การตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติ เมื่อมีผู้ส่งอีเมลเข้ามาหาคุณโดยเพื่อแจ้งให้ผู้ติดต่อทราบถึงสถานะของคุณ เช่น เมื่อท่านกำลังอยู่ในช่วง การลาหยุดหรืออยู่นอกสำนักงานซึ่งอาจไม่สะดวกในการติดต่อท่านในช่วงเวลานั้น การตั้งค่า Vacation จะช่วยให้ผู้ส่งอีเมลรู้ว่าคุณไม่สามารถตอบกลับในขณะนี้และสามารถตั้งข้อความตอบกลับไปว่าสามารถติดต่อท่านได้ช่วงเวลาใด หรือสามารถติดต่อทางใดหรือใครแทนได้บ้างในกรณีมีเรื่องเร่งด่วน
Vacation ทำงานอย่างไร
การทำงานหลักๆของ Vacation นั้นก็คือการตั้งค่าให้ระบบทำการตอบกลับอีเมลที่ถูกส่งเข้ามาหาท่านด้วยข้อความตามรายละเอียดที่ท่านตั้งค่าไว้ ใช้ในการแจ้งเพื่อให้ผู้ส่งทราบถึงสถานะของท่านในกรณีที่ท่านอาจยังไม่พร้อมรับข้อมูลหรือตอบกลับไปยังผู้ส่งได้ในขณะนั้น
Vacation ตั้งค่าอย่างไร
ในการตั้งค่า ระบบ Vacation นั้นระบบอีเมลส่วนใหญ่จะสามารถตั้งค่าได้ที่หน้า Admin page หรือในบางระบบจะสามารถตั้งค่าได้ที่หน้า Web mail ของผู้ใช้งานเองได้เลยขึ้นอยู่กับระบบ Email Hosting ที่ท่านใช้งานอยู่ด้วย
โดยการตั้งค่า จะระบุชื่ออีเมลที่ต้องการตั้งค่า วันที่และเวลาที่ต้องการให้ระบบ Vacation เริ่มทำงานและสิ้นสุดการทำการ ข้อความภายในสำหรับแจ้งรายละเอียดตอบกลับไปยังผู้ส่ง
ประโยชน์ของ Vacation ใน Email Hosting
- ใช้ในช่วงวันหยุดยาวเทศกาล
- ใช้ในกรณีที่ผู้ใช้งานอีเมลนั้น ๆ ไม่สะดวกตอบกลับอีเมล
- ใช้เพื่อแจ้งผู้ติดต่อว่าท่านอาจไม่สะดวกในการติดต่อ ณ ช่วงเวลานี้
- ใช้เพื่อแจ้งช่องทางการติดต่อเจ้าหน้าที่ท่านอื่นให้ผู้ติดต่อส่งอีเมลกับเจ้าหน้าที่ท่านอื่นที่สะดวกในการรับเรื่อง
ข้อมูลโดยสรุป
Vacation หรือก็คือการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติของ Email Hosting โดยส่วนใหญ่ใช้งานการแจ้งข้อมูลตอบกลับไปยังแก่ผู้ติดต่อที่ส่งอีเมลเข้ามาหาท่าน ในทราบถึงข้อความนั้น ๆ เพื่อให้ผู้ติดต่อทราบว่าควรติดต่อกับผู้ใดแทนท่านหรือท่านจะสะดวกในการติดต่อกลับเมื่อใด