วันนี้อยากชวนเจ้าของธุรกิจ ผู้ประกอบการ และผู้บริหารทั้งในภาครัฐและเอกชน มาทำความรู้จักกับ SharePoint Online เทคโนโลยีสุดเจ๋งจาก Microsoft 365 ที่จะช่วยให้การจัดการเอกสารและการสร้างเว็บไซต์ภายในองค์กรง่ายขึ้น แถมยังช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้อย่างลื่นไหล ถ้าคุณเคยเจอปัญหาเอกสารหาย ไฟล์วุ่นวาย หรือทีมงานสื่อสารกันไม่รู้เรื่อง บทความนี้จะทำให้คุณอยากลองใช้ SharePoint ทันทีเลย
SharePoint Online คืออะไร?
SharePoint Online คือแพลตฟอร์มบนคลาวด์ที่ช่วยให้องค์กรจัดการเอกสารและสร้างเว็บไซต์ภายใน (Intranet) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ คิดว่าเป็นเหมือน “ห้องสมุดดิจิทัล” ที่ทุกคนในทีมสามารถเข้าถึงไฟล์ ทำงานร่วมกัน และอัปเดตข้อมูลได้แบบเรียลไทม์ ไม่ต้องกลัวว่าไฟล์จะตกหล่นหรือหาไม่เจอ เพราะทุกอย่างเก็บไว้บนคลาวด์ของ Microsoft ปลอดภัยและเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา
สิ่งที่ทำให้ SharePoint Online แตกต่างจากแพลตฟอร์มอื่นคือ มันไม่ใช่แค่ที่เก็บไฟล์ แต่ยังเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น สร้างเว็บไซต์ภายในสำหรับแชร์ข่าวสาร หรือแม้แต่จัดการเวิร์กโฟลว์ เช่น การอนุมัติเอกสารอัตโนมัติ ฟังดูน่าสนใจใช่มั้ย
ทำไมองค์กรถึงต้องการ SharePoint Online?
ทุกอย่างต้องเร็วและแม่นยำ การจัดการเอกสารแบบเดิมๆ เช่น เก็บไฟล์ในโฟลเดอร์หรือส่งอีเมลไปมา อาจทำให้เสียเวลาและเกิดข้อผิดพลาดได้ ฉันเคยเห็นบริษัทที่เอกสารสำคัญหายเพราะเก็บไว้ในคอมเครื่องเดียว หรือทีมงานเสียเวลาเป็นวันๆ เพราะหาไฟล์ที่ต้องการไม่เจอ SharePoint Online เข้ามาแก้ปัญหาเหล่านี้ได้ตรงจุดเลย
ปัญหาที่พบบ่อยในองค์กรคือ
- เอกสารกระจัดกระจายไฟล์อยู่คนละที่ บางทีอยู่ในอีเมล บางทีอยู่ในแฟลชไดรฟ์
- การทำงานร่วมกันลำบากการแก้ไขไฟล์พร้อมกันหลายคนมักทำให้เกิดความสับสน
- ความปลอดภัยข้อมูลเอกสารสำคัญอาจรั่วไหลถ้าไม่มีระบบควบคุมการเข้าถึง
- การสื่อสารภายในไม่ดี ข้อมูลข่าวสารในองค์กรไม่ถึงพนักงานทุกคน
SharePoint Online ช่วยจัดการปัญหาเหล่านี้ได้ครบ
คุณสมบัติเด่นของ SharePoint Online
SharePoint Online มีอะไรเด็ดบ้าง
- ที่เก็บเอกสารส่วนกลางเก็บไฟล์ทั้งหมดไว้ในที่เดียว เข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือมือถือ
- การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ทีมสามารถแก้ไขเอกสาร Word, Excel หรือ PowerPoint พร้อมกันได้ โดยไม่ต้องกลัวไฟล์ทับกัน
- ระบบ Intranet สร้างเว็บไซต์ภายในองค์กรเพื่อแชร์ข่าวสาร กิจกรรม หรือนโยบายได้ง่ายๆ โดยไม่ต้องรู้โค้ด
- ควบคุมการเข้าถึง ตั้งค่าได้ว่าใครเห็นไฟล์ไหนบ้าง เช่น ทีมบัญชีเห็นเฉพาะไฟล์การเงิน ช่วยเพิ่มความปลอดภัย
- เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ เช่น ตั้งระบบให้หัวหน้าอนุมัติเอกสารอัตโนมัติเมื่อมีการอัปโหลด
- ผสานกับ Microsoft 365 ทำงานร่วมกับ Teams, Outlook และ OneDrive ได้อย่างลงตัว
ตัวอย่างการใช้งาน SharePoint Online ในองค์กร
เพื่อให้เห็นภาพชัดขึ้น ฉันขอยกตัวอย่างจากเคสจริงที่เคยเจอ:
- บริษัทอสังหาริมทรัพย์: ใช้ SharePoint เป็นที่เก็บสัญญาและเอกสารโครงการ ทีมขายและทีมก่อสร้างเข้าถึงไฟล์ได้พร้อมกัน ลดเวลาการค้นหาเอกสารลง 60%
- หน่วยงานภาครัฐ: สร้าง Intranet เพื่อแชร์นโยบายและข้อมูลให้พนักงานทั่วประเทศ ช่วยให้ทุกคนรับรู้ข้อมูลเดียวกัน ลดความสับสน
