ในการใช้งาน Email Hosting สักระยะนั้น User ผู้ใช้งานจะมีข้อมูลทั้ง เข้า และ ส่งออกจำนวนมากขึ้นเรื่อย ๆ และเป็นข้อมูลที่สำคัญในการติดต่อธุรกิจอย่างมาก บางฉบับจึงไม่สามารถลบออกได้ หรือ ไม่ต้องการให้ข้อมูลเหล่านั้นสูญหายไปดังนั้น การสำรองข้อมูล(Black Up) จึงมีคาวมจำเป็นอย่างมากในการสร้างความมั่นคงของข้อมูลอีเมล
การสำรองข้อมูล สามารถทำได้อย่างไรบ้าง
ในระบบอีเมลบางระบบนั้น จะมีการ Black Up ของท่านไว้อยู่แล้ว หากท่านเผลอทำการลบอีเมลออกจะสามารถแจ้งผู้ดูแลระบบตรวจสอบและดึงข้อมูลกลับมาได้เลย หรือท่านสามารถสำรองข้อมูล(Black Up) อีเมลของท่านลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ของท่านเองด้วยการใช้งาน POP3 ในโปรแกรมตรวจสอบอีเมลอย่างเช่น MS Outlook เพื่อดึงข้อมูลในส่วนของ Inbox หรือข้อมูลขาเข้าลงมาเก็บไว้ใน Harddisk / SSD ภายในคอมพิวเตอร์ของท่านเองในรูปแบบของ ไฟล์ .pst เพื่อที่สามารถจะนำข้อมูลตัวนี้ไปใช้งานกรณีย้ายเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือเป็นการสำรองข้อมูลไว้ในกรณีที่ข้อมูลภายในเซิร์ฟเวอร์อีเมลเกิดปัญหาหรือเผลอลบอีเมลออกไป แต่วิธีการ แอด POP3 ลงในโปรแกรม MS Outlook ข้อมูลที่ถูกดึงลงมาเก็บไว้นั้นจะมีเพียง Inbox เท่านั้นหากท่านต้องการข้อมูลส่วนอื่นเช่นกล่อง Send หรือ Subfolder ที่ท่านอาจมีการสร้างเพิ่มแยกมาด้วยนั้นจะต้องทำการ Copy จากกล่องต่าง ๆ เพิ่มเติมภายหลังอีกครั้ง
ข้อดีของการสำรองข้อมูลในระบบ Email Hosting
- ด้านความปลอดภัยของข้อมูล เมื่อข้อมูลมีปัญหาจะมีข้อมูลสำรองไว้ใช้ในการตรวจสอบ อ้างอิง ได้
- ควบคุมความเสี่ยงของระบบในกรณีเกิดปัญหาในอนาคต
- เตรียมความพร้อมสำหรับการย้ายระบบไปยังระบบอีเมลที่ไม่สามารถ Migrate ข้อมูลไปได้
- มีข้อมูลสำรองในกรณีฉุกเฉินเมื่อเกิดปัญหากับระบบหลัก
- ในด้านของผู้ให้บิรการระบบ Email Hosting หากมีการสำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอช่วยเสริมความน่าเชื่อถือของผู้ใช้งาน
ข้อมูลโดยสรุป
การสำรองข้อมูลในระบบ Email Hosting เพื่อป้องกันข้อมูลสูญหายนั้นเป็นสิ่งที่ครบทำอย่างยิ่งในการใช้งานท่านไม่สามารถทราบได้ว่าในอนาคตนั้นอาจจะเกิดปัญหาอย่างไรขึ้นบ้าง ดังนั้นการมีข้อมูลอีเมลสำรองแยกไว้นั้นจึงเป็นวิธีที่ดีในการรักษาข้อมูลอีเมลอันมีค่าของท่านไว้