การเลือกใช้งานผลิตภัณฑ์ ต่างๆนั้นผู้ใช้งานจะคำนึงถึงความปลอดภัยมาเป็นอันดับต้น ๆ ซึ่งหากผลิตภัณฑ์นั้นมีมาตรฐานความปลอดภัยที่ผ่านการรับรองจากองค์กรต่าง ๆ ผู้ใช้งานก็จะเลือกใช้งานโดยไม่จำเป็นต้องกังวลเมื่อเลือกใช้งานไปแล้วดังนั้นความปลอดภัยจึงจะเป็นสิ่งที่สำคัญมากที่สุดในระบบ Email Hosting ด้วย ในทางกลับกันหากผู้ใช้งานเลือกใช้งาน Email Hosting ที่ไม่มีการรับรองความปลอดภัยของผู้ใช้งานนั้นจะเป็นอันตรายต่อข้อมูลที่ทำการส่งออกและรับเข้าของผู้ใช้งานทั้งหมด
สิ่งที่ระบบ Email Hosting ควรมีเพื่อความปลอดภัย
สิ่งที่ระบบ Email Hosting ทุกระบบน่าจะมีเหมือนกันคือ ระบบป้องกัน Spam mail , Junk mail ที่ช่วงกรองอีเมลขาเข้าที่ท่านได้รับทุกฉบับว่ามีอีเมลใดที่มีลักษณะคล้ายคลึงกับอีเมล Spam หรือไม่หากมีอาจจะย้ายไปไว้ที่กล่อง Junk หรือทำการ Block ไว้ที่ตัวกรองไว้ก่อน ซึ่งนี่เป็นสิ่งที่ทุกระบบควรมี และอีกหนึ่งสิ่งที่ควรมีมาก ๆ คือระบบป้องกันการเข้าใช้งานจากผู้ไม่หวังดีซึ่งจะช่วยป้องกันการถูก hacker ทำการ Login อีเมลของท่านและทำการขโมยข้อมูลที่มีค่าของท่านหรือนำอีเมลของท่านไปทำสิ่งไม่ดีเช่นการหลอกลวงให้คู่ค้าโอนเงินไปยังผู้ไม่หวังดีได้อย่างที่เห็นได้มากในข่าว ซึ่งหากระบบ Email Hosting มีสิ่งที่ป้องกันในส่วนของการ Login ผิดปกติเหล่านี้ก็จะช่วยผู้ใช้งานได้อย่างมาก
ยกตัวอย่างข้อดีของ Email Hosting ที่มีความปลอดภัย
- มีระบบป้องกัน Spam mail , Junk mail ทำให้ผู้ใช้งานได้รับอีเมล Spam จำนวนน้อยลง
- มีระบบป้องกันการ Login ที่ผิดปกติ หรือ ที่ไม่ใช่การ Login จากผู้ใช้งานเอง
- มีระบบป้องกันการ Login จาก IP ต่างประเทศที่ผู้ใช้งานไม่เคยใช้งานมาก่อน เช่น ปกติผู้ใช้งานใช้งานในประเทศไทยเท่านั้นและระบบนี้ตรวจพบว่ามีการ Login เข้าใช้งานจาก IP ต่างประเทศ ระบบจะทำการ Suspenden อีเมลไว้ก่อนทำให้ไม่สามารถส่งออกอีเมลได้ เพื่อป้องกันการส่งออก Spam หรือส่งอีเมลหลอกลวงไปยังคู่ค่าของท่าน
- มีระบบแจ้งเตือนการพยายาม Login จากผู้ไม่หวังดีและแจ้งเตือนไปยังท่านเพื่อให้ท่านทำการแก้ไขรหัสผ่านหรือทำการแสกนไวรัสมัลแวร์ป้องกันได้ก่อนที่ผู้ไม่หวังดีจะทราบรหัสผ่านหรือได้ข้อมูลของท่าน
- มีระบบแจ้งเตือนเมื่อชื่อผู้ส่งมีการเปลี่ยนแปลง เช่นชื่ออีเมลของผู้ส่งมีการเปลี่ยนแปลงไปหรือกรณีผู้ไม่หวังดีปลอมแปลงชื่ออีเมลให้มีความคล้ายกับชื่ออีเมลที่ติดต่อกับท่านเป็นประจำจะมีอีเมลหรือข้อความแจ้งเตือนมายังผู้ใช้งานทันทีเพื่อให้ผู้ใช้งานระวังในการติดต่อกับผู้ส่งท่านนั้น
ข้อมูลโดยสรุป
ความปลอดภัยของระบบ Email Hosting มีผลต่อการใช้งาการใช้งานของผู้ใช้งานเป็นอย่างมากหากเลือกผู้ให้บริการที่มีมาตรฐานความปลอดภัยในการให้บริการที่ดี จะช่วยให้ผู้ใช้งานทำงานผ่านอีเมลได้อย่างดีขึ้นและช่วยลดความเสี่ยงในการใช้งานอีเมลของผู้ใช้งานและองค์กรของผู้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