ในการใช้งานอีเมลบริษัทมีช่องทางการใช้งานหลากหลาย ยกตัวอย่างเช่น หน้าเว็บเมลของระบบอีเมลแต่ละระบบหรือหากท่านเคยชินกับการใช้งานอีเมลผ่านโปรแกรมสำหรับตรวจสอบอีเมลต่าง ๆ เช่นโปรแกรม Microsoft Outlook หรือ Thunderbird ก็สามารถทำได้ โดยการแอดอีเมลบริษัทของท่านลงในโปรแกรม ซึ่งจะมีขั้นตอนการแอดอีเมลแตกต่างกันและการกรอกค่าต่างๆของแต่ละระบบอีเมลที่แตกต่างกัน ซึ่งการนำอีเมลบริษัทไปแอดใช้งานในโปรแกรมนั้นจะต้องเลือก Type แบบPOP3 หรือ IMAP
POP3 คืออะไร ?
POP3 เป็นโปรโตคอลที่ใช้ในการดึงอีเมลจาก Server ลงมาเก็บไว้ยังอุปกรณ์หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ ที่ทำการลงอีเมลนั้น ๆ ไว้ และจะส่งคำสั่งไปลบอีเมลที่ถูกดึงลงมาจาก Server ตามระยะเวลาที่ตั้งไว้ในโปรแกรมนั้น ๆ ซึ่งนั่นหมายความว่าอีเมลจะถูกเก็บไว้ในอุปกรณ์หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ ที่ใช้งานอย่างเดียวและไม่สามารถเข้าถึงได้จากเครื่องอื่นหรือตรวจสอบผ่านเว็บเมลได้
ซึ่งข้อดีของการใช้งานแบบ POP3 นั้น คือการที่ข้อมูลถูกจัดเก็บลงในเครื่องของท่านแล้วส่งคำสั่งไปลบข้อมูลออกจากServer จึ่งทำให้บริหารจัดการในส่วนของพื้นที่จัดเก็บภายในโดเมนได้ดีจะช่วยให้ลดการเกิดปัญหาอีเมลเต็มได้ แต่ก็จะมีข้อที่ต้องระวังอยู่เนื่องจากเป็นการเป็นข้อมูลไว้ในเครื่องใดเครื่องหนึ่ง หากมีการนำอีเมลนั้นๆ ไปใช้งานในเครื่องอื่น ด้วยอาจไม่เห็นข้อมูลอีเมลบางฉบับที่ถูกเครื่องที่ 1 ดึงลงมาเก็บไว้และทำการส่งคำสั่งลบออกจากบน Server แล้ว
IMAP คืออะไร ?
IMAP เป็นการนำข้อมูลที่อยู่ใน Server มาแสดงยังโปรแกรม ต่างๆ ที่ทำการลงอีเมลไว้โดยข้อมูลที่อยู่ใน Server อีเมลทั้งหมดจะถูกนำมาแสดงและเชื่องต่อกับ Server โดยตรง หากทำการลบอีเมลที่อยู่ในโปรแกรม ออกข้อมูลบนเซิฟเวอร์ก็จะถูกลบออกด้วยเช่นกัน
ชึ่งข้อดีของแบบ IMAP คือเหมาะสมแก่ท่านที่ต้องการใช้งาน 1 อีเมล ในหลายอุปกรณ์และต้องการเห็นข้อมูลในทุก ๆอุปกรณ์เหมือนกันทุก ๆอุปกรณ์ แต่ก็จะมีข้อที่ต้องระวังอยู่ด้วยเช่นเดียวกันเนื่องจาก การใช้งานแบบ IMAP จะเก็บข้อมูลทั้งหมดไว้บนServer อีเมลจึงทำให้ใช้งานพื้นที่จำนวนมาก ทำให้ท่านต้องคอยตรวจสอบพื้นที่ของอีเมลนั้น ๆ ไม่ให้เต็ม เพราะถ้าหากอีเมลเต็มก็จะไม่สามารถรับอีเมลใหม่ ๆ ได้อีก
ข้อมูลโดยสรุป
การใช้งานอีเมลในโปรแกรม ต่าง ๆ ต้องเลือกใช้งานแบบ POP3 หรือ IMAP ซึ่งข้อแตกต่างทั้ง 2 แบบขึ้นอยู่กับการใช้งานของผู้ใช้งานว่าต้องการใช้งานอีเมลนั้น ๆ แบบใด หากต้องการใช้งาน หลายเครื่อง และต้องการเห็นข้อมูลเหมือนกันทั้งหมดให้เลือกใช้งานแบบ IMAP หรือหากต้องการเก็บข้อมูลสำรองข้อมูลอีเมลนั้นๆ ไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์และลบอีเมลออกจาก Serverเพื่อลดปัญหาอีเมลเต็มให้เลือกใช้งานแบบ POP3 ซึ่งทั้ง 2 แบบนั้นมีข้อดีข้อเสียที่แตกต่างกันตามข้อมูลด้านบน ดังนั้นการจะเลือกใช้แบบใดขึ้นอยู่กับความต้องการของทางผู้ใช้งาน