Zoho Workplace รวมแอปพลิเคชันหลากหลายสำหรับการทำงานในองค์กร เช่น อีเมลบริษัท (Zoho Mail), การจัดเก็บไฟล์ (Zoho WorkDrive), การสื่อสารแบบทีม (Zoho Cliq) และเครื่องมือสร้างเอกสาร (Zoho Writer, Zoho Sheet, Zoho Show) มีจุดเด่นคือการรวมฟีเจอร์ที่จำเป็นต่อการทำงานทั้งหมดในที่เดียว ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและลดความซับซ้อนในการจัดการเครื่องมือที่หลากหลายในการทำการหลายด้านในองค์กร
การเปลี่ยนแปลงหรือย้ายข้อมูลจากแพลตฟอร์มหนึ่งมายัง Zoho Workplace หรือที่เรียกว่า “Migrations” จึงเป็นกระบวนการสำคัญสำหรับองค์กรที่ต้องการเปลี่ยนมาใช้ระบบที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น บทความนี้จะอธิบายในท่านเข้าใจเกี่ยวกับการ Migrations และขั้นตอนเบื้องต้นสำหรับการดำเนินการ
Migrations คืออะไร
Migrations คือกระบวนการย้ายข้อมูลจากระบบหรือแพลตฟอร์มหนึ่งไปยังอีกระบบหนึ่ง โดย Zoho Workplace การ Migrations หมายถึงการนำข้อมูลอีเมล จากระบบเดิม เช่น Microsoft 365, Google Workspace หรือแพลตฟอร์มอีเมลอื่นๆ มายัง Zoho Workplace เพื่อให้ข้อมูลทั้งหมดอยู่ในที่เดียวและสามารถเปลี่ยนมาใช้งาน Zoho Workplace ได้อย่างไม่สดุด
Migrations ทำได้อย่างไร
การ Migrations ไปยัง Zoho Workplace สามารถทำได้หลากหลายวิธี ขึ้นอยู่กับประเภทของข้อมูลและระบบเดิมที่ใช้งาน โดยหลักๆ วิธีที่นิยมการย้ายข้อมูลอีเมลใช้ Zoho Mail Admin Console เพื่อดำเนินการในหัวข้อ Data Migration และใส่ค่าของระบบเดิม Select Protocol/ Application ย้ายอีเมลจากเซิร์ฟเวอร์เดิม เช่น IMAP หรือบริการคลาวด์อื่นๆ เช่น Gmail และ Outlook จากนั้นใส่ข้อมูลตามที่ระบบต้องการและ รอระบบทำการ Migrations ในขั้นตอนต่อไป
สิ่งที่ต้องเตรียมเพื่อ Migrations ข้อมูลมายัง Zoho Workplace
ก่อนเริ่มการ Migrations องค์กรควรเตรียมตัวให้พร้อมเพื่อให้กระบวนการราบรื่นที่สุด ดังนี้
- ตรวจสอบระบบเดิมตรวจสอบข้อมูลที่ต้องการย้าย เช่น ปริมาณอีเมล ขนาดรวมของแต่ละอีเมลต้องมีน้อยกว่าพื้นที่ของ zoho plan
- เตรียมข้อมูลที่ระบบ Migrations ต้องการเบื้องต้นเช่น รายชื่ออีเมล และ รหัสผ่านจากระบบเดิม
- เช็คการเชื่อมต่อและสิทธิ์การเข้าถึงของระบบเดิมว่ายังไม่หมดอายุหรือข้อมูลเดิมยังมีอยู่หรือไม่
- กำหนดช่วงเวลาที่มีผลกระทบน้อยที่สุดต่อการทำงานขององค์กร
- สร้างบัญชีผู้ใช้ใน Zoho Workplace ให้พร้อมและกำหนดสิทธิ์ plan การเข้าถึงข้อมูลสำหรับผู้ใช้แต่ละท่าน
- ทำการสำรองข้อมูลทั้งหมดในระบบเดิมก่อนเริ่มการ Migrations เพื่อป้องกันข้อมูลสูญหาย
- ตรวจสอบเครือข่ายให้เสถียรและรวดเร็วเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการ Migrations ที่มีข้อมูลจำนวนมาก
- ลองย้ายข้อมูลในปริมาณเล็กน้อยเพื่อทดสอบกระบวนการและแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นก่อนการย้ายข้อมูลทั้งหมด
ข้อมูลโดยสรุป
การ Migrations ไปยัง Zoho Workplace เป็นหนึ่งในเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถเปรี่ยนระบบมาใช้งาน Zoho ได้อย่างมีประสิทธิภาพ การเตรียมตัวอย่างเหมาะสมและการใช้เครื่องมือที่ Zoho จัดเตรียมไว้ จะช่วยให้กระบวนการนี้ราบรื่นและประสบความสำเร็จ หากท่านมีคำถามเพิ่มเติม สามารถติดต่อผู้ให้บริการ Zoho Workplace เพื่อขอคำแนะนำเพิ่มเติม
บทความที่เกี่ยวข้อง
- Zoho Meeting ใน Zoho Workplace คืออะไร ?
- Zoho Cliq ใน Zoho Workplace คืออะไร ?
- Zoho Showtime ใน Zoho Workplace คืออะไร ?
- Zoho WorkDrive ใน Zoho Workplace คืออะไร ?
- การตรวจสอบ Log การรับอีเมลใน Zoho Workplace