ในการใช้งานอีเมลบริษัทนั้น บางท่านผู้ใช้งานอีเมลมากกว่า 1 Account อาจจะ 2 หรือมากกว่าไว้สำหรับแยกอีเมลที่ต้องการให้ส่งเข้ามา ผู้ใช้งานบางท่านอาจต้องการให้อีเมลที่ถูกส่งเขามายังอีเมลที่ 1 ถูกจัดส่งไปที่อีเมลที่ 2 ด้วยโดยอัตโนมัติ เพื่อไว้สำหรับเก็บข้อมูลไว้ตรวจสอบภายหลัง หรือ ไว้ใช้ในกรณีที่มีผู้เกี่ยวข้องกับอีเมลหลายท่านเช่น กลุ่ม หรือ แผนก
อีเมลส่งต่ออัตโนมัติ(Auto Forward) คืออะไร
อีเมลส่งต่ออัตโนมัติหมายถึงการตั้งค่าให้อีเมลที่ส่งเข้าถึงบัญชีหนึ่ง สามารถส่งต่ออีเมลที่ถูกส่งมาให้กับบัญชีอีเมลอื่นๆ โดยอัตโนมัติ ซึ่งจะมีประโยชน์มากในกรณีที่คุณต้องการรวมอีเมลที่เข้ามาในบัญชีหลักและกระจากออกไปยังบัญชีอื่น ๆ ได้มากกว่า 1 บัญชี หรือสามารถใช้งานกรณี สำหรับทำ Group Email ไว้สำหรับกระจายอีเมลของแต่แผนก ไปยังผู้ใช้งานอีเมลในแผนกนั้น ๆ
เคล็ดลับในการใช้งาน Auto Forward เพื่อกระจากข้อมูลและจัดการกลุ่มของอีเมล
ยกตัวอย่างเช่น การสร้างอีเมล support@youcompany.com เพื่อให้คู่ค้า , ผู้ติดต่อส่งอีเมลเข้ามาที่ support@youcompany.com เพียง 1 ชื่ออีเมล และทำการตั้งค่า Auto Forward ไปยังเจ้าหน้าที่ ที่ใช้งานอีเมลอื่น ๆ ที่มีส่วนในการรับผิดชอบอีเมลที่ส่งเข้ามา เพื่อเป็นการกระจายอีเมลให้ผู้รับผิดชอบได้รับข้อมูลทุกท่าน เพื่อให้ไม่พลาดทุกการติดต่อจากผู้ติดต่อที่ส่งอีเมลเข้ามา และยังมีสำเนาอีเมลไว้ตรวจสอบได้หลายที่หากเกิดปัญหา ในการค้นหาอีเมลไม่พบ หรืออีเมลใดอีเมลหนึ่งเกิดมีปัญหาไม่สามารถรับอีเมลได้ก็ยังมีอีกหลายท่านที่ยังสามารถรับอีเมลที่ส่งเขามานั้นได้
ข้อมูลโดยสรุป
การตั้งค่า การส่งต่ออีเมลอัตโนมัติ(Auto Forward) จากอีเมลหนึ่งไปยังอีกอีเมลหนึ่ง คือการตั้งค่าให้อีเมลที่ถูกส่งเข้ามายัง อีเมลที่ 1 ส่งต่อโดยอัตโนมัติไปยังอีเมลที่ 2 ได้เหมาะสำหรับผู้ใช้งานที่ใช้งานหลายอีเมล และต้องการได้รับอีเมลจากอีเมลหลักส่งไปเก็บไว้ยังอีเมลสำรองด้วย หรือใช้สำหรับจัดกลุ่ม กระจายอีเมลขาเข้าไปยังอีเมลผู้งานอีเมลท่านอื่นในระบบ Auto Forward หรือ Group Email