ถ้าคุณเป็นเจ้าของธุรกิจ ผู้ประกอบการ หรือผู้บริหารที่ใช้ Microsoft 365 อยู่ หรือกำลังคิดจะใช้ แต่ยังงงๆ ว่าแบบ Cloud กับ Offline มันต่างกันยังไง อันไหนเหมาะกับคุณ มาดูกันเลย
Microsoft 365 แบบ Cloud คืออะไร?
Microsoft 365 แบบ Cloud คือการใช้งานโปรแกรมต่างๆ เช่น Word, Excel, PowerPoint, Teams ผ่านอินเทอร์เน็ต ไม่ต้องติดตั้งอะไรลงเครื่องเยอะ แค่มีบราวเซอร์หรือแอปมือถือก็ทำงานได้เลยค่ะ ทุกอย่างจะเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ของ Microsoft (หรือที่เราเรียกว่า “คลาวด์”) คิดง่ายๆ เหมือนฝากไฟล์ไว้ใน Google Drive หรือ Dropbox แต่ครบเครื่องกว่านั้นมาก!
ข้อดีของการใช้งานแบบ Cloud
- เข้าถึงได้ทุกที่ ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ออฟฟิศ บ้าน หรือร้านกาแฟ แค่มีเน็ตก็ใช้ได้ทันที
- อัปเดตอัตโนมัติ ไม่ต้องกังวลว่าโปรแกรมจะเก่า เพราะ Microsoft อัปเดตฟีเจอร์ใหม่ๆ ให้ตลอด
- ทำงานร่วมกันง่าย แชร์ไฟล์ใน OneDrive หรือแก้เอกสารพร้อมกันใน Teams ได้แบบเรียลไทม์ เหมาะกับทีมที่กระจายตัว
- พื้นที่เยอะ OneDrive ให้ที่เก็บข้อมูล 1TB ต่อคน (เยอะจนเก็บรูปอาหารจากทุกมื้อได้เลย!)
- ความปลอดภัย มีระบบป้องกันข้อมูลรั่ว เช่น Data Loss Prevention (DLP) และการเข้ารหัสข้อมูล ช่วยให้ธุรกิจที่ต้องตามกฎ PDPA สบายใจขึ้น
- ไม่ต้องซื้อเครื่องแรง คอมเก่าๆ หรือมือถือก็ใช้ได้ เพราะทุกอย่างประมวลผลบนคลาวด์
ข้อจำกัดของ Cloud
- ต้องมีเน็ต: ถ้าอินเทอร์เน็ตหลุด อาจจะทำงานต่อไม่ได้
- ค่าใช้จ่ายต่อเนื่อง: แบบ Cloud ต้องจ่ายรายเดือนหรือรายปี
- กังวลเรื่องข้อมูล: บางองค์กร (เช่น หน่วยงานรัฐ) อาจกลัวว่าข้อมูลบนคลาวด์จะไม่ปลอดภัย แม้ว่า Microsoft จะมีมาตรฐานสูงมากก็ตาม
เหมาะกับใคร? ร้านค้าออนไลน์ ทีมสตาร์ทอัพ หรือธุรกิจขนาดเล็กถึงกลางที่ต้องการความยืดหยุ่นและทำงานจากหลายที่ เช่น ร้านกาแฟหรือ Co-Working Space
Microsoft 365 แบบ Offline คืออะไร?
การใช้งานแบบ Offline คือการติดตั้งโปรแกรม Microsoft 365 (เช่น Word, Excel, Outlook) ลงบนคอมพิวเตอร์เลย เหมือนที่เราเคยใช้ Microsoft Office สมัยก่อนนั่นแหละค่ะ แต่จะมีฟีเจอร์บางอย่างที่เชื่อมต่อกับคลาวด์ได้บ้าง ขึ้นอยู่กับแผนที่เลือก (เช่น E3 หรือ E5 ในบทความก่อนหน้า)
ข้อดีของการใช้งานแบบ Offline
- ทำงานได้ไม่มีเน็ต เหมาะมากถ้าคุณอยู่ในพื้นที่ที่เน็ตไม่ค่อยดี หรือต้องไปประชุมที่เน็ตล่มบ่อย
- ประสิทธิภาพสูง เพราะโปรแกรมรันบนเครื่อง ไม่ต้องรอโหลดจากเน็ต ทำงานได้ลื่นกว่าในบางกรณี
- ควบคุมข้อมูลได้มากขึ้น คุณเก็บไฟล์ไว้ในเครื่องหรือเซิร์ฟเวอร์ของตัวเองได้ เหมาะกับหน่วยงานที่กังวลเรื่องข้อมูล sensitive
- ติดตั้งได้หลายเครื่อง แผนอย่าง E3 หรือ E5 ให้ติดตั้งได้ถึง 5 เครื่องต่อคนเลย
ข้อจำกัดของ Offline
- ต้องอัปเดตเอง ถ้าไม่ต่อเน็ตบ้าง คุณอาจพลาดฟีเจอร์ใหม่ๆ หรือแพตช์ความปลอดภัย
- เครื่องต้องแรงหน่อย คอมพิวเตอร์ต้องมีสเปกดีพอสมควรถึงจะรันโปรแกรมได้ลื่น
- ทำงานร่วมกันยากกว่า การแชร์ไฟล์หรือแก้เอกสารพร้อมกันจะไม่สะดวกเท่าแบบ Cloud
- ที่เก็บข้อมูลจำกัด ถ้าไม่ใช้ OneDrive คุณต้องจัดการพื้นที่เก็บข้อมูลเอง
เหมาะกับใคร? หน่วยงานภาครัฐหรือบริษัทใหญ่ที่มีเซิร์ฟเวอร์ของตัวเอง หรือทีมที่ต้องทำงานในที่ที่เน็ตไม่เสถียร เช่น ทีมที่ต้องออกไปหน้างานบ่อยๆ
เปรียบเทียบ Cloud vs Offline แบบเห็นภาพ
มาดูตารางเปรียบเทียบกันชัดๆ จะได้เลือกง่ายขึ้น!
