เหตุใดจึงไม่ได้รับอีเมลบางฉบับจากผู้ส่ง ?

ท่านผู้ใช้งานอีเมลบริษัทหลายท่านอาจเคยเจอกับเหตุการที่มีอีเมลจากผู้ส่งที่ติดต่อกันอยู่เป็นประจำ และ ผู้ส่งแจ้งว่าส่งอีเมลเข้ามาหาท่านแล้วแต่ท่านไม่ได้รับอีเมลบางฉบับจากผู้ส่ง ท่านอาจสงสัยว่าเกิดจากสาเหตุใดหรือมีวิธีการตรวจสอบอย่างไรได้บ้างว่ามีอีเมลที่ผู้ส่งแจ้งเข้ามานั้นติดอยู่ที่ส่วนใดหรือไม่

ซึ่งส่วนที่อาจเกี่ยวข้องนั้นมีอยู่หลัก ๆ ดังนี้

• ตัวกรอง Filter Spam
• โปรแกรมสำหรับตรวจสอบอีเมล
• โดเมน หรือ ระบบ DNS เกิดปัญหาในช่วงเวลาดังกล่าว

Filter Spam คืออะไร

การตรวจสอบอีเมลทุกฉบับที่ส่งเข้ามายังระบบอีเมลของท่าน เพื่อตรวจสอบและกรองอีเมลฉบับนั้น ๆ ว่ามีส่วนใดตรงตามข้อกำหนดที่ตั้งค่าให้ไม่รับอีเมลหรือไม่ ซึ่งหากตรงตามเงื่อนไขที่ทางตัวกรอกตั้งค่าไว้ก็จะ ทำการ Block อีเมลฉบับนั้นไว้ที่ตัว Filter Spam ก่อนละจึงให้ผู้ที่มีสิทธิหรือมีอำนาจในการตรวจสอบเข้ามาตรวจสอบอีเมลฉบับ ดังกล่าวอีกครั้งหากเป็นอีเมลที่ผู้ใช้งานต้องการก็สามารถปล่อยเข้าสู่ระบบของผู้ใช้งานได้

โปรแกรมตรวจสอบอีเมล

ในส่วนของโปรแกรมตรวจสอบอีเมลนั้นในแต่ละโปรแกรม อาจมีฟังก์ชั่นการป้องกันที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับแต่ละโปรแกรม เช่นอาจจะมีการย้ายอีเมลบางฉบับที่ตัวโปรแกรมมองว่าไม่ปลอดภัยต่อท่านผู้ใช้งานไป ไว้ในกล่องอื่น ๆ อย่างเช่นกล่อง Junk , Spam ทำให้ท่านอาจไม่พบ ข้อมูลอีเมลบางฉบับ ซึ่งท่านอาจเกิดคำถามว่าก่อนหน้านี้ยังสามารถรับอีเมลจากผู้ส่งเข้ามาที่ Inbox ได้อย่างปกติ แต่ทำไมฉบับนี้จึงส่งเข้ามาแล้วถูกคัดแยกไปยัง กล่อง Junk , Spam ในส่วนนี้ขึ้นอย่างกับ ฟังก์ชั่นของโปรแกรมนั้น ๆ จะตรวจสอบพบคาวมผิดปกติจากส่วนใด ยกตัวอย่างเช่นไฟล์แนบ หรือ link ที่อาจแฝง สแปม หรือ มัลแวร์ติดมาด้วยจากเครื่องของผู้ส่งโดยที่ผู้ส่งเองก็ไม่ทราบ

โดเมน หรือ ระบบ DNS เกิดปัญหาในช่วงเวลาดังกล่าว

ระบบอีเมลบริษัทนั้นจะต้องทำการร่วมกัน กับ Domain name และ ระบบDNS ซึ่งหากทั้ง 2 อย่างนี้เกิดปัญหาในช่วงเวลานั้นก็จะส่งผลกระทบกับระบบอีเมลโดยทันทีทำให้ไม่สามาารถรับหรือส่งอีเมลได้เลย โดยปัญหาที่จะยกตัวอย่างที่อาจเกิดขึ้นได้ คือการที่ Domain name หมดอายุหรือไม่ได้ต่ออายยุโดเมน , มีการแก้ไขค่า หรือ ชี้ค่า DNS ที่ผิดไว้ ก็จะส่งผลกระทดกับระบบอีเมลในช่วงเวลานั้น ๆ ได้

ข้อมูลโดยสรุป

การที่ผู้ใช้งานอาจไม่ได้รับ อีเมลบางฉบับจากผู้ส่งที่ติดต่อกันอยู่เป็นประจำนั้น สาเหตุหลัก ๆ ที่จะสามารถตรวจสอบได้นั้น คือ
1. ตรวจสอบที่ระบบ Filter Spam ของระบบอีเมลบริษัทที่ท่านนั้นใช้งานอยู่ว่ามีอีเมลจากผู้ส่ง ติดตัวกรองอยู่หรือไม่
2. ตรวจสอบในกล่างต่าง ๆ เช่น Junk , Spam ของโปรแกรมตรวจสอบอีเมล ว่ามีอีเมลจากผู้ส่งถูกคัดแยกไปไว้หรือไม่
3. แจ้งผู้ให้บริการระบบอีเมล หรือ ผู้เกี่ยวข้องตรวจสอบระบบ โดเมน หรือ DNS ว่าเกิดปัญหาในช่วงเวลาดังกล่าวหรือไม่
ซึ่งหากตรวจสอบข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วนั้น ไม่พบคาวมผิดพลาดในส่วนใด ก็อาจจะต้องสอบถามกับปลายทางเพิ่มเติมว่ามีอีเมล หรือ Error ตีกลับใดส่งถึงผู้ส่งหรือไม่ หรือให้ปลายทางลองตรวจสอบในเซิร์ฟเวอร์ของปลายทางเพิ่มเติมว่ามีการส่งออกอีเมลฉบับนั้นออกมาแล้วหรือไม่ และสถานะการส่งนั้นเป็นอย่างไร

บทความที่เกี่ยวข้อง

พื้นที่จัดเก็บอีเมลต้องมีมากเท่าใดจึงจะเพียงพอ ?