การสื่อสารทางอีเมลเป็นวิธีหนึ่งที่สะดวกและได้รับความนิยมสูงในการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจและส่วนต่าง ๆ ของชีวิตประจำวันในยุคดิจิตทัล อย่างไรก็ตามมีกรณีที่เราอาจพบว่าอีเมลที่ส่งไม่ถึงปลายทางหรือปลายทางไม่ได้รับ ซึ่งอาจเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุที่ต้องพิจารณาดูว่า สาเหตุใดอีเมลที่เราส่งออกไปแล้วนั้นไม่สามารถส่งถึง ระบบอีเมลของปลายทางผู้รับได้ ซึ่งหากท่านใช้งานระบบอีเมลบริษัทก็จะสามารถตรวจสอบได้ ว่าสาเหตุใดอีเมลฉบับที่ท่านส่งออกไปแล้วนั้นจึงไปไม่ถึงอีเมลของผู้รับหรือติดอยู่ที่ส่วนใด เพราะสาเหตุใด
สาเหตุที่อีเมลที่ส่งออกไปแล้วไม่ถึงปลายทาง
การที่อีเมลที่ถูกส่งออกไปแล้วนั้นส่งไปไม่ถึงปลายทาง สาเหตุมีมากมายมีทั้งสาเหตุที่ท่านสามารถตรวจสอบเองได้ และในบางสาเหตุท่านก็ไม่สามารถตรวจสอบด้วยตนเองได้ เนื่องจากจะเป็นข้อมูลทางเทคนิคที่อาจต้องให้เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับระบบอีเมล นั้นๆ เป็นผู้ตรวจสอบให้ โดยสาเหตุเบื้องต้นมี ดังนี้
- ชื่ออีเมลผู้รับไม่ถูกต้องสาเหตุนี้จะมี error หรือข้อความตีกลับส่งกลับมาหาทางผู้ส่งด้วย
- อีเมลที่ส่งออกไปนั้นอาจถูกย้ายไปที่กล่อง อื่นๆ เช่นกล่อง Spam , Junk สาเหตุอาจมาจากระบบการกรองอีเมลของปลายทาง
- ระบบอีเมลของปลายทางอาจเกิดปัญหาในช่วงเวลาที่ท่านทำการส่งออก (อาจมีerror ตีกลับมายังผู้ส่ง)
- พื้นที่ของอีเมลปลายทางเต็ม (จะมีerror ตีกลับมายังผู้ส่ง)
- อีเมลโฮสติ้งของปลายทาง Block IP ที่ทำการส่งออกของท่าน
- ตั้งค่า SPF ไม่ถูกต้อง ระบบของปลายทางอาจมีตั้งค่า SPF record และข้อมูลบางอย่างอาจไม่ตรงตามเงื่อนไขการตั้งค่าของปลายทางจึงทำให้ไม่สามารถส่งเข้าไปยังเซิฟเวอร์ของปลายทางได้
- ข้อความใน Email (Content) อาจจะมีคำหยาบหรือคำที่ไม่เหมาะสมและตรงกับฐานข้อมูลที่ปลายทางมีการตั้งค่าไว้ให้ block อีเมลที่มีเนื่อหาไม่เหมาสม
การแก้ปัญหา
- ตรวจสอบแลแก้ไขชื่ออีเมลผู้รับให้ถูกต้อง และทำการส่งออกใหม่อีกครั้ง
- ในกรณีอีเมลถูกย้ายไปที่กล่อง Spam , Junk หรือกล่องอื่น ๆ นั้นต้องให้ทางปลายทางตรวจสอบ ว่าได้มีการตั้งค่าในระบบหรือตั้ง Rule ในโปรแกรมสำหรับตรวจสอบอีเมลของปลายทางไว้หรือไม่ หรือให้ปลายทางทำการ Whitelist Sender ของผู้ส่ง
- แจ้งให้ปลายทางผู้รับตรวจสอบระบบอีเมลในกรณีระบบอีเมลของปลายทางเกิดปัญหา
- แจ้งให้ปลายทางผู้รับเพิ่มพื้นที่อีเมล
- แจ้งให้ทางผู้ให้บริการอีเมลของท่านทำการเปลี่ยน IP ส่งออก หรือ แจ้งให้ปลายทาง Whitelist ชื่ออีเมลหรือชื่อโดเมนของท่าน
- แจ้งให้ผู้ให้บริการระบบอีเมบของท่านตรวจสอบการตั้งค่า SPF, DMARC ว่ามีส่วนในที่ติดหรือไม่ตรงตามเงื่อนไขของปลายทางและทำการแก้ไข
- ตรวจสอบข้อความภายในฉบับที่ทำการส่งออก ทั้งฉบับว่ามี Content ใดที่อาจส่อเป็นคำหยาบ , คำที่ไม่เหมาะสมหรือไม่
ข้อมูลโดยสรุป
จากข้อมูลด้านบนจะเห็นได้ว่ามีหลากหลายเหตุผลหลากหลายสาเหตุมาก ๆ ที่อาจทำให้อีเมลของท่านนั้นส่งไปถึงระบบอีเมลของปลายทาง ซึ่งที่ทางผู้เขียนยกตัวอย่างมานั้นเป็นเพียงแค่ส่วนหนึ่งใน สาเหตุของการส่งอีเมลออกไม่ถึงปลายทาง และในบางข้อนั้นท่านอาจไม่สามารถตรวจสอบหาสาเหตุได้ด้วยตนเอง การเลือกผู้ให้บริการระบบอีเมลบริษัท ที่มีความสามารถและสามารถช่วยท่านในการตรวจสอบหาสาเหตุและแก้ไขปัญหาให้กับท่านได้อย่างรวดเร็วเพื่อให้ไม่พลาดทุกการติดต่อทางอีเมลธุรกิจจึงเป็นสิ่งที่สำคัญมาก