Group Mail คืออะไร ?
Group Mail หมายถึงกลุ่มของชื่ออีเมลที่มีมากกว่า 1 อีเมลขึ้นไป หรือก็คือที่สำหรับใส่ชื่ออีเมลผู้รับหลายอีเมลที่ต้องการได้รับอีเมลพร้อมกัน ซึ่งอีเมลที่ส่งถึงกลุ่มนี้ก็จะถูกกระจายอีเมลจากผู้ส่งไปยังผู้รับทั้งหมดในกลุ่ม ทำให้ผู้ที่อยู่ใน Group Mail สามารถได้รับข้อมูลข่าวสารในอีเมลฉบับนั้นด้วย โดยผู้ส่งไม่จำเป็นต้องพิมชื่อผู้รับอีเมลจำนวนมาก ในการส่งออกครั้งนั้น
ยกตัวอย่างเช่น หากท่านต้องการส่งออกอีเมลหา ทีม , แผนก ภายในของท่านซึ่งมี เจ้าหน้าที่ หรือ ผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง ที่อยู่ใน ทีม นั้นจำนวนมากท่านสามารถสร้าง Group Mail เป็นชื่อ ทีมนั้น เช่น สร้าง Group Mail ชื่อ Support แล้ว Add อีเมลที่อยู่ใน ทีมนั้นเข้าไปใน Group Mail ชื่อ Support ทั้งหมด จากนั้นหากต้องการส่งออกหา ทีม Support ท่านก็สามารถส่งออกหาชื่ออีเมล Support เพียง 1 ชื่ออีเมล Group Mail ก็จะกระจายอีเมลออกส่งต่อให้ผู้ใช้งานที่มีชื่ออีเมลอยู่ใน Group Mail นั้นต่อไปแบบอัตโนมัติได้เอง
Group Mail สามารถตั้งค่าได้อย่างไร
ในส่วนของการตั้งค่า Group Mail นั้นในแต่ละระบบอีเมลจะมีความแตกต่างกันไป ส่วนใหญ่แล้วจะสามารถตั้งค่าได้จากหน้าจัดการ Admin ของระบบอีเมล , หน้า Control panel โดยสามารถเลือกตั้งค่าชื่อ Group Mail และเลือกชื่ออีเมลที่ต้องการให้อยู่ใน Group Mail ได้เลยในด้านของจำนวนชื่ออีเมลที่จะสามารถ Add ใส่ใน Group Mail นั้นจะจำกัดหรือไม่ขึ้นอยู่กับระบบอีเมลที่ท่านใช้งานด้วย ว่าได้มีการจำกัดไว้หรือไม่ หลังจากทำการตั้งค่าเสร็จสิ้นให้ทำการ Group Mail โดยการส่งอีเมลเข้าไปยังชื่อ Group Mail นั้นหากอีเมลอื่น ๆ ที่ตั้งค่าไว้ได้รับอีเมลด้วยก็ถือว่า Group Mail นั้นเริ่มทำการได้อย่างปกติ หากท่านหาในส่วนของการตั้งค่าไม่พบต้องสอบถามกับทาง ผู้ให้บริการ Hosting ที่ท่านใช้งานอยู่ว่าสามารถตั้งค่าได้อย่างไร
Group Mail มีประโยชน์ อย่างไร
- การใช้ Group Mail ในการประชาสัมพันธ์ ข้อมูลข่าวสารภายในองค์กร
- ความสะดวกรวดเร็วในการส่งข้อมูลข่าวสาร ผู้ส่งไม่จำเป็นต้องทราบชื่ออีเมลผู้รับทั้งหมด
- ใช้เพื่อส่งข้อมูลไปยังผู้มีส่วนเกี่ยวข้องหลาย ๆ ท่านช่วยลดการตกหล่นหรือไม่ได้รับข้อมูล
- การกระจายข้อมูลกิจกรรม ภายใน หรือ สำหรับส่งลิงค์ประชุม สัมนาออนไลน์
- ใช้ในการสำรองข้อมูลขาเข้า ในกรณีนี้อาจตั้งชื่ออีเมลสำรองของท่านไว้ใน Group Mail
เพื่อให้อีเมลทีส่งเข้ามายังท่านถูกส่งต่อไปยังเมลสำรองด้วยเพื่อป้องกันการสูญหายของข้อมูล
ข้อมูลโดยสรุป
Group Mail มีประโยชน์อย่างมากสำหรับการส่งต่อ หรือ กระจายข้อมูลไปยังผู้เกี่ยวข้องจำนวนมากในการส่งออกหาผู้รับที่เป็น Group Mail เพียงครั้งเดียวสามารถส่งถึงผู้เกี่ยวข้อทั้งหมดที่ต้องการส่งถึง และเป็นการลดความเสี่ยงในการตกหล่นของข้อมูลเนื่องจากมีผู้รับจำนวนมากทำให้การพลาดการติดต่อที่สำคัญนั้นเป็นไปได้ยากขึ้นด้วย