การจัดการและควบคุมนโยบายการใช้งานอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพเป็นเรื่องที่ไม่ควรมองข้าม Zoho Mail ซึ่งเป็นหนึ่งในบริการอีเมลที่ได้รับความนิยมในวงกว้าง มีฟีเจอร์ที่ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดนโยบายอีเมล (Email Policy) ได้อย่างละเอียดและครอบคลุมการใช้งาน เพื่อให้การใช้งานอีเมลภายในองค์กรเป็นไปอย่างปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ
ในบทความนี้ เราจะมาดูขั้นตอนและวิธีการตั้งค่าเพิ่มเติม Email Policy ใน Zoho Mail เพื่อช่วยให้องค์กรของท่านสามารถควบคุมและจัดการการใช้งานของ User ได้ดีและตรงตามจุดประสงค์ขององค์กรมากยิ่งขึ้น
ประโยชน์ของการตั้งค่า Email Policy ใน Zoho Mail
- เพิ่มความปลอดภัย การกำหนดนโยบายช่วยป้องกันการโจมตีทางไซเบอร์ เช่น การฟิชชิ่งหรือการส่งออกสแปมได้
- ด้านการควบคุมการใช้งานองค์กรสามารถควบคุมการส่งและรับอีเมลของ User ทั้งหมดหรือเฉพาะบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- การตั้งค่า Policy ให้ตรงกับนโยบายการเก็บข้อมูลขององค์กรช่วยให้การจัดการอีเมลเป็นไปตามกฎหมายหรือนโยบายองค์กร
- ลดความเสี่ยงด้านกฎหมาย การกำหนดนโยบายที่ชัดเจนช่วยลดความเสี่ยงในการละเมิดกฎหมายหรือข้อบังคับต่างๆ ในปัจจุบัน
ตัวอย่างสิ่งที่สามารถตั้งค่า Email Policy ใน Zoho Mail ได้
- Attachment Restrictions (การจำกัดไฟล์แนบ) ทั้งขารับเข้าและส่งออก , ขนาดของไฟล์แนบ , ชนิดนามสกุลไฟล์แนบ
- Domain Restriction (การจำกัดด้านการรับ-ส่งไปยังโดเมน) ทั้งขารับเข้าและส่งออก เช่นการตั้งค่าไม่รับอีเมลจากโดเมนนั้นๆ หรือ ตั้งค่าไม่ให้สามารถส่งออกไปยังโดเมนนั้นๆได้
- Email Restriction (การจำกัดด้านการรับ-ส่งไปยังอีเมล) ทั้งขารับเข้าและส่งออก เช่นการตั้งค่าไม่รับอีเมลจากผู้ส่งนั้นๆ หรือ ตั้งค่าไม่ให้สามารถส่งออกไปยังผู้รับนั้นๆได้
- Subject Restriction (การจำกัดด้านการรับ-ส่งจากSubject) ทั้งขารับเข้าและส่งออก เช่นการตั้งค่าไม่รับอีเมลที่มีSubject คำนั้นๆ หรือ ตั้งค่าไม่ให้สามารถส่งออกที่มีSubject คำนั้นๆได้ที่ตั้งค่าไว้
ขั้นตอนการตั้งค่า Email Policy ใน Zoho Mail
- เข้าสู่ระบบผู้ดูแล (Admin Console)
- เข้าสู่เมนู Email Policy ให้เลือก Policies > Email Policy และ +Create สร้าง Email Policy เพิ่มเติม
3. จากนั้นเข้ามาใน Email Policy ดังกล่าวและแก้ไขตามความต้องการเช่นตัวอย่างในภาพ เป็นการตั้งค่าไม่ให้ส่งออกหากฉบับดังกล่าวมี ไฟล์แนบนามสกุลไฟล์แนบ .xlsb หรือ .xlsm
4.เลือก User หรือ Group ที่ต้องการให้ Email Policy นี้ทำงาน
ข้อมูลโดยสรุป
การตั้งค่า Email Policy ใน Zoho Email Hosting ช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้กับองค์กร ป้องกันการส่งข้อมูลสำคัญออกไปภายนอก และลดความเสี่ยงจากภัยคุกคามทางไซเบอร์ ผู้ดูแลระบบควรตรวจสอบและอัปเดตนโยบายเป็นระยะเพื่อให้มั่นใจว่าระบบอีเมลขององค์กรมีความปลอดภัยสูงสุด
บทความที่เกี่ยวข้อง
- Microsoft 365 ทางเลือกของ Email Hosting
- ขั้นตอนการสร้างอีเมลบริษัท แบบง่ายๆ
- Microsoft Office 365 คือ อะไร ทำอะไรได้บ้าง
- การ Recall Email ของ Microsoft 365
- ฟังก์ชัน Delay Delivery ของ Microsoft 365