บทนำ
ทุกวันนี้ธุรกิจส่วนใหญ่พึ่งพาการทำงานผ่านระบบ Cloud เช่น Google Drive และ Microsoft 365 เพื่อจัดเก็บและแชร์เอกสาร แต่หลายองค์กรยังมองข้ามการทำ สำรองข้อมูล (Backup) ที่สอดคล้องกับ PDPA (พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562) ซึ่งอาจทำให้เกิดความเสี่ยงทางกฎหมายและความน่าเชื่อถือของธุรกิจ
ทำไม PDPA ถึงสำคัญต่อการสำรองข้อมูล
ความหมายของ PDPA และข้อบังคับหลัก
PDPA คือกฎหมายที่บังคับใช้เพื่อปกป้อง ข้อมูลส่วนบุคคล ของลูกค้า พนักงาน และคู่ค้า โดยกำหนดให้ผู้ควบคุมข้อมูลต้องมีมาตรการดูแลข้อมูล ตั้งแต่การเก็บ ใช้ เปิดเผย ไปจนถึงการจัดเก็บและการสำรองข้อมูล
ความเสี่ยงทางกฎหมายหากไม่ปฏิบัติตาม
หากองค์กรไม่สำรองข้อมูลอย่างเหมาะสม จนทำให้ข้อมูลสูญหายหรือรั่วไหล อาจถูกปรับสูงสุดถึง 5 ล้านบาท และส่งผลเสียต่อชื่อเสียงธุรกิจอย่างร้ายแรง
การใช้ Google Drive และ Microsoft 365 กับ PDPA
ความเข้าใจผิดเกี่ยวกับ Cloud Storage และ Backup
หลายคนคิดว่าเมื่อเก็บไฟล์บน Cloud อย่าง Google Drive หรือ OneDrive ข้อมูลจะถูก Backup โดยอัตโนมัติ แต่ในความเป็นจริง ผู้ให้บริการ Cloud รับผิดชอบแค่ ความพร้อมใช้งานของระบบ ไม่ใช่การปกป้องข้อมูลผู้ใช้จากการลบไฟล์โดยไม่ตั้งใจหรือการโจมตีจาก Malware
Shared Responsibility Model ของผู้ให้บริการ Cloud
ทั้ง Google และ Microsoft ต่างมี Shared Responsibility Model ที่ระบุชัดว่า ผู้ให้บริการดูแลโครงสร้างพื้นฐาน แต่ ผู้ประกอบการต้องรับผิดชอบการปกป้องและสำรองข้อมูลของตนเอง
ข้อจำกัดของ Google Drive และ Microsoft 365
- Google Drive: มี Recycle Bin แต่หากลบเกินระยะเวลา ข้อมูลจะหายถาวร
- Microsoft 365: มี Version History และ Recycle Bin แต่ไม่เพียงพอสำหรับการสำรองข้อมูลระยะยาว
แนวทางการสำรองข้อมูลให้สอดคล้องกับ PDPA
ใช้โซลูชัน Backup ภายนอก
Technology Land Backup Solution ผู้ให้บริการสำรองข้อมูล Google Drive ที่ดีที่สุดในประเทศไทย พร้อมเป็นผู้ช่วยเพื่อปรึกษาผู้เชี่ยวชาญและค้นพบโซลูชั่นที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณ! ที่รองรับ Google Workspace และ Microsoft 365 และเป็นผู้ให้บริการที่มี Data Center อยู่ในประเทศที่ได้รับการรับรองด้าน PDPA หรือ GDPR
การเข้ารหัสข้อมูล (Encryption)
การเข้ารหัสด้วยมาตรฐาน AES-256 เป็นวิธีที่ช่วยปกป้องข้อมูลสำรองจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
การกำหนดนโยบายการเก็บรักษาข้อมูล (Retention Policy)
ควรกำหนดช่วงเวลาเก็บรักษา เช่น 1 ปี หรือ 3 ปี เพื่อให้เป็นไปตาม หลักการเก็บเท่าที่จำเป็น (Storage Limitation) ตาม PDPA
ควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงและ MFA
การใช้ Multi-Factor Authentication (MFA) และการจำกัดสิทธิ์เฉพาะผู้ดูแลระบบ ช่วยลดความเสี่ยงจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
การทดสอบกู้คืนข้อมูล (Recovery Test)
ควรมีการทดสอบกู้คืนข้อมูลเป็นระยะ เพื่อมั่นใจว่าข้อมูลสำรองสามารถใช้งานได้จริงเมื่อเกิดเหตุฉุกเฉิน
ประโยชน์ที่ผู้ประกอบการได้รับจากการทำ Backup ตาม PDPA
- ✅ ลดความเสี่ยงจากการถูกฟ้องร้องและค่าปรับ
- ✅ ปกป้องชื่อเสียงและความน่าเชื่อถือของธุรกิจ
- ✅ ลด Downtime และความเสียหายทางการเงิน
- ✅ เพิ่มความมั่นใจให้กับลูกค้าและคู่ค้า
บทสรุปสำหรับผู้ประกอบการ
การใช้ Cloud เช่น Google Drive และ Microsoft 365 แม้จะช่วยจัดการเอกสารได้ง่าย แต่ผู้ประกอบการยังคงต้องรับผิดชอบด้าน การสำรองข้อมูล (Backup) เพื่อให้สอดคล้องกับ PDPA
สิ่งที่ควรทำคือ:
- ลงทุนในโซลูชัน Backup ที่เหมาะสม
- จัดทำนโยบายการเก็บรักษาข้อมูล
- และทดสอบการกู้คืนข้อมูลเป็นประจำ
เพราะสุดท้ายแล้ว การสำรองข้อมูลที่ดี ไม่ใช่แค่การปฏิบัติตามกฎหมาย แต่เป็นกลยุทธ์เพื่อความยั่งยืนของธุรกิจ
ติดต่อเราวันนี้ เพื่อรับคำปรึกษาและเลือกแผนบริการที่เหมาะสม