การกำหนดสิทธิ์การเข้าใช้งาน Webmail เป็นขั้นตอนสำคัญที่ท่านอาจจะมองข้ามไป โดยการกำหนด Permission นี้ทำเพื่อควบคุมและรักษาความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลของอีเมลขององค์กร ซึ่งมีข้อมูลติดต่อทางธุรกิจที่ล้ำค่าของทั้งองค์กร หากไม่มีการตั้งค่าป้องกันหรือการเข้าถึงที่เหมาะสมอาจส่งผลเสียต่อองค์กร หากผู้ไม่หวังดีสามารถเข้าถึงข้อมูลส่วนนี้ได้
หากกำหนด Permission ไว้จะมีผลดีอย่างไร
- ป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยผู้ไม่หวังดี หากกำหนดให้เข้าใช้งาน Webmail ได้เฉพาะในประเทศ หรือประเทศ จะช่วยลดความเสี่ยงจาก แฮกเกอร์ หรือ บุคคลภายนอก ที่พยายามเข้าถึงบัญชีของท่านจาก IP ต่างประเทศได้
- ลดโอกาสถูกโจมตีจากต่างประเทศ หากองค์กรกำหนดให้ใช้งานได้เฉพาะในประเทศไทย ผู้ไม่หวังดีจากต่างประเทศ จะไม่สามารถเข้าสู่ระบบ Webmail ได้ โดยเมื่อผู้ใช้งานจำเป็นต้องใช้งานที่ต่างประเทศด้วยตนเองสามารถแขจ้งเปิดการใช้งานชั่วคราวได้
- ช่วยให้ฝ่าย IT บริหารจัดการการเข้าถึงของข้อมูลได้ง่ายขึ้น หากมีพนักงานที่ต้องเดินทางไปต่างประเทศ สามารถอนุญาตการเข้าถึงเฉพาะบางบัญชีได้เป็นรายเคสโดยสามารถแจ้ง IT ภายในตั้งค่าให้อย่างง่ายดายผ่านหน้า Admin Panel
- ป้องกันพนักงานใช้ Webmail ในพื้นที่ที่ไม่ปลอดภัย เช่น อินเทอร์เน็ต หรือ VPN จากประเทศที่มีความเสี่ยงจะถูกล้วงข้อมูลผู้ใช้งาน
ขั้นตอนการกำหนด Permission การเข้าใช้งาน Webmail
เข้าสู่ระบบ Control Panel หรือ Admin Panel และ เลือก User ที่ต้องการ กำหนด Permission กด Manage
เข้าไปตั้งค่าได้ที่หัวข้อ Permission
ค่าเริ่มต้นจะตั้งไว้ที่ Local Access (Thailand Only) ซึ่งหมายความว่าสามารถเข้าใช้งาน Webmail ได้เฉพาะในประเทศไทยหากต้องการอนุญาตการเข้าถึงจากต่างประเทศ ให้เลือกหนึ่งในตัวเลือกต่อไปนี้เพิ่มเติม
- Global Access (excludes the USA and risk area) อนุญาตการเข้าถึงจากทุกประเทศ ยกเว้นสหรัฐอเมริกาและประเทศที่มีความเสี่ยงสูง
- Global Access and USA (excludes risk area) อนุญาตการเข้าถึงจากทุกประเทศ ยกเว้นประเทศที่มีความเสี่ยงสูง
ข้อควรระวังในการกำหนด Permission การเข้าใช้งาน Webmail
- การบล็อกการเข้าถึงจากต่างประเทศอาจส่งผลต่อผู้ใช้งานที่จำเป็นต้องเข้าถึงอีเมลขณะเดินทางดังนั้นจึงอาจต้องแจ้งผู้ดูแลระบบหรือ IT ไว้ล่วงหน้าก่อนจะมีการเดิมทางออกนอกประเทศ
- หากเป็นองค์กรที่มีพนักงานหรือผู้ใช้งานอีเมลอยู่ในหลากหลายประเทศ ควรกำหนด Permission ไว้ให้ผู้ใช้งานแต่ละท่านตาม
บทความที่เกี่ยวข้อง
- Microsoft 365 สามารถใช้งานหลาย Plan ได้หรือไม่ ?
- Microsoft 365 ทางเลือกของ Email Hosting
- ขั้นตอนการสร้างอีเมลบริษัท แบบง่ายๆ
- Microsoft Office 365 คือ อะไร ทำอะไรได้บ้าง
- Copilot ใน Microsoft 365 ใช้งานอย่างไรให้เกิดประโยชน์สูงสุด ?
บทความที่น่าสนใจ
ให้คะแนนการให้บริการของเรา
[Total: 0 Average: 0]