การตั้งค่า Out of Office ในอีเมลบริษัทคืออะไร ?

ในการทำงานนั้นทุกท่านจะต้องมีวัน หยุด ไม่ว่าจะเป็นวันหยุดสุดสัปดาห์ วันหยุดตามปฏิทิน เทศกาลวันหยุดยาวต่าง ๆ หรือ แม้แต่ลาหยุดพักร้อน หรือ สัมมนาต่างประเทศ ที่อาจจะไม่สามารถรับ – ตอบกลับอีเมลได้ ท่านอยากให้มีการตอบกลับอีเมลที่ส่งเข้ามาหาท่านเมื่อท่านไม่สะดวก หรือ ไม่อยู่ที่สำนักงาน เพื่อแจ้งให้ผู้ติดต่อทราบและติดต่อกับเพื่อร่วมงานท่านอื่นที่พร้อมให้บริการกับผู้ติดต่อนั้น ๆ

Out of Office หรือ Vacation ทำงานอย่างไร

หากมีการตั้งค่า Out of Office หรือ Vacation ไว้แล้ว ระบบจะทำการตอบกลับอีเมลทุกฉบับ ที่ส่งเข้ามาหาท่านเป็นข้อความ ตอบกลับอัตโนมัติตามที่ได้ตั้งค่าไว้ในระบบ เพื่อแจ้งสถานะของผู้ใช้งานอีเมลว่าอาจไม่พร้อมที่จะรับอีเมล หรือ แจ้งว่าให้สามารถติดต่อได้ที่อีเมลใด เพื่อให้ผู้ติดต่อสามารถดำเนินการทางธุรกิจต่อได้

ยกตัวอย่างการตั้งค่า Out of Office หรือ Vacation ดั้งนี้

• ตั้งค่าข้อความที่ต้องการให้ตอบกลับ เช่น Dear Sender และ แจ้งข้อความที่ต้องการแจ้งกับผู้ติดต่อ เช่น ขอบคุณที่ติดต่อเข้ามาฉันจะไม่อยู่สำนักงานจำนวน ….. วัน ตั้งแต่วันที่ …./…../….. – …./…../….. รบกวนให้ติดต่อกับ abc@youcompany.com แทน
• ตั้งวัน เวลาที่ต้องการให้ Out of Office หรือ Vacation เริ่มทำงาน และ สิ้นสุดการทำการ
• ทดสอบว่าทำการแล้วหรือไม่

Out of Office ตั้งค่าอย่างไร

ในส่วนของการตั้งค่า นั้นจะขึ้นอยู่กับแต่ละระบบอีเมลว่าสามารถตั้งค่าได้ที่ส่วนใดบ้างหรือตั้งค่าแบบใดบ้าง ในบางระบบสามารถตั้งค่าได้ที่หน้าเว็บเมลของระบบนั้นๆ ได้เลย หรือบางระบบต้องตั้งค่าในหน้า Admin ของระบบอีเมลเท่านั้น ซึ่งสามารถตั้งค่า ข้อความที่ต้องการให้ตอบกลับ รวมถึง ตัวเริ่มต้น และ วันสิ้นสุดของการตอบกลับ โดยท่านสามารถสอบถามกับทางผู้ให้บริการระบบอีเมลของท่านได้เลยว่าสามารถตั้งค่า Out of Office ได้หรือไม่และต้องดำเนินการอย่างไร

ข้อมูลโดยสรุป

Out of Office หรือ Vacation เป็นสิ่งที่มีประโยชน์อย่างมาก คือการตั้งค่าให้ตอบกลับอีเมลอัตโนมัติไปยังผู้ติดต่อที่ส่งอีเมลเข้ามาหาอีเมลบริษัทของท่าน ตามข้อความที่ท่านตั้งค่าไว้ และในบางระบบสามารถต้องวันเวลาสำหรับเริ่มต้น และ สิ้นสุด ได้อีกด้วย ซึ่งในส่วนของการตั้งค่าแต่ละระบบอีเมลนั้นจะมีการตั้งค่าไม่เหมือนกัน หรือ บางระบบอีเมลนั้นจะไม่สามารถตั้งค่าส่วนนี้ได้เลย ต้องสอบถามกับทางผู้ให้บริการระบบอีเมลของท่านว่ารองรับฟังก์ชันนี้หรือไม่ หากรองรับสามารถทำได้อย่างไร

บทความที่เกี่ยวข้อง

เหตุใดจึงไม่ได้รับอีเมลบางฉบับจากผู้ส่ง ?