- SMEs ขนาดเล็ก: ใช้ SharePoint จัดการเอกสารการเงินและใบสั่งซื้อ ผสานกับ Microsoft Teams เพื่อให้ทีมทำงานจากที่บ้านได้สะดวก
ถ้าคุณเป็นธุรกิจขนาดเล็กที่เพิ่งเริ่มต้น ลองใช้ SharePoint Online ที่มาพร้อม Microsoft 365 Business Basic ค่ะ ราคาไม่แพงและใช้งานง่ายมาก
ประโยชน์ของ SharePoint Online สำหรับธุรกิจ
การนำ SharePoint Online มาใช้มีข้อดี
- เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดเวลาการค้นหาและจัดการเอกสาร ทีมงานมีเวลาโฟกัสงานหลักมากขึ้น
- ลดต้นทุน ไม่ต้องลงทุนซื้อเซิร์ฟเวอร์ในองค์กร เพราะทุกอย่างอยู่บนคลาวด์
- เพิ่มความปลอดภัย มีระบบเข้ารหัสข้อมูล (Encryption) และการควบคุมการเข้าถึง ช่วยให้ข้อมูลสำคัญปลอดภัย
- ยกระดับการสื่อสาร Intranet ช่วยให้พนักงานทุกคนเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้ง่าย
- สอดคล้องกับยุคดิจิทัล ลูกค้าและพาร์ทเนอร์จะมองว่าองค์กรคุณทันสมัยและน่าเชื่อถือ
SharePoint Online สามารถลดค่าใช้จ่ายด้านการจัดการเอกสารลง 30% และเพิ่มการทำงานร่วมกันในทีมได้ถึง 50%
เริ่มต้นใช้ SharePoint Online ได้ยังไง?
ถ้าคุณสนใจอยากลองใช้ SharePoint Online ไม่ต้องกลัวว่ามันจะซับซ้อนนะคะ มีขั้นตอนง่ายๆ มาแนะนำ:
- สมัคร Microsoft 365 เลือกแพ็กเกจที่เหมาะกับธุรกิจ เช่น Business Standard ที่รวม SharePoint Online
- ตั้งค่า Document Library สร้างที่เก็บเอกสารสำหรับแต่ละทีม เช่น ฝ่ายการเงิน ฝ่ายขาย
- สร้าง Intranet ใช้เทมเพลตสำเร็จรูปของ SharePoint เพื่อสร้างเว็บไซต์ภายในง่ายๆ
- อบรมทีมงาน Microsoft มีคู่มือและวิดีโอสอนฟรี ช่วยให้ทีมเริ่มใช้งานได้ใน 1-2 วัน
- ผสานกับเครื่องมืออื่น เช่น ใช้กับ Teams เพื่อให้ทีมแชทและแชร์ไฟล์ในที่เดียว
ถ้าอยากให้ทุกอย่างราบรื่น ลองปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้าน Microsoft 365 เพื่อช่วยตั้งค่าให้เหมาะกับธุรกิจคุณ
SharePoint Online คือตัวช่วยที่องค์กรยุคใหม่ต้องมี
SharePoint Online ไม่ใช่แค่เครื่องมือจัดการเอกสาร แต่เป็นแพลตฟอร์มที่ช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น สร้างระบบการสื่อสารภายในที่ทันสมัย และเพิ่มความปลอดภัยให้ข้อมูลขององค์กร ไม่ว่าคุณจะเป็น SMEs หรือองค์กรขนาดใหญ่ การเริ่มใช้ SharePoint วันนี้จะช่วยยกระดับธุรกิจของคุณให้ก้าวนำในยุคดิจิทัล
ถ้าสนใจอยากรู้เพิ่มเติม หรืออยากปรึกษาเรื่องการนำ SharePoint มาใช้ในองค์กร ทักมาคุยกันได้เลยนะคะ เรายินดีแชร์ประสบการณ์และแนะนำโซลูชันที่เหมาะสม! มาทำให้การจัดการเอกสารและการทำงานในองค์กรง่ายและมีประสิทธิภาพไปด้วยกัน😊
หากต้องการใช้งาน Microsoft 365 สามารถได้ทำอย่างไร ?
หากต้องการใช้งาน Microsoft 365 สามารถสอบถามกับทางเทคโนโลยีแลนด์ได้ เพราะเทคโนโลยีแลนด์เป็น Partner ที่ให้บริการ Microsoft 365 ราคาถูก รวมถึง Google Workspace ราคาถูก, Zoho Email Hosting และ Email Hosting
บทความที่เกี่ยวข้อง
- Microsoft 365 แตกต่างจาก Office 2024 แบบซื้อขาดอย่างไร ?
- เปรียบเทียบ Microsoft 365 กับ Google Workspace เลือกอะไรดีกว่าสำหรับองค์กร ?
- Power Platform คืออะไร? แนะนำ Power BI, Power Automate และ Power Apps ใน Microsoft 365 สำหรับธุรกิจของคุณ
- การใช้ Microsoft 365 แบบ Mix License ในองค์กรทำได้หรือไม่?
- Microsoft Teams แพลตฟอร์มประชุมออนไลน์ แชท และทำงานร่วมกันที่เปลี่ยนเกมธุรกิจของคุณ
- OneDrive for Business พื้นที่เก็บไฟล์บนคลาวด์ ปลอดภัยและเข้าถึงง่าย