หลายท่านที่ใช้งานระบบอีเมลบริษัท ซึ่งเป็นการใช้งานแบบ 1 อีเมลหลายผู้ใช้งาน หรือแบบ 1รายชื่ออีเมลใช้งานหลายอุปกรณ์ อาจเคยพบเจอกับปัญหาการเห็นข้อมูลไม่ตรงกับใน 2 อุปกรณ์หรือมากกว่า เช่น เครื่องที่ 1 มีอีเมลช่วงเวลานี้ แต่ทำไมเครื่องที่ 2 จึงไม่มีอีเมลในช่วงเวลาเดียวกัน จึงทำให้ผู้ใช้งานเครื่องที่ 2 พลาดการติดต่อทางธุรกิจที่สำคัญได้
ในบนความนี้เราจะมาแจ้งให้ทราบถึงสาเหตุที่เกิดปัญหากรณีดังกล่าวว่าเกิดขึ้นได้อย่างไร และแจ้งวิธีการปรับแก้ไขให้ไม่เกิดขึ้นอีกในอนาคต
โดย สาเหตุที่เห็นข้อมูลอีเมลไม่เหมือนกัน คือ
สาเหตุที่เกิดขึ้นได้คือการใช้งานอีเมลบนโปรแกรม เช่น Outlook หรือ Thunderbird แบบเครื่องละ Type กัน แล้ว เครื่องละ Type หมายถึงแบบใด ? ในการใช้งานอีเมลบริษัทบนโปรแกรมนั้นจะเป็นการเลือกใช้งานแบบ POP3 หรือ IMAP
POP3 คืออะไร ?
POP3 เป็นโปรโตคอลที่ใช้ในการดึงข้อมูลอีเมลจาก Server ลงมาเก็บไว้ยังอุปกรณ์หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ ที่ทำการลงอีเมลนั้น ๆ ไว้ และจะส่งคำสั่งไปลบอีเมลที่ถูกดึงลงมาจาก Server ตามระยะเวลาที่ตั้งไว้ในโปรแกรมนั้น ๆ ซึ่งนั่นหมายความว่าอีเมลจะถูกเก็บไว้ในอุปกรณ์หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ ที่ใช้งานอย่างเดียวและไม่สามารถเข้าถึงได้จากเครื่องอื่นหรือตรวจสอบผ่านเว็บเมลได้
IMAP คืออะไร ?
IMAP เป็นการนำข้อมูลที่อยู่ใน Server มาแสดงยังโปรแกรมต่างๆ ที่ทำการลงอีเมลไว้โดยข้อมูลที่อยู่ใน Server อีเมลทั้งหมดจะถูกนำมาแสดงและเชื่อมต่อกับ Server โดยตรง หากทำการลบอีเมลที่อยู่ในโปรแกรม ออกข้อมูลบนเซิฟเวอร์ก็จะถูกลบออกด้วยเช่นกัน
ยกตัวอย่างการใช้งาน เช่น อุปกรณ์เครื่องที่ 1 ผู้ใช้งานใช้งานแบบ POP3 ซึ่งจะดึงข้อมูลมาเก็บไว้ในเครื่องนี้และส่งคำสั่งไปลบข้อมูลออกจาก Server ทำให้ อุปกรณ์เครื่องที่ 2 ที่ใช้งานแบบ IMAP จะไม่เห็นข้อมูลที่ถูกอุปกรณ์เครื่องที่ 1 ดึงไปเก็บไว้นั้นแล้ว
วิธีการปรับแก้ไขให้ไม่เกิดปัญหานี้ขึ้นอีกในอนาคต
สำหรับปัญหานี้เกิดจาก 2 เครื่องใช้งานโปรโตคอลคนละ Type กันซึ่งวิธีการปัญหาคือการเลือกใช้งาน IMAP ให้เหมือนกันทั้ง 2 เครื่องจะเป็นการใช้งานพื้นที่บน Server เพื่อเก็บข้อมูลและนำข้อมูลนั้นไปแสดงบนอุปกรณ์อื่นๆ โดยไม่มีการส่งคำสั่งลบอีเมลทำให้ทุกอุปกรณ์จะเห็นข้อมูลเหมือนกัน 100% ทุกกล่องจดหมาย
ข้อมูลโดยสรุป
สำหรับสาเหตุและวิธีการแก้ไขปัญหานั้นสามารถดำเนินการได้ตามที่ทางเรามีการแนะนำในบนความข้อด้านบน ซึ่งสำหรับในองค์กรที่ไม่มีพื้นฐานการใช้งานระบบอีเมลบริษัทอาจไม่สามารถตรวจสอบหรือดำเนินการด้วยตนเองได้ การติดต่อเทคโนโลยีแลนด์เพื่อให้ตรวจสอบและ Support แก้ไขปัญหาให้จึงเป็นทางเลือกที่เหมาะสมสำหรับการแก้ไขปัญหานี้มิให้เกิดขึ้นอีกเพื่อป้องกันการพลาดไม่ได้รับอีเมลจากทางธุรกิจที่สำคัญ
บทความที่เกี่ยวข้อง
- ขั้นตอนการสร้างอีเมลบริษัท แบบง่ายๆ
- Microsoft Office 365 คือ อะไร ทำอะไรได้บ้าง ?
- Google Workspace Hybrid คืออะไร ประหยัดได้อย่างไร
- ระบบอีเมลบริษัท ที่เหมาะสำหรับองค์กรหรือบริษัทที่มีพนักงานจำนวนมาก
- ระบบ Email Hosting ใน Microsoft Office 365 คืออะไร ?