สิ่งที่ระบบอีเมลเกือบทุกระบบจะมีข้อจำกัดหนึ่งสิ่งที่เหมือนกัน คือ ข้อจำกัดด้านพื้นที่การจัดเก็บอีเมล ซึ่งในแต่ละระบบอีเมลก็มีพื้นที่ในการจัดเก็บที่ให้ผู้ใช้งานแตกต่างกัน มากน้อยต่างกันตามราคาและแพ็กเก็ตของแต่ละผู้ให้บริการอีเมล ดังนั้นสิ่งที่ผู้ใช้งานต้องเป็นผู้ตรวจสอบและจัดสรรในการใช้งานอีเมลบริษัทก็คือพื้นที่จัดเก็บ เพราะหากพื้นที่จัดเก็บอีเมลเต็มนั้นก็จะไม่สามารถรับอีเมลใหม่ ๆ เข้ามาได้ ในบนความนี้เราจึงจะมาพูดถึงเรื่องที่ว่า ในกรณีที่พื้นที่การจัดเก็บอีเมลเต็มแล้วนั้น ต้องทำอย่างไรจึงจะรับอีเมลใหม่ๆ เข้ามาได้
พื้นที่จัดเก็บอีเมลคืออะไร ?
สำหรับพื้นที่จัดเก็บอีเมล (Disk space) คือ ขนาดของ Mail box ที่ทางผู้ให้บริการระบบอีเมล หรือ ผู้ดูและระบบอีเมลของทางกำหนดไว้ในว่าแต่ละอีเมลจะมี ขนาดของ Mail box เท่าใด ซึ่งจะมีเริ่มต้นจากน้อยมาก ๆ ตั้งแต่หลัก KB(Kilobyte) ไปจนมากถึงเยอะมาก ๆ อย่างหลัก TB (Terabyte) ซึ่งจะมีไว้สำหรับจัดเก็บข้อมูลอีเมลทั้งขาเข้า และขาส่งออกทั้งหมดในอีเมลนั้น ๆ
หากพื้นที่จัดเก็บอีเมลที่มีอยู่เต็มจะเกิดอะไรขึ้น ?
ในกรณีที่พื้นที่จัดเก็บอีเมลนั้นเต็ม ก็จะส่งผลทำให้ไม่สามารถรับอีเมลใหม่เข้ามาได้อีก และไม่สามารถส่งออกอีเมลออกได้ด้วยเช่นเดียวกัน ซึ่งผู้ที่ส่งอีเมลเข้ามาหาอีเมลที่พื้นที่เต็มนั้นก็จะได้รับอีเมลตีกลับไปยัง ผู้ส่งเพื่อแจ้งว่าเป็น error ตีกลับไปแล้วแต่ว่าแต่ระเซิร์ฟเวอร์จะตั้งค่าแจ้งเตือนไว้แบบใด ตัวอย่าง เช่น Mailbox is full
ต้องทำอย่างไรเมื่อพื้นที่อีเมลเต็ม
- เพิ่มพื้นที่จัดเก็บอีเมลขึ้น โดยการซื้อพื้นที่เพิ่ม
- Manage พื้นที่อีเมลที่มีอยู่โดยการเลือกลบอีเมลที่จำเป็นน้อยที่สุดออก เพื่อให้พื้นที่กลับมาว่างพอสำหรับรับอีเมลใหม่ ๆ
- การย้ายข้อมูลอีเมล มาเก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้งาน เช่น การใช้งาน POP3 บน Outlook แล้วจึงลบข้อมูลบนหน้าเว็บเมลออกเพื่อให้มีพื้นที่ว่างเพิ่มขึ้น
ข้อมูลโดยสรุป
หากพื้นที่บน Web mail เต็มต้องทำอย่างไรบ้างเพื่อให้สามารถรับอีเมลใหม่ ๆ เข้ามาได้ โดยวิธีที่จะสามารถทำให้พื้นที่จัดเก็บอีเมลนั้นมีที่ว่างมากกพอสำหรับรับอีเมลใหม่คือ การเพิ่มพื้นที่ ไว้ว่าจะเป็นการซื้อพื้นที่เพิ่ม หรือ การเลือกลบอีเมลที่จำเป็นน้อยที่สุดออก หรือใช้งาน POP3 บน Outlook เพื่อดึงข้อมูลลงไปเก็บไวยังเครื่องคอมจากนั้นจึงลบอีเมลบน Web mail เมื่อต้องการใช้งานข้อมูลอีเมลดังกล่าวก็สามารถเข้าไปตรวจสอบในเครื่องคอมของผู้ใช้งานได้