Email Hosting คือ การฝากการทำงานของระบบ Email ทั้งหมดหรือภายใต้ @domainname ในองค์กรของคุณไปยังผู้ให้บริการ Email Hosting ที่ใดที่หนึ่งซึ่งส่วนใหญ่มีลักษณะการทำงานแบบ Cloud หรือแบบ Server ทั่วไป
Email Hosting ทำงานอย่างไร ?
Email Hosting (อีเมลโฮสติ้ง) หลายๆ คนเข้าใจว่ามีหน้าที่แค่รับและส่งอีเมลแต่จริงๆ แล้วมีการทำงานที่ซับซ้อนกว่านั้นมากๆ โดยมีการทำงานที่มากกว่าการรับส่งอีเมลทั่วไป ดังนี้
- กรอง Spam และอีเมลขยะ (Junk & Spam Mail) ซึ่งต้องใช้การทำงานที่ซับซ้อนสูงมาก เพราะการที่จะประเมินว่า Email ใดคือ Spam และไม่ใช่ Spam นั้นไม่ใช่เรื่องล้อเล่น ลองคิดดูว่าหาก Email นั้นเป็นอีเมลสำคัญแต่ระบบกลับมองว่าเป็น Spam แล้วไม่รับอีเมลฉบับนั้น นั่นหมายความว่าคุณอาจจะพลาดอีเมลสำคัญซึ่งอาจจะเป็นการสั่งซื้อของลูกค้าทำให้พลาดการขายไปอย่างหน้าเสียดาย
- ป้องกันด้านความปลอดภัย เช่น ป้องกันไม่ให้ผู้อื่นปลอมแปลงชื่ออีเมลเราหรือปลอมแปลงอีเมลของคู่ค้าเรา ซึ่งส่วนของรายละเอียดการทำงานสามารถอ่านได้จากด้านล่าง
Email Hosting ขายอย่างไร ?
รูปแบบการขาย | ข้อดี | ข้อเสีย |
|---|---|---|
ขายเป็นจำนวน User (Fixed User) | พื้นที่ต่อ User ชัดเจนทำให้ไม่สับสน | ราคาสูงไม่ยืดหยุ่น |
ขายเป็นพื้นที่แต่ไม่จำกัด User (Unlimited User) | ราคาถูกเพราะสามารถแบ่งพื้นที่ให้กี่ User ก็ได้ตามที่เราต้องการ | หากผู้ให้บริการจัดจัดสรรทรัพยากรได้ไม่ดี จะทำให้เกิดปัญหาในการใช้งานได้ |
Server ส่วนตัว (Private Email Server) | ทรัพยากรของ Server ถูกใช้ภายใต้องค์กรของคุณคนเดียว และมีความเสถียรสูง | ราคาค่อนข้างสูง |
ปัญหายอดฮิตของ Email Hosting
องค์กรส่วนใหญ่มักเคยใช้งาน Email Hosting จากผู้ให้บริการมาแล้วอย่างแน่นอนและต้องเคยพบกับปัญหาการใช้งานเนื่องจากการทำงานของ Email Hosting นั้นมีความซับซ้อนสูงมากดังนั้นจึงไม่แปลกเลยที่ท่านต้องพบปัญหา หากผู้ให้บริการนั้นไม่มีประสิทธิภาพการให้บริการ
ปัญหาที่พบ | สาเหตุ |
|---|---|
ไม่เสถียร ล่มบ่อย | ปัจจุบันการล่มบ่อยนั้นเกิดขึ้นได้ค่อนข้างน้อย แต่มักเกิดปัญหาของความไม่เสถียร เช่น ช้า เนื่องจากการบริหารจัดการทรัพยยากรที่ไม่เพียงพอหรือมีการ Share การใช้งานจำนวนมาก อ่านบทความเพิ่มเติม |
ส่งไปยังปลายทางไม่สำเร็จ | เกิดจาก IP ของ Email Hosting นั้นติด Blacklist และผู้ให้บริการไม่มีการแก้ปัญหาที่ดีหรือมีประสิทธิภาพ อ่านบทความเพิ่มเติม |
Spam Mail เยอะ | ไม่มีระบบ Firewall ที่ดีหรือขาดการ Upgrade และไม่มีทีมผู้เชี่ยวชาญทำการปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพ อ่านบทความเพิ่มเติม |
ได้รับ Email ปลอมแปลง | ระบบ Email ส่วนใหญ่มิได้มีระบบป้องกัน Email ปลอมแปลงมีแต่การตรวจสอบ SPF, DMARC ทั่วไป ซึ่งไม่สามารถป้องกันการลอกเลียนแบบที่มีชื่อคล้ายคลึงได้ อ่านวิธีการทำงานของ AI ที่ช่วยป้องกันปัญหาดังกล่าว |
เราจะเลือกใช้ Email Hosting แบบไหนดี
