อีเมลบริษัท (Coporate Email / Business Email) คือ ระบบอีเมลที่ถูกออกแบบมาให้ใช้สำหรับองค์กรโดยชื่ออีเมลจะถูกใช้ภายใต้ชื่อบริษัทตนเอง (Domain) เช่น name@yourcompany.com โดย yourcompany.com คือ ชื่อบริษัทของคุณเองหรือเรียกว่า Domain Name นั่นเอง ซึ่งวิธีทำเมลบริษัทก็ไม่ได้ยุ่งยากอะไร
ทำไมเราต้องใช้เมลองค์กร
ในเมื่อมีฟรี Email เช่น Gmail, Hotmail, Yahoo ให้สมัครใช้งานกันฟรีๆ และวิธีการสมัครก็ไม่ได้ยากอะไร แล้วทำไมเราต้องปรับเปลี่ยนหรือต้องเสียค่าใช้จ่ายเพื่อสร้างเมลองค์กรด้วยเราตามมาดูกัน
มีหน้าควบคุมอีเมลพนักงานแต่ละคนอีกที
เราเคยคิดไหมว่าถ้าเราปล่อยให้พนักงานแต่ละคนใช้อีเมล เช่น name@gmail.com หรือฟรีอีเมลต่างๆ แล้วพนักงานลาออกเราจะไปเปลี่ยน Password อย่างไรในเมื่อพนักงานคนนั้นก็รู้ Password ด้วย ซึ่งพนักงานอาจจะเปลี่ยน Password ไปเป็นตัวอื่นซึ่งทำให้คุณสูญเสียอีเมลนั้นโดยทันที แต่ระบบอีเมลองค์กรจะมีหน้าควบคุม (Panel Page/Admin Page) ซึ่งจะสามารถเพิ่ม / ลบ / เปลี่ยนรหัสผ่าน หรือระงับการใช้งานอีเมลที่เราต้องการได้ทันที
ความปลอดภัยระดับองค์กร
ระบบอีเมลองค์กรที่มีมาตรฐานยังมีหน้าแสดงผลกิจกรรมที่ผิดปกติ เช่น ระบบต่อต้านการปลอมแปลงอีเมลขาเข้า (Inbound) ซึ่งจะสามารถเห็นภาพรวมทั้งหมดว่า User ใดได้รับอีเมลที่อาจจะถูกปลอมแปลงได้และ Admin หรือผู้ดูแลระบบจะได้ระงับหรือแจ้งไปยัง User นั้นๆได้อย่างทันท่วงที
ระบบอีเมลองค์กรยังสามารถจัดเก็บ ข้อมูลการรับส่งอีเมลของพนักงานทุกคนให้เป็นไปตาม พรบ คอมพิวเตอร์ และยังทำให้ผู้ดูแลระบบ (Admin) หรือผู้บริหารสามารถเรียกดูประวัติการรับส่งอีเมลของพนักงานทุกคนได้อย่างง่ายดายและรวดรวด โดยระบบ ของบริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด ยังสามารถรายงาน IP และวิเคราะห์ความเสี่ยงในการเข้าถึงอีเมลแต่ละครั้งว่ามีความเสี่ยงที่จะโดน Hack ได้ตามภาพด้านบน
มีการ Support จากผู้ให้บริการ
หากคุณใช้งานฟรีอีเมลและติดปัญหาการใช้งาน ซึ่งสำหรับปัญหาที่ไม่ได้ส่งผลกระทบมากเราก็อาจจะปล่อยผ่านแต่หากเป็นปัญหาที่ซับซ้อนเช่น อีเมลคุณเข้าไม่ได้อย่างไม่มีสาเหตุแล้วคุณไม่สามารถติดต่อทีมงานได้ ก็เป็นเรื่องที่สุ่มเสี่ยงว่าคุณอาจจะต้องสูญเสียอีเมลนั้นไปในที่สุด เป็นต้น แต่สำหรับระบบอีเมลองค์กรจะมีทีมงานบริการหลังการขายที่พร้อมจะช่วยเหลือคุณ ทำให้คุณมีเวลาไปทำงานอื่นๆหรือดำเนินธุรกิจได้อย่างเต็มที่มากขึ้น
ข้อมูลโดยสรุป
ระบบอีเมลองค์กรนั้นถูกออกแบบมาเพื่อให้รองรับการทำงานในระดับองค์กร (Coporate) ซึ่งแต่ต่างจากฟรีอีเมลที่ถูกออกแบบมาให้ใช้ส่วนบุคคล (Personal) ซึ่งในความเห็นของผู้เขียน ไม่ว่าจะประยุกต์อย่างไรระบบฟรีอีเมลก็ไม่สามารถทำงานทดแทนระบบอีเมลองค์กรได้ เช่น ระบบจัดเก็บ Log, การบริหารจัดการอีเมลพนักงาน (User) และการบริการหลังการขาย (Support) เป็นต้น