ระบบอีเมลที่เป็นทางการภายใต้ชื่อโดเมนขององค์กร (เช่น yourname@yourcompany.com) เป็นสิ่งสำคัญในยุคที่การติดต่อสื่อสารส่วนใหญ่ติดต่อกันผ่านอีเมล เพราะไม่เพียงช่วยสร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจ ยังช่วยให้การติดต่อภายใน และภายนอกองค์กรมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น สำหรับผู้ที่กำลังเริ่มต้นจัดทำระบบอีเมลขององค์กร ข้อมูลดังต่อไปนี้คือสิ่งเบื้องตนที่ต้องทราบข้อมูลและเตรียมข้อมูลให้พร้อม
โดเมนเนม (Domain Name)
โดเมนคือชื่อเว็บไซต์ หรือ ชื่อบริษัทที่คุณต้องการใช้ในอีเมล เช่น @yourcompany.com
หากยังไม่มี สามารถจดโดเมนได้ผ่านผู้ให้บริการระบบอีเมลที่เลือกใช้งาน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าโดเมนที่เลือกสามารถจัดการ DNS ได้ ข้อแนะนำเพิ่มเติมชื่อโดเมนควรเป็นชื่อที่จดจำง่าย และหากชื่อ Domain นั้นยาวก็ควรจะเป็นคำที่บุคคลทั่วไปสะกดได้ง่าย เพราะเมื่อใช้งาน Email ไป บุคคลที่ต้องการส่ง Email มาหาท่านก็สามารถพิมพ์ได้ง่าย และลดข้อผิดพลาดในการสะกดชื่อ Email ผิดได้ด้วย
ระบบจัดการ DNS (DNS Management)
DNS คือสิ่งที่ช่วยชี้ค่าให้โดเมนเชื่อมต่อกับระบบอีเมล และทำงานได้ โดยต้องสามารถชี้ค่า Record ต่าง ๆ เช่น
- MX (Mail Exchange) – บอกว่าอีเมลควรถูกส่งไปที่ไหน
- SPF, DKIM, DMARC – ใช้สำหรับป้องกันอีเมลปลอม (Phishing)
- TXT Records – ใช้สำหรับยืนยันตัวตนกับผู้ให้บริการ
ส่วนนี้อาจจะยากที่จะเข้าใจ หรือ ยากที่จะตรวจสอบ และดำเนินการด้วยตนเอง หากคุณไม่เข้าใจการตั้งค่า DNS สามารถแจ้งให้ผู้ให้บริการช่วยดำเนินการได้
รายชื่อผู้ใช้งาน (User Accounts)
เตรียมรายชื่อพนักงาน/ผู้ใช้งานที่ต้องการให้มีอีเมล
- ชื่อผู้ใช้ (Username)
- สิทธิ์ในการเข้าถึง (เช่น ผู้ดูแลระบบ, ผู้ใช้ทั่วไป)
- อีเมลกลุ่ม(Group mail) เช่น hr@, support@, sales@
เลือกผู้ให้บริการอีเมล
สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการลือกใช้ผู้ให้บริการที่มีความน่าเชื่อถือ และเป็นผู้ให้บริการระบบอีเมลที่มีความเชี่ยวชาญ มีระบบอีเมลให้เลือกใช้งานหลากหลายระบบ ครอบคลุมความต้องการที่หลากหลายของแต่ละบริษัท มี Service mind กับลูกค้าทั้งเจ้าใหญ่ และ เล็ก มีบริการหลักการขาย ที่ดีมีช่องทางติดต่อหลายช่องทางให้ผู้ใช้งานสามารถแจ้งปัญหาและได้รับความช่วยเหลืออย่างดี
หากต้องการทำระบบอีเมลองค์กรสามารถได้ทำอย่างไร ?
การทำระบบอีเมลองค์กรสามารถสอบถามวิธีการ หรือ ขั้นตอนทำอีเมลบริษัทกับทางเทคโนโลยีแลนด์ได้เลย
ข้อมูลโดยสรุป
ระบบอีเมลไม่ใช่แค่การสมัครอีเมลกับผู้ให้บริการใดก็ได้ แต่คือการวางรากฐานที่ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพสำหรับการสื่อสารขององค์กร ซึ่งประกอบไปด้วยองค์ประกอบหลายด้าน ทั้งในเรื่องของระบบ, ความปลอดภัย, การบริหารจัดการ และความพร้อมของผู้ใช้งาน หากเตรียมการล่วงหน้าอย่างครบถ้วน จะช่วยให้การทำระบบอีเมลองค์กรไม่ใช่เรื่องที่ยากอีกต่อไป
บทความที่เกี่ยวข้อง
- Microsoft 365 Business Basic ใช้งานอีเมลได้อย่างไร ?
- Microsoft Teams โทรหาเบอร์โทรศัพท์ได้ไหม ?
- ข้อดีของการใช้งาน Hybrid ระบบอีเมล ระหว่าง Microsoft 365 กับ Email Hosting
- จะมั่นใจได้อย่างไรว่าอีเมลที่ได้รับมาจาก Microsoft จริง ๆ !
- ข้อแตกต่างของอีเมลบริษัทแต่ละระบบ
- OneDrive