ผู้ที่ใช้งานอีเมลบริษัท บางครั้งอาจต้องการย้ายข้อมูลในอีเมลไปยังอีกหนึ่งอีเมล เนื่องจากหลายสาเหตุ เช่น ต้องการลบอีเมลนั้น แต่ยังต้องการเก็บข้อมูลไว้อยู่ เป็นต้น ซึ่งสามารถทำได้ โดยวิธีการทำก็จะขึ้นอยู่กับระบบอีเมลที่ท่านใช้งานอยู่ ดังนี้
Microsoft 365
Microsoft 365 คือหนึ่งในระบบอีเมลบริษัท ที่ให้บริการโดย Microsoft ซึ่งสามารถทำการย้ายข้อมูลในอีเมล ไปยังอีกหนึ่งอีเมลได้โดยดำเนินการที่หน้า Microsoft admin center
Google Workspace
Google Workspace คือหนึ่งในระบบอีเมลบริษัท ที่ให้บริการโดย Google ซึ่งสามารถทำการย้ายข้อมูลในอีเมล ไปยังอีกหนึ่งอีเมลได้โดยดำเนินการที่หน้า admin ของ Google Workspace
Email Hosting
สำหรับ Email Hosting จะไม่สามารถทำที่หน้า Admin ได้ ต้องดำเนินการผ่านโปรแกรม เช่น Outlook หรือ Thunderbird โดยมีขั้นตอนดังนี้
ขั้นตอนการดำเนินการย้ายข้อมูลไปไว้ในโปรแกรม
- เพิ่มบัญชีอีเมลบริษัทในโปรแกรมแบบ IMAP เพื่อให้โปรแกรมดึงข้อมูลทั้งหมดลงมาแสดง
- ทำการสร้าง Data File ในโปรแกรมเดียวกัน สร้างกล่องข้อมูลต่าง ๆ ที่ต้องการย้ายข้อมูลมาเช่น Inbox , sub folder
- เลือกคลุมข้อมูลจากอีเมลที่ต้องการจากนั้นคลิ้กขวา เลือก Move , เลือก Copy to Folder และเลือกกล่องข้อมูลที่สร้างไว้
- ข้อมูลจะถูกคัดลอกไปเก็บไว้ยัง Data File ในโปรแกรม
- ทำช้ำกับข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการย้าย
ขั้นตอนการนำข้อมูลจาก Data File ไปไว้ในอีเมล
- เพิ่มบัญชีอีเมลบริษัทในโปรแกรมแบบ IMAP เพื่อให้โปรแกรมดึงข้อมูลทั้งหมดลงมาแสดง
- ทำการสร้างกล่องข้อมูลต่าง ๆ ที่ต้องการย้ายข้อมูลมาเช่น Inbox , sub folder
- เลือกคลุมข้อมูลจาก Data File ที่ต้องการจากนั้นคลิ้กขวา เลือก Move , เลือก Copy to Folder และเลือกกล่องข้อมูลที่สร้างไว้
- ข้อมูลจะถูกคัดลอกไปเก็บไว้ยังอีเมลบริษัทในโปรแกรม
- ทำช้ำกับข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการย้าย
ข้อควรระวัง !
- พื้นที่ของอีเมลที่จะย้ายข้อมูลไปนั้น ควรมีพื้นที่ที่มากพอ เพราะการย้ายไปจะใช้งานพื้นที่ของอีเมลนั้น ซึ่งหากพื้นที่ไม่มากพอ อาจทำให้พื้นที่เต็ม จนไม่สามารถ รับ – ส่งอีเมลได้ หรือ ทำให้ข้อมูลที่ย้ายไปไปไม่ครบ
- ในระหว่างการย้ายไม่ควรปิดโปรแกรม เพราะอาจทำให้การย้ายข้อมูลขัดข้อง และค้างการทำงานได้
หากต้องการใช้งาน Microsoft 365, Google Workspace หรือ Email Hosting สามารถได้ทำอย่างไร ?
สามารถใช้งาน ms365 ราคาถูก หรือ Google Workspace ราคาถูกได้โดยการทำ Hybird Email โดยสามารถสอบถามกับทางเทคโนโลยีแลนด์ได้เลย
ข้อมูลโดยสรุป
การดำเนินการตามขั้นตอนข้างต้นจะช่วยให้ท่านย้ายข้อมูลอีเมลไปยังอีกอีเมล หรือ Back up ข้อมูลได้อย่างปลอดภัย และไม่ยุ่งยากผู้ใช้งานทั่วไปที่ไม่ต้องมีความสามารถในด้าน IT ก็สามารถดำเนินการได้ด้วยตนเอง
บทความที่เกี่ยวข้อง
- Microsoft 365 ทางเลือกของ Email Hosting
- ความแตกต่างระหว่าง Microsoft 365 Business กับ Office 365 คืออะไร ?
- ขั้นตอนการสร้างอีเมลบริษัท แบบง่ายๆ
- Microsoft Office 365 คือ อะไร ทำอะไรได้บ้าง
- Microsoft Office 365 ราคาถูกประหยัดด้วยเทคนิค Hybrid