แน่นอนว่าหลายๆองค์กรไม่มีใครอยากปวดหัวกับการใช้งาน Email เพราะ Email คือ การสื่อสารหลักของธุรกิจไปแล้ว โดยเฉพาะ Admin ผู้ดูแลระบบ ที่ต้องคอยรับปัญหาของ User และปัญหาเหล่านั้นตนเองก็ไม่สามารถแก้ได้เพราะต้องติดต่อไปยังผู้ให้บริการ Email Hosting อีกครั้งดังนั้นการเลือกใช้ Email จากผู้ให้บริการที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพจึงมีความสำคัญมาก
- งบประมาณ งบประมาณถือเป็นโจทย์สำคัญในการเลือกผู้ให้บริการ หลายๆครั้งอาจจะเลือกราคาถูกทั้งๆที่รู้ว่าอาจจะมีปัญหาจำนวนมากเพราะขีดจำกัดด้านงบประมาณ ดังนั้นจึงควรอธิบายให้ผู้บริหารรับทราบและทำความเข้าใจเนื่องจากของถูกและดีไม่มีแน่นอน
- เลือกผู้ให้บริการที่น่าเชื่อถือ เช่น สามารถให้บริการหลังการขายที่รวดเร็วมืออาชีพ เป็นต้น
- เลือกจาก Function การใช้งาน เราควรเลือกซื้อระบบที่ User เราต้องการใช้เท่านั้น ไม่ควรใช้งานระบบที่มี Function ที่เกินกว่าที่ User ใช้เพราะ Function เหล่านั้นมีราคาและค่าใช้จ่ายอยู่เสมอ รวมถึงวัฒนธรรมองค์กรของตนเอง เช่น ระบบ Email บางตัวมาพร้อมกับระบบประชุม Online ซึ่งแน่นอนว่าเป็นระบบที่ดี แต่ตราบใดที่ในที่สุด User ก็ใช้โปรแกรม Line โทรคุยหรือ VDO CAll กันอยู่ดี เพราะแม้แต่องค์กรขนาดใหญ่ที่มีงบประมาณจำนวนมาก พนักงานก็ยังใช้โปรแกรมที่ตนเองสะดวกที่สุดในการโทรคุย เช่น Line อยู่ดี ดังนั้นเราก็ควรเลือกใช้ระบบ Email ทั่วไปที่เหมาะสมกับวัฒนธรรมการทำงานขององค์กรเรา ก็อาจจะเพียงพอแล้ว
ระบบ Email Hosting ยอดนิยม
ปัจจุบันเทคโนโลยีแลนด์ ซึ่งเป็นผู้ให้บริการ Email Hosting โดยเฉพาะที่ก่อตั้งมามากกว่า 15 ปีได้ให้บริการระบบ Email Hosting ที่ครอบคลุมกับความต้องการ มีประสิทธิภาพได้เชื่อถือได้โดยมีระบบดังนี้
ชื่อระบบ Email | เหมาะกับใคร |
|---|---|
ระบบ Cloud Email คุณภาพและความเสถียรสูงพร้อมระบบต่อต้านการปลอมแปลง Email ที่มีเฉพาะที่เทคโนโลยีแลนด์ เหมาะกับองค์กรที่ต้องการใช้งานระบบ Email ที่มีประสิทธิภาพราคาเหมาะสม | |
เหมาะกับองค์กรที่ต้องการใช้งาน Email ไปพร้อมกับ Function การใช้งานที่ครบวงจร เช่น Calendar, Google Drive, Google Docs เป็นต้น | |
ระบบ Google Workspace ราคาประหยัดที่ทำให้คุณสามารถใช้งานระบบ Email Google Workspace ร่วมกับ GoCloud ของเทคโนโลยีแลนด์ได้อย่างสมบูรณ์แบบและมีประสิทธิภาพในราคาที่ถูกกว่า 80% | |
ระบบ Email ของ Microsoft ที่มาพร้อมกับ Calendar, Microsoft Teams, OneDrive เป็นต้น | |
ระบบ Email ที่มาพร้อม Calendar, Drive ประชุม Online จาก Zoho |
ข้อมูลโดยสรุป
Email Hosting ถือเป็นหัวใจของระบบสื่อสารสำหรับการใช้งานอีเมลองค์กร เนื่องจากการสื่อสารด้วยอีเมลถือเป็นหัวใจหลักของธุรกิจ ดังนั้นควรทำความเข้าใจถึงความต้องการขององค์กรตนเองเพื่อเลือกใช้สินค้าและบริการที่ตรงกับความต้องการ รวมถึงควรเลือกผู้ให้บริการที่มีความน่าเชื่อถือและมีประสบการณ์เพื่อความราบรื่นของการใช้งาน