คุณสมบัติ | Cloud | Offline |
|---|---|---|
ต้องใช้อินเทอร์เน็ต | ต้องมีเน็ตตลอด | ทำงานได้โดยไม่ต้องมีเน็ต |
การอัปเดต | อัตโนมัติ | ต้องอัปเดตเองบางครั้ง |
การทำงานร่วมกัน | แชร์และแก้เอกสารพร้อมกันได้ง่าย | ต้องส่งไฟล์หรือใช้เซิร์ฟเวอร์ในองค์กร |
ที่เก็บข้อมูล | OneDrive 1TB ต่อคน | ขึ้นอยู่กับเครื่องหรือเซิร์ฟเวอร์ |
ความปลอดภัย | มาตรฐานสูง มี DLP และเข้ารหัส | ควบคุมได้เอง แต่ต้องจัดการดีๆ |
เหมาะกับ | ทีมที่ยืดหยุ่น ทำงานหลายที่ | ทีมที่เน้นควบคุมข้อมูลหรือเน็ตไม่ดี |
แล้วธุรกิจควรเลือกแบบไหน?
ทุกวันนี้การทำงานหลากหลายมากเลยนะคะ บางวันคุณอาจประชุมในออฟฟิศ บางวันทำงานจากคาเฟ่ หรือบางทีต้องไปพื้นที่ห่างไกลที่เน็ตไม่ค่อยดี
- ถ้าเน้นความยืดหยุ่น เลือกแบบ Cloud ค่ะ เหมาะกับธุรกิจที่ทีมกระจายตัว เช่น สตาร์ทอัพ หรือร้านค้าออนไลน์ที่ต้องตอบลูกค้าจากทุกที่
- ถ้าเน้นควบคุมข้อมูล แบบ Offline จะเหมาะกว่า โดยเฉพาะหน่วยงานรัฐหรือบริษัทที่ต้องตามกฎ PDPA หรือมีเซิร์ฟเวอร์ของตัวเอง
- ผสมทั้งสองอย่าง จริงๆ แล้ว Microsoft 365 สามารถใช้ทั้ง Cloud และ Offline ได้ในแผนอย่าง E3 หรือ E5 คุณติดตั้งโปรแกรมไว้ในเครื่องเผื่อเน็ตล่ม แต่ก็ยังใช้ OneDrive หรือ Teams ได้เมื่อมีเน็ต
จากประสบการณ์ที่ช่วยลูกค้าธุรกิจมา ส่วนใหญ่เลือกใช้แบบผสมผสานค่ะ เพราะมันครอบคลุมทุกสถานการณ์ เช่น ทีมการเงินที่ต้องการความปลอดภัยสูงอาจใช้ Offline เป็นหลัก แต่ทีมการตลาดที่ต้องแชร์ไฟล์บ่อยๆ ก็ใช้ Cloud ควบคู่ไป
เคล็ดลับ เริ่มยังไงดี?
- ลองแบบ Cloud ก่อน ถ้าคุณเพิ่งเริ่มใช้ Microsoft 365 ลองแผน E1 ที่เป็น Cloud ล้วนๆ ดูก่อน ราคาไม่แรงและใช้งานง่าย
- อยากได้ทั้งคู่? ถ้าธุรกิจคุณเริ่มโต ลองดูแผน E3 หรือ E5 ที่ให้ทั้งแอปติดตั้งและฟีเจอร์ Cloud
- ทดลองฟรี Microsoft มี trial ฟรีให้ลองใช้
หากต้องการใช้งาน Microsoft 365 สามารถได้ทำอย่างไร ?
หากต้องการใช้งาน Microsoft 365 สามารถสอบถามกับทางเทคโนโลยีแลนด์ได้ เพราะเทคโนโลยีแลนด์เป็น Partner ที่ให้บริการ Microsoft 365 ราคาถูก รวมถึง Google Workspace ราคาถูก, Zoho Email Hosting และ Email Hosting
สรุปสั้นๆ
- Cloud ทำงานได้ทุกที่ อัปเดตง่าย เหมาะกับทีมที่ขยับไวและยืดหยุ่น
- Offline ควบคุมข้อมูลได้ดี ทำงานได้ไม่มีเน็ต เหมาะกับงานที่เน้นความปลอดภัย
- ผสมผสาน ถ้าเลือกได้ ใช้ทั้งสองแบบในแผน E3/E5 จะครบเครื่องสุด!
ถ้าคุณยังงงๆ หรืออยากรู้เพิ่มเติม ติดต่อทีมงาน TECHLAND ได้ทันทีค่ะ
บทความที่เกี่ยวข้อง
- Exchange Online บริการอีเมลมืออาชีพ พร้อมระบบป้องกันสแปม
- Microsoft 365 Business Plans Basic, Standard และ Premium ต่างกันอย่างไร ?
- Microsoft 365 Apps for Business และ Apps for Enterprise คืออะไร ? เหมาะกับใคร ?
- Microsoft 365 สำหรับบุคคลทั่วไป, นักเรียน และธุรกิจ แตกต่างกันอย่างไร ?
- ประโยชน์ของการใช้ Microsoft 365 ในองค์กรยุคดิจิทัล