดังกล่าวผ่านหน้าเว็บไซต์ได้ตลอดเวลา หรือ ดึงข้อมูลดังกล่าวมาแสดงในโปรแกรมสำหรับตรวจสอบอีเมลหรือใช้ในอุปกรณ์เคลื่อนที่อย่างโทรศัพทย์มือถือ แท็บเล็ต ก็สามารถทำได้อย่างง่ายดาย มีระบบตรวจสอบความปลอดภัยและป้องกัน อีเมล spam ขั้นสูงกรองอีเมลทั้งขาเข้าและขอส่งออกเพื่อให้ผู้ใช้งานได้รับอีเมลประเภท spam จำนวนน้อยที่สุดและตรวจสอบได้ว่าอีเมลฉบับดังกล่าวส่งถึงผู้รับแล้วหรือไม่เพื่อให้ไม่พลาดทุกการติดต่อผ่านอีเมลองค์กร
อีเมล on premise
การติดตั้ง เครื่อง sever ไว้ภายในบริษัทหรือองค์กรของท่านโดยการติดตั้ง เครื่อง sever on premise ต้องใช้อุปกรณ์จำนวนมากทั้ง ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ ซึ่งต้องใช้ค่าใช้จ่ายในการทำสูงมากและต้องมีผู้เชี่ยวชาญในการติดตั้งและดูแลเครื่องตลอดเวลา โดยบริษัทต้องรับผิดชอบค่าใช้จ่ายจำนวนมากทั้งค่าดูแลรักษาเครื่อง ค่าใช้จ่ายในการอัพเกรด ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ ค่าจ้างผู้เชียวชาญเพื่อดูแลรักษาเครื่องและค่าสำรองข้อมูลต่าง ๆ
ข้อมูลโดยสรุป
การใช้งานระบบอีเมลองค์กร แบบ on cloud สะดวกเหมาะสำหรับการใช้งานกับอีเมลองค์กรอย่างมากเนื่องจากสามารถเชื่อมต่อกับข้อมูลที่อยู่บน sever cloud ได้ตลอดเวลาทำให้ไม่พลาดทุกการติดต่อธุรกิจผ่านทางอีเมลและในส่วนของค่าใช้จ่ายยังไม่มากเมื่อเทียบกับแบบ on premise ที่ต้องรับผิดช่อบค่าใช้จ่ายทั้งด้านของฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ และผู้ดูแล แบบ on cloud มีผู้เชียวชาญดูและsever และระบบอีเมลองค์กรของท่านตลอดเวลา และไม่ต้องแบกภาระค่าใช้จ่ายส่วนเกินต่างๆทำให้เหมาะอย่างมากกับบริษัท ทั้งขนาดเล็กขนาดกลางและขนาดใหญ่ หรือ ธุรกิจ SME ต่างๆที่ต้องการเปลี่ยนมาใช้งานอีเมลองค์กร