ผู้ใช้งานอีเมลบริษัทหลายท่านคงต้องเคยพบเจอกับการที่ข้อมูลอีเมลหายไปจากกล่องข้อความที่เคยอยู่และคงสงสัยว่าหายไปได้อย่างไร หรือ มีวิธีตรวจสอบอย่างไรว่าอีเมลนั้นหายไปได้อย่างไร หรือ หายไปอยู่ที่ใด ดังนั้นในบนความนี้เราจะมาแจ้งวิธีการตรวจสอบเบื้องต้นว่ามีเหตุใดบ้างที่อีเมลจะหายไปจาก Webmail ได้
สิ่งที่ต้องตรวจสอบ หลังจากอีเมลหายไปจาก Webmail
- ตรวจสอบว่าได้มีการตั้งค่า Rule สำหรับย้ายอีเมลไปไว้ใน Sub Folder ที่มีการสร้างไว้หรือไม่ หากมีให้ตรวจสอบใน Sub Folder ดังกล่าวเพิ่มเติม
- ตรวจสอบในกล่อง Junk/Delete ว่ามีอีเมลถูกย้ายเข้าไปไว้ในกล่องดังกล่าวหรือไม่เนื่องจากในการใช้งานผู้ใช้งานอาจเผลอกด Delete ไปได้โดยไม่ตั้งใจ
- หากตรวจสอบแล้วไม่พบว่าอยู่ใน Junk/Delete ในตรวจสอบเพิ่มเติมว่ามีการใช้งานอีเมลนี้จำนวนกี่ผู้ใช้งานหรือกี่เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานอีเมลนี้
- ตรวจสอบในแต่ละเครื่องคอมพิวเตอร์ว่ามีเครื่องใดใช้งาน แบบ POP3 ในโปรแกรม Outlook หรือ Thunderbird ไว้หรือไม่
- หากตรวจพบว่ามี ให้ตรวจสอบว่าในเครื่องดังกล่าวมีข้อมูลอีเมลที่หายไปจาก Webmail อยู่หรือไม่
เนื่องจากการใช้งานแบบ POP3 ในโปรแกรม Outlook หรือ Thunderbird นั้นจะทำการดึงข้อมูลจาก Mail Sever หรือ Webmail ลงมาเก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ทำการลงอีเมลนั้นๆ ไว้และจะมีการส่งคำสั่ง สำหรับลบอีเมลที่ถูกดึงมาไว้แล้วออกจาก Mail Sever หรือ Webmail ตามวันที่กำหนดไว้ซึ่งหากไม่ได้ตั้งค่าเปลี่ยนแปลงใด ๆ จะมีการ Config ไว้ที่ 14 วัน จึงอาจทำให้เมื่อ POP3 ส่งคำสั่งไปลบออกแล้วนั้นท่านจึงไม่เห็นข้อมูลที่เคยอยู่ใน Webmail ได้
ข้อมูลโดยสรุป
การที่อีเมลหายไปนั้นเป็นได้หลายหลายสาเหตุแต่หนึ่งในสาเหตุที่พบได้บ่อยครั้งคือ การเผลอลบออกโดยไม่ตั้งใจ และ การใช้งาน แบบ POP3 บนเครื่องคอมพิวเตอร์ทำให้อีเมลถูกดึงไปเก็บไว้ยังเครื่องคอมและส่งคำสั้งไปลบอีเมลบน Webmail ออก หรืออาจเกิดจากสาเหตุอื่น ๆ ที่อาจต้องให้ผู้เชี่ยวชาญ , ผู้ดูแลระบบ Email hosting เป็นผู้ตรวจสอบเพิ่มเติม